Ausgangslage
Finanzen & Forderungen
Zahlungserinnerungen aus offenen Posten automatisch versenden
Jeder überfällige offene Posten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV oder dem Fachsystem wird gegen Fälligkeit, Karenz und Mahnstufe geprüft und als Erinnerung über Microsoft Outlook oder Gmail versendet. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfänger und Fälle außerhalb der vereinbarten Stufe gehen an die Buchhaltung; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Prozessarchitektur
Vom fälligen Posten zur nachvollziehbaren Erinnerung.
Die Kette liest offene Posten über die REST API oder einen Webhook aus dem führenden System und prüft sie gegen Fälligkeit, Karenz und Stufe. Microsoft Graph API oder die Gmail API versendet die Vorlage. Nur Abweichungen liegen als Karte in Microsoft Teams oder Google Chat.
01Input
Offene Posten und Debitoren aufnehmen
Ein Webhook oder der tägliche Lauf übernimmt jeden überfälligen Posten. Die REST API ergänzt Kunde, offenen Betrag, letzte Stufe und Sperrvermerk aus Microsoft Dynamics 365 Business Central oder dem Fachsystem.
2 Schritte
02Process
Stufe prüfen und bei Bedarf freigeben
Fälligkeit, Karenz und vereinbarte Stufe entscheiden, ob die Erinnerung automatisch laufen darf. Fehlt die Adresse oder liegt eine Sperre vor, prüft die Buchhaltung den Fall in Microsoft Teams oder Google Chat.
4 Schritte
03Output
Erinnerung versenden und Nachweis ablegen
Der Brief geht über Microsoft Outlook oder Gmail raus, die Mahnstufe steht im führenden System, und Brief plus Protokoll liegen in der Ablage mit Bezug zur Rechnung.
3 Schritte
Quelle01Offene Posten übernehmen
Ein Webhook des führenden Systems oder ein täglicher Lauf übergibt jeden offenen Posten, dessen Fälligkeit überschritten ist. Es entsteht kein zweites Arbeitsbuch neben der Debitorenliste.Details
Offene Posten übernehmen
Ein Webhook des führenden Systems oder ein täglicher Lauf übergibt jeden offenen Posten, dessen Fälligkeit überschritten ist. Es entsteht kein zweites Arbeitsbuch neben der Debitorenliste.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Kunde und Stufe laden
Daten02Kunde und Stufe laden
Die REST API lädt Kunde, Rechnungsnummer, offenen Betrag, letzte Mahnstufe und Sperrvermerk aus Microsoft Dynamics 365 Business Central oder dem angebundenen Fachsystem.Details
Kunde und Stufe laden
Die REST API lädt Kunde, Rechnungsnummer, offenen Betrag, letzte Mahnstufe und Sperrvermerk aus Microsoft Dynamics 365 Business Central oder dem angebundenen Fachsystem.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Nächste Stufe berechnen
Aktion03Nächste Stufe berechnen
Aus Fälligkeit, vereinbarter Karenz und letzter Stufe wird die nächste zulässige Erinnerung bestimmt. Schon bezahlte oder gesperrte Posten fallen in diesem Schritt heraus.Details
Nächste Stufe berechnen
Aus Fälligkeit, vereinbarter Karenz und letzter Stufe wird die nächste zulässige Erinnerung bestimmt. Schon bezahlte oder gesperrte Posten fallen in diesem Schritt heraus.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Automatisch erinnern
Entscheidung04Automatisch erinnern
Die hinterlegten Regeln entscheiden, ob die Stufe ohne Freigabe laufen darf. Fehlt die Empfängeradresse, liegt ein Widerspruch vor oder liegt der Betrag außerhalb der Stufe, stoppt der Automat.Details
Automatisch erinnern
Die hinterlegten Regeln entscheiden, ob die Stufe ohne Freigabe laufen darf. Fehlt die Empfängeradresse, liegt ein Widerspruch vor oder liegt der Betrag außerhalb der Stufe, stoppt der Automat.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Stufe im System buchenIm Rahmen
