Ausgangslage
Abrechnung & Zähler
Verbrauchszähler automatisch ablesen und abrechnen
Jeder neue Zählerstand wird automatisch mit dem Vormonat verglichen und bei plausiblem Verbrauch direkt in eine Abrechnungsposition überführt. Auffällige Ausreißer gehen an die zuständige Person, statt unbemerkt verbucht zu werden.
Prozessarchitektur
Vom Zählerstand zur geprüften Abrechnungsposition.
Der Ablauf liest neue Zählerstände aus dem führenden Zählersystem, vergleicht sie gegen den Vormonat und den erwarteten Verbrauch und legt bei Plausibilität die Abrechnungsposition an. Es ist ein einfacher, regelbasierter Ablauf mit einem führenden System; eine Freigabestufe braucht nur der auffällige Einzelfall.
01Input
Offene Angebote und ihr Kontext kommen zusammen.
Der Ablauf beginnt nicht mit einer Nachricht, sondern mit einer Stille: ein Angebot, auf das seit Tagen keine Antwort kam. Aus dem führenden System kommen Angebot, Frist und Ansprechpartner, dazu die bisherige Korrespondenz zum Vorgang.
2 Schritte
02Process
Aus dem Stand des Vorgangs entsteht die passende Nachricht.
Der Entwurf wird aus dem Angebot selbst abgeleitet, nicht aus einer Vorlage mit Platzhaltern. Anschließend prüfen die Regeln, ob überhaupt nachgefasst werden darf; alles, was aus dem Rahmen fällt, geht an den Vertrieb.
4 Schritte
03Output
Die Nachricht geht raus, der Vorgang bleibt nachvollziehbar.
Das Nachfassen liegt in derselben Unterhaltung wie das Angebot, der Vertrieb sieht den Stand ohne Nachfrage, und jeder Versuch ist am Vorgang dokumentiert.
3 Schritte
Quelle01Neuen Zählerstand übernehmen
Ein geplanter Lauf holt neu übermittelte Zählerstände aus dem Zählersystem, ob per Funkablesung oder manueller Eingabe.Details
Neuen Zählerstand übernehmen
Ein geplanter Lauf holt neu übermittelte Zählerstände aus dem Zählersystem, ob per Funkablesung oder manueller Eingabe.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Vormonat und Einheit laden
Daten02Vormonat und Einheit laden
Der vorherige Zählerstand und die zugeordnete Abrechnungseinheit werden aus der Verwaltungssoftware nachgeladen.Details
Vormonat und Einheit laden
Der vorherige Zählerstand und die zugeordnete Abrechnungseinheit werden aus der Verwaltungssoftware nachgeladen.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Verbrauch berechnen
Aktion03Verbrauch berechnen
Aus altem und neuem Zählerstand wird der Verbrauch der Periode berechnet, unter Berücksichtigung eines Zählerwechsels oder Überlaufs.Details
Verbrauch berechnen
Aus altem und neuem Zählerstand wird der Verbrauch der Periode berechnet, unter Berücksichtigung eines Zählerwechsels oder Überlaufs.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Plausibilität prüfen
Entscheidung04Plausibilität prüfen
Der berechnete Verbrauch wird gegen eine feste Schwelle zum Vorjahresverbrauch derselben Einheit geprüft; eine deutliche Abweichung gilt als auffällig.Details
Plausibilität prüfen
Der berechnete Verbrauch wird gegen eine feste Schwelle zum Vorjahresverbrauch derselben Einheit geprüft; eine deutliche Abweichung gilt als auffällig.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Abrechnungsposition anlegenRegelfall
- Auffälligen Stand prüfenAusnahme
Freigabe05Auffälligen Stand prüfen
Bei einer Abweichung über der Schwelle prüft die zuständige Person den Zählerstand und bestätigt oder korrigiert ihn vor der weiteren Verarbeitung.Details
Auffälligen Stand prüfen
Bei einer Abweichung über der Schwelle prüft die zuständige Person den Zählerstand und bestätigt oder korrigiert ihn vor der weiteren Verarbeitung.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Abrechnungsposition anlegennach Freigabe
System06Abrechnungsposition anlegen
Der geprüfte Verbrauch wird mit dem hinterlegten Tarif zur Abrechnungsposition der Einheit verrechnet und im Abrechnungssystem angelegt.Details
