Ausgangslage
Lager & Inventur
Inventur erfassen und Bestand automatisch abgleichen
Jede bei der Inventur gezählte Position wird automatisch mit dem Buchbestand aus dem Warenwirtschaftssystem verglichen. Nur Abweichungen über der festgelegten Toleranz gehen an die Lagerleitung, der Rest wird direkt fortgeschrieben.
Prozessarchitektur
Von der Zählliste zum geprüften Bestand.
Der Ablauf liest die während der Inventur erfassten Mengen ein, vergleicht sie mit dem Buchbestand je Artikel und schreibt plausible Ergebnisse direkt in das Warenwirtschaftssystem fort. Es ist ein einfacher, regelbasierter Ablauf mit einem führenden System; nur die Abweichung über der Toleranz braucht eine Entscheidung.
01Input
Offene Angebote und ihr Kontext kommen zusammen.
Der Ablauf beginnt nicht mit einer Nachricht, sondern mit einer Stille: ein Angebot, auf das seit Tagen keine Antwort kam. Aus dem führenden System kommen Angebot, Frist und Ansprechpartner, dazu die bisherige Korrespondenz zum Vorgang.
2 Schritte
02Process
Aus dem Stand des Vorgangs entsteht die passende Nachricht.
Der Entwurf wird aus dem Angebot selbst abgeleitet, nicht aus einer Vorlage mit Platzhaltern. Anschließend prüfen die Regeln, ob überhaupt nachgefasst werden darf; alles, was aus dem Rahmen fällt, geht an den Vertrieb.
4 Schritte
03Output
Die Nachricht geht raus, der Vorgang bleibt nachvollziehbar.
Das Nachfassen liegt in derselben Unterhaltung wie das Angebot, der Vertrieb sieht den Stand ohne Nachfrage, und jeder Versuch ist am Vorgang dokumentiert.
3 Schritte
Quelle01Zählliste übernehmen
Die während der Inventur erfassten Mengen werden aus dem Handscanner oder der Zähl-App eingelesen, sobald ein Zählbereich abgeschlossen ist.Details
Zählliste übernehmen
Die während der Inventur erfassten Mengen werden aus dem Handscanner oder der Zähl-App eingelesen, sobald ein Zählbereich abgeschlossen ist.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Buchbestand laden
Daten02Buchbestand laden
Der aktuelle Buchbestand je Artikel und Lagerplatz wird aus dem Warenwirtschaftssystem nachgeladen.Details
Buchbestand laden
Der aktuelle Buchbestand je Artikel und Lagerplatz wird aus dem Warenwirtschaftssystem nachgeladen.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Differenz berechnen
Aktion03Differenz berechnen
Für jede gezählte Position wird die Differenz zwischen gezählter Menge und Buchbestand berechnet, in Stück und in Wert.Details
Differenz berechnen
Für jede gezählte Position wird die Differenz zwischen gezählter Menge und Buchbestand berechnet, in Stück und in Wert.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Toleranz prüfen
Entscheidung04Toleranz prüfen
Die Differenz wird gegen eine festgelegte Toleranzgrenze je Artikelgruppe geprüft; eine Überschreitung gilt als klärungsbedürftig.Details
Toleranz prüfen
Die Differenz wird gegen eine festgelegte Toleranzgrenze je Artikelgruppe geprüft; eine Überschreitung gilt als klärungsbedürftig.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Bestand fortschreibenRegelfall
- Abweichung klärenAusnahme
Freigabe05Abweichung klären
Bei einer Überschreitung prüft die Lagerleitung die Position, zählt bei Bedarf nach und bestätigt die endgültige Menge.Details
Abweichung klären
Bei einer Überschreitung prüft die Lagerleitung die Position, zählt bei Bedarf nach und bestätigt die endgültige Menge.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Bestand fortschreibennach Freigabe
System06Bestand fortschreiben
Die bestätigte oder direkt akzeptierte Menge wird als neuer Buchbestand im Warenwirtschaftssystem gespeichert.Details
Bestand fortschreiben
Die bestätigte oder direkt akzeptierte Menge wird als neuer Buchbestand im Warenwirtschaftssystem gespeichert.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Bestand übergeben
- Lagerleitung informieren
Ergebnis07Bestand übergeben
Der aktualisierte Bestand steht sofort für Disposition und Verkauf im Warenwirtschaftssystem zur Verfügung.Details
Bestand übergeben
Der aktualisierte Bestand steht sofort für Disposition und Verkauf im Warenwirtschaftssystem zur Verfügung.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Inventur protokollieren
Ergebnis08Lagerleitung informieren
Eine Sammelmeldung nennt am Ende jedes Zählbereichs die Anzahl geprüfter Positionen und die verbliebenen Abweichungen.Details
Lagerleitung informieren
Eine Sammelmeldung nennt am Ende jedes Zählbereichs die Anzahl geprüfter Positionen und die verbliebenen Abweichungen.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis09Inventur protokollieren
Gezählte Menge, Buchbestand, Differenz und Klärstatus werden je Position für den Inventurbericht protokolliert.Details
Inventur protokollieren
Gezählte Menge, Buchbestand, Differenz und Klärstatus werden je Position für den Inventurbericht protokolliert.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Ein führendes System, klare Regeln.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
REST API
Liest gezählte Mengen aus der Zähl-App und schreibt den bestätigten Bestand ins Warenwirtschaftssystem zurück.
