Reklamationen und Retouren automatisch bearbeiten

Umsetzung im Kontext

Nachvollziehbar von der Meldung bis zur Entscheidung.

Der Ablauf ersetzt kein System, sondern verbindet die vorhandenen: Das ERP bleibt Träger von Auftrag und Rechnung, das Dokumentenmanagement bleibt Ablage für Belege, und die Qualitätsauswertung bleibt, wo die Fertigung sie heute führt. Neu ist der Weg, der Meldung, Prüfung und Buchung ohne Medienbruch verbindet.

Entschieden wird regelbasiert, wo Frist, Auftrag und Fehlerkategorie eindeutig sind, und durch einen Menschen, wo sie es nicht sind. Die Freigabegrenze legt der Betrieb selbst fest und kann sie jederzeit ändern, ohne dass die Kette angepasst werden muss; beide Wege bleiben am Vorgang nachvollziehbar.

Fotos und Fehlerbeschreibung bleiben in der Umgebung des Betriebs, weil das auswertende Modell im eigenen Rechenzentrum läuft. An das ERP geht ausschließlich die geprüfte Entscheidung, nicht der unstrukturierte Ausgangstext.

Antwortet das ERP während eines Wartungsfensters nicht, bleibt die Reklamation in der Warteschlange und wird nachgeholt, statt verloren zu gehen. Jeder Vorgang trägt eine eindeutige Kennung, damit eine erneute Meldung keine zweite Gutschrift auslöst.