Ausgangslage
Personaleinsatz
Personaleinsatzplanung und Schichtdisposition automatisch abgleichen
Verfügbarkeiten, Qualifikationen und der gemeldete Personalbedarf werden automatisch zu einem vollständigen Dienstplanvorschlag zusammengeführt. Nur echte Lücken oder Konflikte gehen an die planende Person, der Rest liegt als geprüfter Vorschlag vor der Freigabe bereit.
Prozessarchitektur
Von einzelnen Verfügbarkeiten zum geprüften Dienstplan.
Der Ablauf sammelt Verfügbarkeiten und Qualifikationen der Mitarbeitenden, gleicht sie gegen den gemeldeten Personalbedarf je Schicht ab und erstellt einen vollständigen Dienstplanvorschlag. Lücken, doppelte Zuteilungen oder Verstöße gegen Arbeitszeitregeln gehen an die planende Person; der Rest liegt geprüft zur Freigabe bereit, bevor der Plan veröffentlicht wird.
01Input
Offene Angebote und ihr Kontext kommen zusammen.
Der Ablauf beginnt nicht mit einer Nachricht, sondern mit einer Stille: ein Angebot, auf das seit Tagen keine Antwort kam. Aus dem führenden System kommen Angebot, Frist und Ansprechpartner, dazu die bisherige Korrespondenz zum Vorgang.
2 Schritte
02Process
Aus dem Stand des Vorgangs entsteht die passende Nachricht.
Der Entwurf wird aus dem Angebot selbst abgeleitet, nicht aus einer Vorlage mit Platzhaltern. Anschließend prüfen die Regeln, ob überhaupt nachgefasst werden darf; alles, was aus dem Rahmen fällt, geht an den Vertrieb.
4 Schritte
03Output
Die Nachricht geht raus, der Vorgang bleibt nachvollziehbar.
Das Nachfassen liegt in derselben Unterhaltung wie das Angebot, der Vertrieb sieht den Stand ohne Nachfrage, und jeder Versuch ist am Vorgang dokumentiert.
3 Schritte
Quelle01Verfügbarkeiten einsammeln
Mitarbeitende melden ihre Verfügbarkeit über eine App, ein Formular oder einen Chat-Befehl – über Microsoft Shifts, Google Formulare oder eine eigene Personal-App, je nach Umgebung.Details
Verfügbarkeiten einsammeln
Mitarbeitende melden ihre Verfügbarkeit über eine App, ein Formular oder einen Chat-Befehl – über Microsoft Shifts, Google Formulare oder eine eigene Personal-App, je nach Umgebung.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Bedarf und Qualifikationen laden
Daten02Bedarf und Qualifikationen laden
Der gemeldete Personalbedarf je Schicht und die hinterlegten Qualifikationen jeder Person werden aus dem Personalplanungssystem geladen.Details
Bedarf und Qualifikationen laden
Der gemeldete Personalbedarf je Schicht und die hinterlegten Qualifikationen jeder Person werden aus dem Personalplanungssystem geladen.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Zuteilung berechnen
Aktion03Zuteilung berechnen
Ein Regelwerk gleicht Verfügbarkeit, Qualifikation und Bedarf ab und schlägt für jede Schicht die passenden Personen vor, unter Berücksichtigung von Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit.Details
Zuteilung berechnen
Ein Regelwerk gleicht Verfügbarkeit, Qualifikation und Bedarf ab und schlägt für jede Schicht die passenden Personen vor, unter Berücksichtigung von Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Konflikte prüfen
Entscheidung04Konflikte prüfen
Der Vorschlag wird auf Lücken, Doppelbesetzungen und Verstöße gegen Arbeitszeitregeln geprüft; jede Auffälligkeit gilt als klärungsbedürftig.Details
Konflikte prüfen
Der Vorschlag wird auf Lücken, Doppelbesetzungen und Verstöße gegen Arbeitszeitregeln geprüft; jede Auffälligkeit gilt als klärungsbedürftig.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Plan freigebenRegelfall
- Lücke oder Konflikt klärenAusnahme
Freigabe05Lücke oder Konflikt klären