- Genutzte Schnittstellen
CSV-Import
Übernimmt Zähllisten aus Handscannern, die nur eine Exportdatei statt einer direkten Schnittstelle bereitstellen.
- Genutzte Schnittstellen
PostgreSQL
Lesender Zugriff auf Buchbestand, Artikelgruppen und Toleranzgrenzen.
- Genutzte Schnittstellen
Webhook
Meldet eine bestätigte Klärung sofort weiter, damit der Bestand ohne Verzögerung fortgeschrieben wird.
- Mögliche Apps & Plattformen
Warenwirtschaftssystem
Führendes System für Buchbestand, Artikelgruppen und Lagerplätze.
- Mögliche Apps & Plattformen
Zähl-App auf dem Handscanner
Erfassung der gezählten Mengen während der Inventur.
- Mögliche Apps & Plattformen
Excel oder Google Sheets
Ablage für Zählbereiche ohne Scanner-Anbindung mit manueller Eingabe.
- Mögliche Apps & Plattformen
E-Mail
Versandweg der Sammelmeldung an die Lagerleitung nach jedem Zählbereich.
Umsetzung im Kontext
Was der Ablauf leistet und was er bewusst nicht entscheidet.
Der Ablauf ist bewusst einfach gehalten: ein führendes Warenwirtschaftssystem, eine feste Toleranzregel je Artikelgruppe, keine Auswertung unstrukturierter Texte. Das macht ihn schnell einzuführen und für die Lagerleitung leicht nachvollziehbar.
Eine Klärung braucht nur die Position über der Toleranz. Der Regelfall – eine Differenz innerhalb der üblichen Schwankung durch Verderb, Bruch oder Zähltoleranz – wird direkt fortgeschrieben, weil die Regel eindeutig entscheidbar ist.
Bestandsdaten bleiben im Warenwirtschaftssystem des Betriebs; es wird keine zusätzliche Kopie an einen externen Dienst übertragen. Jede fortgeschriebene Position trägt Zeitpunkt und Klärstatus für den Inventurbericht.
Zielbild
Jede gezählte Position wird sofort nach der Zählung geprüft, nicht erst am Ende der gesamten Inventur. Die Lagerleitung sieht nur die Positionen, die tatsächlich über der Toleranz liegen, und kann sich auf diese konzentrieren, statt jede Zeile einzeln durchzugehen.
Erwarteter Nutzen
- Der Abgleich läuft während der Zählung statt erst danach über die gesamte Liste.
- Die Lagerleitung sieht nur echte Abweichungen über der Toleranz, nicht jede kleine Schwankung.
- Der Regelfall wird ohne menschliche Prüfung fortgeschrieben, weil die Toleranzgrenze eindeutig entscheidbar ist.
- Der Inventurbericht entsteht laufend statt am Ende in einer separaten Auswertung.
- Der Ablauf kommt ohne neues System aus und bindet Warenwirtschaft und Zähl-App direkt an.
Voraussetzungen für den Start
- 01Ein Warenwirtschaftssystem mit Buchbestand je Artikel und Lagerplatz.