Abrechnungsposition anlegen
Der geprüfte Verbrauch wird mit dem hinterlegten Tarif zur Abrechnungsposition der Einheit verrechnet und im Abrechnungssystem angelegt.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Position übergeben
- Verwaltung informieren
Ergebnis07Position übergeben
Die Abrechnungsposition steht für die nächste Abrechnungsperiode im Abrechnungssystem bereit, mit Verbrauchsmenge und Zeitraum.Details
Position übergeben
Die Abrechnungsposition steht für die nächste Abrechnungsperiode im Abrechnungssystem bereit, mit Verbrauchsmenge und Zeitraum.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Ablesung protokollieren
Ergebnis08Verwaltung informieren
Eine tägliche Sammelmeldung nennt verarbeitete Stände und die Anzahl geprüfter Ausreißer.Details
Verwaltung informieren
Eine tägliche Sammelmeldung nennt verarbeitete Stände und die Anzahl geprüfter Ausreißer.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis09Ablesung protokollieren
Zählerstand, Verbrauch und Prüfstatus werden am Zähler protokolliert, nachvollziehbar für die nächste Ablesung.Details
Ablesung protokollieren
Zählerstand, Verbrauch und Prüfstatus werden am Zähler protokolliert, nachvollziehbar für die nächste Ablesung.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Ein führendes System, klare Regeln.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
REST API
Liest neue Zählerstände aus dem Zählersystem und schreibt die geprüfte Abrechnungsposition zurück.
- Genutzte Schnittstellen
SFTP
Übernimmt Zählerstände aus Systemen, die Stände nur als Exportdatei bereitstellen, statt über eine direkte Schnittstelle.
- Genutzte Schnittstellen
PostgreSQL
Lesender Zugriff auf Vormonatswerte, Tarife und Einheitenzuordnung.
- Genutzte Schnittstellen
Webhook
Meldet eine manuell korrigierte Ablesung sofort weiter, damit die Abrechnung nicht auf den nächsten Lauf warten muss.
- Mögliche Apps & Plattformen
Verwaltungssoftware für Nebenkosten
Führendes System für Einheiten, Tarife und Abrechnungsperioden.
- Mögliche Apps & Plattformen
Zählerfernauslesesystem
Quelle der automatisch übermittelten Zählerstände.
- Mögliche Apps & Plattformen
Excel oder Google Sheets
Ablage für Zähler ohne Fernauslesung mit manueller Eingabe.
- Mögliche Apps & Plattformen
E-Mail
Versandweg der täglichen Sammelmeldung an die Verwaltung.
Umsetzung im Kontext
Was der Ablauf leistet und was er bewusst nicht entscheidet.
Der Ablauf ist bewusst einfach gehalten: ein führendes Zählersystem, eine feste Schwellenregel, keine Auswertung unstrukturierter Texte. Das macht ihn schnell einzuführen und leicht nachvollziehbar für die Verwaltung.
Eine Freigabestufe gibt es nur für den auffälligen Einzelfall. Der Regelfall – ein Verbrauch im erwarteten Rahmen – läuft ohne menschliche Prüfung durch, weil die Regel eindeutig entscheidbar ist.
Verbrauchsdaten bleiben in der Verwaltungssoftware und dem Zählersystem des Betriebs; es wird keine zusätzliche Kopie der Daten an einen externen Dienst übertragen. Jede Abrechnungsposition trägt den Zeitpunkt ihrer Prüfung.
Zielbild
Jeder Zählerstand wird sofort nach Übermittlung geprüft und in eine Abrechnungsposition überführt. Auffälligkeiten werden noch am selben Tag gemeldet, nicht erst am Ende des Abrechnungsjahres. Die Verwaltung sieht laufend den Stand, statt einmal im Jahr eine große Menge auf einmal zu prüfen.
Erwarteter Nutzen
- Zählerstände werden laufend statt einmal im Jahr in großer Menge geprüft.
- Übertragungsfehler und Zählerwechsel fallen sofort auf, nicht erst bei der Widerspruchsfrist.
- Der Regelfall läuft ohne menschliche Prüfung durch, weil die Schwelle eindeutig entscheidbar ist.
- Die Verwaltung erhält eine tägliche Übersicht statt einer jährlichen Sammelaufgabe.
- Der Ablauf kommt ohne neues System aus und bindet die vorhandene Software direkt an.
