Ausgangslage
Vertrieb & Angebote
Offene Angebote automatisch nachfassen
Jedes Angebot, auf das keine Antwort kommt, wird automatisch nachgefasst – im vereinbarten Abstand und in derselben Unterhaltung wie das Angebot selbst. Der Ablauf setzt auf der vorhandenen Umgebung auf, ob Microsoft 365, Google Workspace oder eigenes ERP, und der Vertrieb entscheidet nur die Ausnahmen.
Prozessarchitektur
Vom stillen Angebot zum dokumentierten Nachfassen.
Der Ablauf liest den Bestand offener Angebote aus dem führenden System des Betriebs und prüft je Vorgang, ob und wie nachgefasst werden soll. Entwurf, Versand und Protokoll laufen über die Dienste, die der Betrieb ohnehin nutzt – in einer Microsoft-, einer Google- oder einer selbst betriebenen Umgebung. Menschen kommen dort ins Spiel, wo eine Regel nicht greift.
01Input
Offene Angebote und ihr Kontext kommen zusammen.
Der Ablauf beginnt nicht mit einer Nachricht, sondern mit einer Stille: ein Angebot, auf das seit Tagen keine Antwort kam. Aus dem führenden System kommen Angebot, Frist und Ansprechpartner, dazu die bisherige Korrespondenz zum Vorgang.
2 Schritte
02Process
Aus dem Stand des Vorgangs entsteht die passende Nachricht.
Der Entwurf wird aus dem Angebot selbst abgeleitet, nicht aus einer Vorlage mit Platzhaltern. Anschließend prüfen die Regeln, ob überhaupt nachgefasst werden darf; alles, was aus dem Rahmen fällt, geht an den Vertrieb.
4 Schritte
03Output
Die Nachricht geht raus, der Vorgang bleibt nachvollziehbar.
Das Nachfassen liegt in derselben Unterhaltung wie das Angebot, der Vertrieb sieht den Stand ohne Nachfrage, und jeder Versuch ist am Vorgang dokumentiert.
3 Schritte
Quelle01Offenes Angebot erkennen
Ein geplanter Lauf prüft täglich, welche Angebote über der vereinbarten Frist ohne Rückmeldung liegen – je nach Umgebung über Microsoft Power Automate, Google Apps Script oder n8n.Details
Offenes Angebot erkennen
Ein geplanter Lauf prüft täglich, welche Angebote über der vereinbarten Frist ohne Rückmeldung liegen – je nach Umgebung über Microsoft Power Automate, Google Apps Script oder n8n.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Kunde und Verlauf laden
Daten02Kunde und Verlauf laden
Ansprechpartner, Angebotspositionen und die bisherige Korrespondenz kommen zusammen, über die Microsoft Graph API, die Gmail API oder Datenbanksicht und IMAP im eigenen Haus.Details
Kunde und Verlauf laden
Ansprechpartner, Angebotspositionen und die bisherige Korrespondenz kommen zusammen, über die Microsoft Graph API, die Gmail API oder Datenbanksicht und IMAP im eigenen Haus.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Nachfass-Nachricht entwerfen
Aktion03Nachfass-Nachricht entwerfen
Ein Sprachmodell formuliert aus Angebot und Verlauf einen kurzen, sachlichen Entwurf: Azure OpenAI Service, Google Cloud Vertex AI oder ein Modell über Ollama im eigenen Rechenzentrum.Details
Nachfass-Nachricht entwerfen
Ein Sprachmodell formuliert aus Angebot und Verlauf einen kurzen, sachlichen Entwurf: Azure OpenAI Service, Google Cloud Vertex AI oder ein Modell über Ollama im eigenen Rechenzentrum.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Nachfass-Regeln prüfen
Entscheidung04Nachfass-Regeln prüfen
Die Regeln prüfen Anzahl der Versuche, Mindestabstand, Sperrvermerk, Auftragswert und offene Posten und entscheiden zwischen Versand und Vorlage an den Vertrieb.Details
Nachfass-Regeln prüfen