- 02Eine Zähl-App oder ein Handscanner, aus dem gezählte Mengen automatisch oder als Export gelesen werden können.
- 03Festgelegte Toleranzgrenzen je Artikelgruppe, ab welcher Differenz eine Klärung nötig ist.
- 04Eine benannte Zuständigkeit für die Klärung von Abweichungen über der Toleranz.
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
Abrechnung & Zähler
Verbrauchszähler automatisch ablesen und abrechnen
Jeder neue Zählerstand wird automatisch mit dem Vormonat verglichen und bei plausiblem Verbrauch direkt in eine Abrechnungsposition überführt. Auffällige Ausreißer gehen an die zuständige Person, statt unbemerkt verbucht zu werden.
Jeder Zählerstand wird sofort nach Übermittlung geprüft und in eine Abrechnungsposition überführt. Auffälligkeiten werden noch am selben Tag gemeldet, nicht erst am Ende des Abrechnungsjahres. Die Verwaltung sieht laufend den Stand, statt einmal im Jahr eine große Menge auf einmal zu prüfen.
- REST API
- SFTP
- PostgreSQL
- Webhook
Finanzen & Forderungen
Zahlungserinnerungen aus offenen Posten automatisch versenden
Jeder überfällige offene Posten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV oder dem Fachsystem wird gegen Fälligkeit, Karenz und Mahnstufe geprüft und als Erinnerung über Microsoft Outlook oder Gmail versendet. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfänger und Fälle außerhalb der vereinbarten Stufe gehen an die Buchhaltung; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jeder überfällige offene Posten erhält die nächste zulässige Erinnerung aus der hinterlegten Vorlage, sobald Fälligkeit und Karenz erfüllt sind. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfängeradressen und Beträge außerhalb der vereinbarten Stufe liegen der Buchhaltung als entscheidungsreifer Fall vor. Versand, Mahnstufe und Nachweis stehen im führenden System, nicht in einer privaten Liste.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Webhook
Reklamation & Retouren
Reklamationen und Retouren automatisch bearbeiten
Jede Reklamation aus Postfach und Formular wird mit dem zugehörigen Auftrag verknüpft und anhand von Fotos und Fehlerbild geprüft. Nur Fälle außerhalb der vereinbarten Fristen oder Freigabegrenzen gehen an Qualitätssicherung oder Vertriebsleitung, alles andere erhält am selben Tag seine Entscheidung.
Jede Reklamation wird am Tag des Eingangs einem Auftrag zugeordnet und nach denselben Regeln geprüft. Qualitätssicherung und Vertriebsleitung entscheiden nur dort, wo Frist, Fehlerbild oder Wert von den hinterlegten Grenzen abweichen, und jede dieser Entscheidungen ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
- REST API
- Webhook
- Ollama
- DocuWare REST API
Buchhaltung & Rechnungen
E-Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Jede freigegebene Ausgangsrechnung wird als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, auf ihre Pflichtangaben geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Nur Rechnungen mit unvollständigen oder widersprüchlichen Angaben gehen vorher an die Buchhaltung, alles andere verlässt das Haus im selben Lauf.
Jede freigegebene Rechnung wird im selben Lauf als konforme E-Rechnung erzeugt, geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Die Buchhaltung korrigiert nur unvollständige oder widersprüchliche Angaben, und jede versendete Fassung ist mit ihrem Versandnachweis revisionssicher abgelegt.
- REST API
- ZUGFeRD und XRechnung
- Microsoft Graph API
- Gmail API
E-Mail & Eingangskanäle
Posteingänge automatisch verstehen und verteilen
KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.
Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.
- Microsoft Graph / Gmail API
- CRM- oder Ticket-API
- Webhook / REST
- Outlook & Microsoft Teams
Finanzen & Dokumente
Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen
Rechnungen werden ausgelesen, fachlich validiert und mit klaren Ausnahmen durch Freigabe, Buchhaltung und Archiv geführt.
Weniger Erfassungsfehler, klare Prüfschritte und ein auditierbarer Weg vom Dokument bis zur Buchung.
- ERP REST / OData / IDoc
- E-Mail, Peppol oder Upload
- DMS- und Archiv-API
- Azure AI Document Intelligence
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