Voraussetzungen für den Start
- 01Ein Zählersystem oder eine Ablage, aus der neue Zählerstände automatisch oder als Export gelesen werden können.
- 02Eine Verwaltungssoftware mit Einheiten, Tarifen und Abrechnungsperioden je Zähler.
- 03Eine festgelegte Schwelle, ab welcher Abweichung ein Zählerstand als auffällig gilt.
- 04Eine benannte Zuständigkeit für die Prüfung auffälliger Zählerstände.
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
Lager & Inventur
Inventur erfassen und Bestand automatisch abgleichen
Jede bei der Inventur gezählte Position wird automatisch mit dem Buchbestand aus dem Warenwirtschaftssystem verglichen. Nur Abweichungen über der festgelegten Toleranz gehen an die Lagerleitung, der Rest wird direkt fortgeschrieben.
Jede gezählte Position wird sofort nach der Zählung geprüft, nicht erst am Ende der gesamten Inventur. Die Lagerleitung sieht nur die Positionen, die tatsächlich über der Toleranz liegen, und kann sich auf diese konzentrieren, statt jede Zeile einzeln durchzugehen.
- REST API
- CSV-Import
- PostgreSQL
- Webhook
Finanzen & Forderungen
Zahlungserinnerungen aus offenen Posten automatisch versenden
Jeder überfällige offene Posten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV oder dem Fachsystem wird gegen Fälligkeit, Karenz und Mahnstufe geprüft und als Erinnerung über Microsoft Outlook oder Gmail versendet. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfänger und Fälle außerhalb der vereinbarten Stufe gehen an die Buchhaltung; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jeder überfällige offene Posten erhält die nächste zulässige Erinnerung aus der hinterlegten Vorlage, sobald Fälligkeit und Karenz erfüllt sind. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfängeradressen und Beträge außerhalb der vereinbarten Stufe liegen der Buchhaltung als entscheidungsreifer Fall vor. Versand, Mahnstufe und Nachweis stehen im führenden System, nicht in einer privaten Liste.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Webhook
Reklamation & Retouren
Reklamationen und Retouren automatisch bearbeiten
Jede Reklamation aus Postfach und Formular wird mit dem zugehörigen Auftrag verknüpft und anhand von Fotos und Fehlerbild geprüft. Nur Fälle außerhalb der vereinbarten Fristen oder Freigabegrenzen gehen an Qualitätssicherung oder Vertriebsleitung, alles andere erhält am selben Tag seine Entscheidung.
Jede Reklamation wird am Tag des Eingangs einem Auftrag zugeordnet und nach denselben Regeln geprüft. Qualitätssicherung und Vertriebsleitung entscheiden nur dort, wo Frist, Fehlerbild oder Wert von den hinterlegten Grenzen abweichen, und jede dieser Entscheidungen ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
- REST API
- Webhook
- Ollama
- DocuWare REST API
Buchhaltung & Rechnungen
E-Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Jede freigegebene Ausgangsrechnung wird als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, auf ihre Pflichtangaben geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Nur Rechnungen mit unvollständigen oder widersprüchlichen Angaben gehen vorher an die Buchhaltung, alles andere verlässt das Haus im selben Lauf.
Jede freigegebene Rechnung wird im selben Lauf als konforme E-Rechnung erzeugt, geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Die Buchhaltung korrigiert nur unvollständige oder widersprüchliche Angaben, und jede versendete Fassung ist mit ihrem Versandnachweis revisionssicher abgelegt.
- REST API
- ZUGFeRD und XRechnung
- Microsoft Graph API
- Gmail API
E-Mail & Eingangskanäle
Posteingänge automatisch verstehen und verteilen
KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.
Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.
- Microsoft Graph / Gmail API
- CRM- oder Ticket-API
- Webhook / REST
- Outlook & Microsoft Teams
Finanzen & Dokumente
Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen
Rechnungen werden ausgelesen, fachlich validiert und mit klaren Ausnahmen durch Freigabe, Buchhaltung und Archiv geführt.
Weniger Erfassungsfehler, klare Prüfschritte und ein auditierbarer Weg vom Dokument bis zur Buchung.
- ERP REST / OData / IDoc
- E-Mail, Peppol oder Upload
- DMS- und Archiv-API
- Azure AI Document Intelligence
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