- Ausnahme prüfenFreigabe nötig
Freigabe05Ausnahme prüfen
Die Buchhaltung entscheidet in Microsoft Teams Adaptive Cards oder über die Google Chat API anhand von Kunde, Betrag und letzter Stufe, ob die Erinnerung läuft, wartet oder endet.Details
Ausnahme prüfen
Die Buchhaltung entscheidet in Microsoft Teams Adaptive Cards oder über die Google Chat API anhand von Kunde, Betrag und letzter Stufe, ob die Erinnerung läuft, wartet oder endet.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Stufe im System buchen
System06Stufe im System buchen
Die REST API schreibt die neue Mahnstufe im führenden System und erzeugt den Brief aus der hinterlegten Vorlage. Ein Wiederholungsschlüssel verhindert eine zweite Buchung desselben Laufs.Details
Stufe im System buchen
Die REST API schreibt die neue Mahnstufe im führenden System und erzeugt den Brief aus der hinterlegten Vorlage. Ein Wiederholungsschlüssel verhindert eine zweite Buchung desselben Laufs.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Erinnerung versenden
Ergebnis07Erinnerung versenden
Microsoft Graph API oder die Gmail API sendet die Erinnerung über Microsoft Outlook oder Gmail aus dem Postfach, das der Betrieb bereits nutzt. Ein fehlgeschlagener Versand bleibt als Aufgabe sichtbar.Details
Erinnerung versenden
Microsoft Graph API oder die Gmail API sendet die Erinnerung über Microsoft Outlook oder Gmail aus dem Postfach, das der Betrieb bereits nutzt. Ein fehlgeschlagener Versand bleibt als Aufgabe sichtbar.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Buchhaltung informieren
- Nachweis ablegen
Ergebnis08Buchhaltung informieren
Die Buchhaltung sieht versendete Stufen in Microsoft Teams oder der bestehenden Übersicht. Nur gestoppte und fehlgeschlagene Fälle bleiben als offene Aufgabe liegen.Details
Buchhaltung informieren
Die Buchhaltung sieht versendete Stufen in Microsoft Teams oder der bestehenden Übersicht. Nur gestoppte und fehlgeschlagene Fälle bleiben als offene Aufgabe liegen.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis09Nachweis ablegen
Brief, Regelentscheid und Versandbeleg liegen in Google Drive oder der Ablage des Betriebs, mit Bezug zur Rechnung. DATEV Unternehmen online erhält den Nachweis, wenn die Kanzlei darüber angebunden ist.Details
Nachweis ablegen
Brief, Regelentscheid und Versandbeleg liegen in Google Drive oder der Ablage des Betriebs, mit Bezug zur Rechnung. DATEV Unternehmen online erhält den Nachweis, wenn die Kanzlei darüber angebunden ist.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Postfach und Debitoren bleiben, wo sie heute sind.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Gmail API
Sendet in einer Google-Workspace-Umgebung die Erinnerung aus Gmail und vermerkt den Status in derselben Unterhaltung.
- Genutzte Schnittstellen
REST API
Liest offene Posten, Debitor und letzte Mahnstufe und schreibt die neue Stufe zurück, wiederholbar ohne Doppelbuchung.
- Genutzte Schnittstellen
Webhook
Das führende System meldet fällige oder bezahlte Posten, sobald sie entstehen, statt dass die Kette die Liste abfragt.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Teams Adaptive Cards
Legt gesperrte Kunden, fehlende Adressen und Beträge außerhalb der Stufe der Buchhaltung direkt in der Unterhaltung vor.
- Genutzte Schnittstellen
Google Chat API
Holt dieselbe Entscheidung in Google Chat ein, wenn der Arbeitsplatz Google Workspace ist.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Outlook
Versandpostfach in einer Microsoft-365-Umgebung, unverändert für Empfänger und Absender.