Die Regeln prüfen Anzahl der Versuche, Mindestabstand, Sperrvermerk, Auftragswert und offene Posten und entscheiden zwischen Versand und Vorlage an den Vertrieb.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Nachfassen versendenRegelfall
- Persönlich übernehmenAusnahme
Freigabe05Persönlich übernehmen
Fällt der Vorgang aus dem Rahmen – Großauftrag, laufende Verhandlung, Beschwerde –, geht er mit dem Entwurf an den zuständigen Verkäufer, per Microsoft Teams Adaptive Card, Google Chat oder eigenen Kanal.Details
Persönlich übernehmen
Fällt der Vorgang aus dem Rahmen – Großauftrag, laufende Verhandlung, Beschwerde –, geht er mit dem Entwurf an den zuständigen Verkäufer, per Microsoft Teams Adaptive Card, Google Chat oder eigenen Kanal.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Nachfassen versendennach Freigabe
System06Nachfassen versenden
Der Versand läuft über Microsoft Outlook, Gmail oder den eigenen Mailserver per SMTP – immer aus der Adresse des zuständigen Verkäufers und im Antwortstrang des Angebots.Details
Nachfassen versenden
Der Versand läuft über Microsoft Outlook, Gmail oder den eigenen Mailserver per SMTP – immer aus der Adresse des zuständigen Verkäufers und im Antwortstrang des Angebots.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Versand dokumentieren
- Vertrieb informieren
Ergebnis07Versand dokumentieren
Die Aktivität wird am Angebot vermerkt, mit Zeitpunkt, Versuchsnummer und versendetem Wortlaut – über die Dynamics 365 Sales API, die Google Sheets API oder die Odoo External API.Details
Versand dokumentieren
Die Aktivität wird am Angebot vermerkt, mit Zeitpunkt, Versuchsnummer und versendetem Wortlaut – über die Dynamics 365 Sales API, die Google Sheets API oder die Odoo External API.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Wiedervorlage setzen
Ergebnis08Vertrieb informieren
Der zuständige Verkäufer erhält eine kurze Mitteilung über den Stand, gesammelt am Ende des Laufs statt einzeln je Vorgang.Details
Vertrieb informieren
Der zuständige Verkäufer erhält eine kurze Mitteilung über den Stand, gesammelt am Ende des Laufs statt einzeln je Vorgang.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis09Wiedervorlage setzen
Der nächste Kontakt wird am Vorgang oder im Kalender eingeplant; nach dem letzten Versuch wird das Angebot mit Begründung geschlossen.Details
Wiedervorlage setzen
Der nächste Kontakt wird am Vorgang oder im Kalender eingeplant; nach dem letzten Versuch wird das Angebot mit Begründung geschlossen.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Derselbe Ablauf in drei Umgebungen.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Dynamics 365 Sales API
Microsoft-Umgebung: liest offene Angebote mit Frist und Zuständigkeit und schreibt jede Nachfass-Aktivität am Vorgang fort.
- Genutzte Schnittstellen
Gmail API
Google-Umgebung: holt den Verlauf zum Angebot und versendet das Nachfassen im bestehenden Antwortstrang.
- Genutzte Schnittstellen
Google Sheets API
Google-Umgebung: liest die geführte Angebotsliste mit Frist und Zuständigkeit und schreibt jeden Versuch zurück.
- Genutzte Schnittstellen
Odoo External API
Individuelle Umgebung: liest offene Angebote aus dem selbst betriebenen ERP und vermerkt dort jede Aktivität.
- Genutzte Schnittstellen
SMTP und IMAP
Individuelle Umgebung: Versand über den eigenen Mailserver und Lesen des Verlaufs zum jeweiligen Vorgang.
- Genutzte Schnittstellen
Azure OpenAI Service
Entwurf der Nachricht in der Microsoft-Umgebung, betrieben in einer europäischen Region.