Bei einer Auffälligkeit erhält die planende Person die betroffene Schicht mit den verfügbaren Optionen zur manuellen Entscheidung.Details
Lücke oder Konflikt klären
Bei einer Auffälligkeit erhält die planende Person die betroffene Schicht mit den verfügbaren Optionen zur manuellen Entscheidung.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Plan freigebennach Freigabe
System06Plan freigeben
Die planende Person prüft den vollständigen Vorschlag und gibt ihn frei, mit oder ohne die zuvor geklärten Anpassungen.Details
Plan freigeben
Die planende Person prüft den vollständigen Vorschlag und gibt ihn frei, mit oder ohne die zuvor geklärten Anpassungen.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Dienstplan veröffentlichen
- Mitarbeitende benachrichtigen
Ergebnis07Dienstplan veröffentlichen
Der freigegebene Plan wird im Personalplanungssystem veröffentlicht und ist für alle Beteiligten sichtbar.Details
Dienstplan veröffentlichen
Der freigegebene Plan wird im Personalplanungssystem veröffentlicht und ist für alle Beteiligten sichtbar.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Plan archivieren
Ergebnis08Mitarbeitende benachrichtigen
Jede Person erhält automatisch ihre zugeteilten Schichten, mit Hinweis auf Änderungen gegenüber der letzten Version.Details
Mitarbeitende benachrichtigen
Jede Person erhält automatisch ihre zugeteilten Schichten, mit Hinweis auf Änderungen gegenüber der letzten Version.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis09Plan archivieren
Der veröffentlichte Plan wird mit Zeitpunkt der Freigabe und allen manuellen Anpassungen abgelegt, nachvollziehbar für spätere Auswertungen.Details
Plan archivieren
Der veröffentlichte Plan wird mit Zeitpunkt der Freigabe und allen manuellen Anpassungen abgelegt, nachvollziehbar für spätere Auswertungen.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Derselbe Ablauf in drei Umgebungen.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Google Workspace APIs
Google-Umgebung: liest Verfügbarkeiten aus Google Formulare und benachrichtigt über Google Chat.
- Genutzte Schnittstellen
REST API
Individuelle Umgebung: verbindet die eigene Personal-App mit dem vorhandenen Personalplanungssystem.
- Genutzte Schnittstellen
Webhook
Meldet eine gemeldete Verfügbarkeitsänderung sofort weiter, damit der nächste Planvorschlag sie berücksichtigt.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Power Automate
Microsoft-Umgebung: steuert Zuteilung, Konfliktprüfung und Benachrichtigung als Workflow.
- Genutzte Schnittstellen
Google Apps Script
Google-Umgebung: steuert Zuteilung, Konfliktprüfung und Benachrichtigung innerhalb von Google Workspace.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Shifts und Microsoft Teams
Verfügbarkeitsmeldung und Veröffentlichung des Plans in der Microsoft-Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Formulare und Google Chat
Verfügbarkeitsmeldung und Benachrichtigung in der Google-Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Eigene Personal-App
Verfügbarkeitsmeldung in der selbst betriebenen Umgebung, angebunden an das vorhandene Planungssystem.
- Mögliche Apps & Plattformen
Personalplanungssystem
Führendes System für Bedarf, Qualifikationen und veröffentlichten Plan in der individuellen Umgebung.
Umsetzung im Kontext
Was der Ablauf leistet und was er bewusst nicht entscheidet.
Der Ablauf erstellt einen Vorschlag, keine endgültige Zuteilung. Freigegeben und veröffentlicht wird der Plan immer von der planenden Person; der Ablauf übernimmt nur das mechanische Zusammenführen von Verfügbarkeit und Bedarf.