- Mögliche Apps & Plattformen
Gmail
Versandpostfach in einer Google-Workspace-Umgebung, ohne zweites Kundenportal.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Teams
Arbeitsfläche für Ausnahmen und die Tagesübersicht der versendeten Stufen.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Drive
Ablage von Brief und Nachweis in einer Google-Workspace-Umgebung, mit Bezug zur Rechnung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Mögliches führendes System für offene Posten, Mahnstufe und Zahlungseingang.
- Mögliche Apps & Plattformen
DATEV Unternehmen online
Übergabe des Versandnachweises an die Steuerkanzlei, wenn die Buchhaltung darüber läuft.
Umsetzung im Kontext
Offene Posten hören auf, in Listen zu versanden.
Der Ablauf ersetzt weder die Buchhaltung noch Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV oder das Fachsystem, in dem die offenen Posten heute liegen. Er verbindet den Bestand der Debitoren mit dem Postfach, das der Betrieb bereits nutzt: Microsoft Outlook in einer Microsoft-365-Umgebung, Gmail in Google Workspace oder das Fachpostfach. Gebucht wird ausschließlich über die REST API des führenden Systems; eine zweite Offene-Posten-Liste entsteht nicht.
Automatisch läuft nur, was die hinterlegten Regeln eindeutig erlauben: Fälligkeit überschritten, Karenz abgelaufen, Empfängeradresse vorhanden, keine Sperre, Stufe noch nicht versendet. Alles andere — Widerspruch, Teilzahlung, fehlende Adresse, Betrag außerhalb der vereinbarten Stufe — geht als Karte in Microsoft Teams oder Google Chat an die Buchhaltung. Die Freigabe kehrt in denselben Lauf zurück; ein Stopp beendet die Stufe ohne Versand.
Rechnungsnummern, Beträge und Empfängeradressen bleiben in der Umgebung des Betriebs. Der Regelfall ist regelbasiert und kommt ohne freie Formulierung durch ein Modell aus. Jede Entscheidung, jede Freigabe und jeder Versand werden mit Zeitpunkt und handelnder Rolle protokolliert. Personenbezogene Daten verlassen die vereinbarte Region nicht.
Geht das führende System in ein Wartungsfenster oder antwortet das Postfach nicht, bleibt der Lauf in der Warteschlange und holt verpasste Ereignisse beim nächsten Start nach. Ein Wiederholungsschlüssel verhindert, dass dieselbe Stufe zweimal gebucht wird. Änderungen an Karenz, Vorlagen und Stufen pflegt die Buchhaltung an einer Stelle; sie gelten für den nächsten Lauf, ohne dass die Kette neu gebaut wird.
Zielbild
Jeder überfällige offene Posten erhält die nächste zulässige Erinnerung aus der hinterlegten Vorlage, sobald Fälligkeit und Karenz erfüllt sind. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfängeradressen und Beträge außerhalb der vereinbarten Stufe liegen der Buchhaltung als entscheidungsreifer Fall vor. Versand, Mahnstufe und Nachweis stehen im führenden System, nicht in einer privaten Liste.
Erwarteter Nutzen
- Jede überfällige Rechnung erhält die nächste zulässige Stufe, ohne dass jemand die Liste von Hand abarbeitet.
- Teilzahlung, Sperre und fehlende Adresse bleiben sichtbare Ausnahmen statt stiller Lücken.
- Der Versand läuft über das Postfach, das der Betrieb schon nutzt, nicht über ein zweites Portal.
- Mahnstufe und Nachweis stehen im führenden System und sind später auffindbar.
- Die Buchhaltung sieht nur die Fälle, die eine Entscheidung brauchen.
- Derselbe Ablauf gilt in Microsoft 365, Google Workspace und am eigenen Fachsystem.