Die Umgebung bestimmt nur die Werkzeuge, nicht den Prozess. In einer Microsoft-365-Umgebung laufen Verfügbarkeitsmeldung und Veröffentlichung über Microsoft Shifts, in einer Google-Workspace-Umgebung über Google Formulare mit einem verbundenen Planungstool, in einer selbst betriebenen Umgebung über eine eigene Personal-App. Welche Variante passt, richtet sich danach, wo der Betrieb seine Personalplanung schon heute führt.
Die Zuteilungsregel ist eindeutig: Qualifikation, Verfügbarkeit, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit bestimmen, wer für eine Schicht in Frage kommt. Bleibt eine Schicht ohne passende Person oder verstößt ein Vorschlag gegen eine Arbeitszeitregel, geht der Fall an die planende Person statt automatisch durchzulaufen.
Verfügbarkeitsdaten der Mitarbeitenden bleiben im Personalplanungssystem des Betriebs; es wird keine zusätzliche Kopie an einen externen Dienst übertragen. Jede Freigabe und jede manuelle Anpassung ist mit Zeitpunkt protokolliert.
Zielbild
Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Bedarf werden automatisch zu einem vollständigen Planvorschlag zusammengeführt. Die planende Person sieht nur die Schichten, die eine echte Entscheidung brauchen, und gibt den geprüften Gesamtplan mit einem Blick frei, statt ihn von Grund auf selbst zusammenzustellen.
Erwarteter Nutzen
- Der Dienstplan entsteht als geprüfter Vorschlag statt als wöchentliches Tabellenpuzzle von Grund auf.
- Die planende Person sieht nur echte Lücken und Konflikte, nicht jede einzelne Zuteilung.
- Verstöße gegen Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit werden vor der Veröffentlichung erkannt, nicht erst danach.
- Mitarbeitende erhalten ihre Schichten automatisch, mit klarem Hinweis auf Änderungen gegenüber der Vorwoche.
- Der Ablauf passt sich der vorhandenen Umgebung an, statt ein zusätzliches Schichtplanungstool zur Voraussetzung zu machen.
- Jede Freigabe und Anpassung bleibt nachvollziehbar dokumentiert, auch bei Personalwechsel in der Planung.
Voraussetzungen für den Start
- 01Ein System oder eine App, über die Mitarbeitende ihre Verfügbarkeit melden können.
- 02Hinterlegte Qualifikationen je Mitarbeitendem, soweit für die Schichtbesetzung relevant.
- 03Ein Personalplanungssystem mit dem gemeldeten Bedarf je Schicht und Zeitraum.
- 04Eine schriftliche Regel zu Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit, gegen die der Vorschlag geprüft wird.
- 05Eine Entscheidung über die Umgebung: Microsoft 365, Google Workspace oder eigener Betrieb – und die passenden Zugänge dazu.
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
Kundenfeedback
Kundenbewertungen und Feedback automatisch auswerten und weiterleiten
Jede Bewertung und jedes Feedback aus Online-Portalen, E-Mail oder Kontaktformular wird automatisch nach Thema und Dringlichkeit sortiert und an die richtige Stelle im Betrieb weitergeleitet. Kritische Rückmeldungen erreichen die zuständige Person sofort, statt tagelang unbeachtet in einem Postfach oder Bewertungsportal zu liegen.
Jede Bewertung wird sofort nach Thema und Dringlichkeit eingeordnet. Kritisches Feedback erreicht die zuständige Person innerhalb kurzer Zeit mit Kontext und einem Reaktionsvorschlag, unkritisches Feedback fließt gesammelt in eine laufende Auswertung nach Thema und Tonfall-Trend ein.