Voraussetzungen für den Start
- 01Ein dokumentierter Zugang zum führenden System mit dem Recht, offene Posten zu lesen und die Mahnstufe zu schreiben, einschließlich einer Testumgebung.
- 02Ein Versandpostfach in Microsoft Outlook oder Gmail mit Anwendungsrechten, eingegrenzt auf dieses Postfach.
- 03Hinterlegte Vorlagen je Mahnstufe sowie festgelegte Karenz und Sperrgründe.
- 04Eine benannte Person in der Buchhaltung für Fälle außerhalb der Regeln.
- 05Gepflegte Empfängeradressen und Sperrvermerke in den Debitorenstammdaten.
- 06Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und die Festlegung des Verarbeitungsorts, weil Rechnungsempfänger personenbezogen sind.
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
Finanzen & Belege
Reisekosten aus Belegen automatisch abrechnen
Jedes Belegfoto aus Microsoft Outlook, Gmail oder dem Fachpostfach wird ausgelesen, gegen die Reiserichtlinie geprüft und als Erstattungsantrag im führenden System vorgelegt. Nur unleserliche Aufnahmen und Beträge außerhalb der vereinbarten Grenzen gehen an den Menschen; alles andere ist am selben Tag entscheidungsreif.
Jeder Beleg hat einen Halter, eine Kostenstelle und einen nachvollziehbaren Stand. Innerhalb der Richtlinie entsteht der Antrag ohne manuelles Abtippen. Abweichungen liegen mit Belegbild und Regelverweis bei der Person, die entscheiden darf.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
Personal & Onboarding
Bewerbungen aufnehmen und Onboarding vorbereiten
Jede Bewerbung wird am Tag des Eingangs erfasst, mit dem Stellenprofil abgeglichen und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage entstehen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, statt aus einer Kette von Zurufen.
Jede Bewerbung ist am Tag des Eingangs erfasst, vollständig geprüft und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage laufen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, und jede Entscheidung ist mit Begründung und Frist nachvollziehbar.
- Microsoft Graph API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
- Azure OpenAI Service
E-Mail & Eingangskanäle
Posteingänge automatisch verstehen und verteilen
KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.
Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.
- Microsoft Graph / Gmail API
- CRM- oder Ticket-API
- Webhook / REST
- Outlook & Microsoft Teams
Finanzen & Dokumente
Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen
Rechnungen werden ausgelesen, fachlich validiert und mit klaren Ausnahmen durch Freigabe, Buchhaltung und Archiv geführt.
Weniger Erfassungsfehler, klare Prüfschritte und ein auditierbarer Weg vom Dokument bis zur Buchung.
- ERP REST / OData / IDoc
- E-Mail, Peppol oder Upload
- DMS- und Archiv-API
- Azure AI Document Intelligence
Wissen & Assistenz
Internes Wissen sicher durchsuchbar machen
Ein Assistent beantwortet Fragen aus freigegebenen Unternehmensquellen, nennt Belege und respektiert bestehende Zugriffsrechte.
Schnellerer Zugriff auf verlässliches Wissen mit nachvollziehbaren Quellen und kontrollierten Berechtigungen.
- Microsoft Graph / SharePoint
- Dateiserver-Connector
- Entra ID / SSO
- Azure AI Search
Vertrieb & Angebote
Angebote aus Kundenanfragen automatisch erstellen
Jede Kundenanfrage aus Sammelpostfach und Formular wird ausgelesen, gegen Artikelstamm und vereinbarte Konditionen kalkuliert und als vollständiges Angebot versendet. Nur Positionen ohne Treffer oder Rabatte außerhalb der Regeln gehen an den Innendienst; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jede Anfrage führt am selben Tag zu einem vollständigen Angebot mit Nummer, Positionen und Gültigkeit. Der Innendienst entscheidet nur dort, wo die Zuordnung fehlt oder der Preis die vereinbarten Regeln verlässt, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit ihrer Grundlage am Vorgang.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- ERP REST / OData / Google Sheets API
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