- Microsoft Graph API
- Google Workspace APIs
- REST API
- Webhook
Finanzen & Forderungen
Zahlungserinnerungen aus offenen Posten automatisch versenden
Jeder überfällige offene Posten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV oder dem Fachsystem wird gegen Fälligkeit, Karenz und Mahnstufe geprüft und als Erinnerung über Microsoft Outlook oder Gmail versendet. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfänger und Fälle außerhalb der vereinbarten Stufe gehen an die Buchhaltung; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jeder überfällige offene Posten erhält die nächste zulässige Erinnerung aus der hinterlegten Vorlage, sobald Fälligkeit und Karenz erfüllt sind. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfängeradressen und Beträge außerhalb der vereinbarten Stufe liegen der Buchhaltung als entscheidungsreifer Fall vor. Versand, Mahnstufe und Nachweis stehen im führenden System, nicht in einer privaten Liste.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Webhook
Termine & Einsatzplanung
Terminanfragen automatisch in den Kalender legen
Jede Terminanfrage aus Sammelpostfach, Formular oder Chat wird gegen Öffnungszeiten, Dauer und freie Fenster in Microsoft Outlook, Google Calendar oder dem Fachsystem geprüft und als verbindlicher Termin gebucht. Nur Anfragen ohne eindeutige Lücke gehen an die Disposition; die Bestätigung läuft im selben Vorgang.
Jede Terminanfrage führt zu einem geprüften Kalendereintrag oder zu einer begründeten Rückmeldung noch im selben Vorgang. Die Disposition entscheidet nur dort, wo kein eindeutiges Fenster vorliegt. Microsoft Outlook, Google Calendar oder das Fachsystem bleiben das führende System; Nexaluna verbindet sie und ersetzt sie nicht.
- Microsoft Graph API
- Google Calendar API
- REST API
- Webhook
Finanzen & Belege
Reisekosten aus Belegen automatisch abrechnen
Jedes Belegfoto aus Microsoft Outlook, Gmail oder dem Fachpostfach wird ausgelesen, gegen die Reiserichtlinie geprüft und als Erstattungsantrag im führenden System vorgelegt. Nur unleserliche Aufnahmen und Beträge außerhalb der vereinbarten Grenzen gehen an den Menschen; alles andere ist am selben Tag entscheidungsreif.
Jeder Beleg hat einen Halter, eine Kostenstelle und einen nachvollziehbaren Stand. Innerhalb der Richtlinie entsteht der Antrag ohne manuelles Abtippen. Abweichungen liegen mit Belegbild und Regelverweis bei der Person, die entscheiden darf.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
Verträge & Fristen
Vertragsfristen und Kündigungstermine automatisch überwachen
Jeder laufende Vertrag bekommt seine Kündigungsfrist automatisch berechnet und meldet sich rechtzeitig vor dem entscheidenden Termin – in der vorhandenen Umgebung, ob Microsoft 365, Google Workspace oder eigenes System. Verantwortliche entscheiden nur noch, ob verlängert, verhandelt oder gekündigt wird.
Jeder Vertrag hat einen berechneten Kündigungstermin und eine Vorlaufzeit, in der eine Entscheidung getroffen werden kann. Die zuständige Person wird rechtzeitig informiert, nicht erst wenn die Frist schon knapp ist, und trifft die Entscheidung selbst. Am Ende steht zu jedem Vertrag nachvollziehbar, wann und wie entschieden wurde.
- Microsoft Graph API
- Azure AI Document Intelligence
- Google Drive API
- Google Sheets API
Einkauf & Bestand
Bestellungen automatisch nach Meldebestand auslösen
Jeder Artikel, der den Meldebestand unterschreitet, wird automatisch in einen Bestellvorschlag überführt. Der Einkauf prüft nur noch Sonderfälle und gibt frei, statt Lagerlisten und offene Bestellungen von Hand abzugleichen.
Jeder Artikel unterschreitet den Meldebestand höchstens bis zum nächsten Lauf, bevor ein Bestellvorschlag vorliegt. Der Einkauf entscheidet nur dort, wo die Regeln nicht eindeutig sind, und jede Entscheidung ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
- Microsoft Dynamics 365 Business Central API
- Azure OpenAI Service
- Microsoft Power Automate
- Microsoft Teams Adaptive Cards
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