- Genutzte Schnittstellen
Google Cloud Vertex AI
Entwurf der Nachricht in der Google-Umgebung, betrieben in einer europäischen Region.
- Genutzte Schnittstellen
Ollama
Entwurf der Nachricht im eigenen Rechenzentrum, wenn Angebotsdaten das Haus nicht verlassen dürfen.
- Genutzte Schnittstellen
n8n
Sichtbare Ablaufsteuerung mit Zeitplan, Wiederholung und Protokoll für die selbst betriebene Variante.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Dynamics 365 Sales
Führendes System für Angebote, Fristen und Zuständigkeiten in der Microsoft-Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Outlook und Microsoft Teams
Versandweg und Ort der Ausnahmen in der Microsoft-Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Sheets und Gmail
Geführte Angebotsliste und Versandweg in der Google-Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Chat
Ort der Ausnahmen und der täglichen Sammelmeldung in der Google-Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Odoo
Führendes System für Angebote, Aufträge und offene Posten in der selbst betriebenen Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Grafana
Überblick über Durchlauf, Rückstau und fehlgeschlagene Versuche der Kette.
Umsetzung im Kontext
Was der Ablauf leistet und was er bewusst nicht entscheidet.
Der Ablauf betrifft ausschließlich die Zeit nach dem Versand des Angebots. Er erstellt keine Angebote, ändert keine Preise und verhandelt nicht. Was er tut, ist das, was heute vergessen wird: zum vereinbarten Zeitpunkt sachlich an ein offenes Angebot erinnern.
Die Umgebung bestimmt nur die Werkzeuge, nicht den Prozess. In einer Microsoft-365-Umgebung kommen Vertriebsdaten aus Dynamics 365 und der Versand aus Outlook; in einer Google-Workspace-Umgebung genügt die geführte Angebotsliste mit Gmail; in einer selbst betriebenen Umgebung liest der Ablauf das eigene ERP und versendet über den eigenen Mailserver. Welche Variante passt, wird zu Beginn festgelegt und bleibt für alle Vorgänge gleich.
Die Entscheidungslogik ist bewusst eng gefasst. Versendet wird nur, wenn Frist, Mindestabstand, Anzahl der Versuche und ein fehlender Sperrvermerk zusammenpassen. Jeder andere Fall – ein Angebot über einer festgelegten Summe, eine laufende Verhandlung, ein Kunde mit offenen Posten – geht an den zuständigen Verkäufer, nicht an den Kunden.
Personenbezogene Daten bleiben in der Umgebung des Betriebs. Gelesen werden Kontaktdaten und Korrespondenz zum jeweiligen Vorgang, nicht das gesamte Postfach; die Berechtigung wird auf diesen Zweck begrenzt und ist widerrufbar. Soll auch der Entwurf das Haus nicht verlassen, läuft das Sprachmodell im eigenen Rechenzentrum. Jeder Entwurf und jeder Versand ist mit Zeitpunkt und Auslöser protokolliert.
Zielbild
Jedes offene Angebot hat einen definierten Nachfass-Weg, der ohne Erinnerung eines Menschen funktioniert. Der Vertrieb sieht, welche Angebote noch leben, und wird nur dort gebraucht, wo eine Entscheidung ansteht. Am Ende steht zu jedem Angebot eine nachvollziehbare Reihe von Versuchen statt einer Vermutung.
Erwarteter Nutzen
- Offene Angebote werden gleichmäßig nachgefasst, unabhängig davon, wie voll der Kalender des zuständigen Verkäufers ist.
- Das Nachfassen erreicht den Kunden im Antwortstrang des Angebots und wirkt damit als Fortsetzung des Gesprächs, nicht als Serienmail.
- Der Ablauf passt sich der vorhandenen Umgebung an, statt einen Systemwechsel zur Voraussetzung zu machen.
- Der Vertrieb wendet seine Zeit für Vorgänge auf, in denen eine Entscheidung ansteht, statt für das Führen von Wiedervorlagen.
- Zu jedem Angebot ist nachvollziehbar, wann und mit welchem Wortlaut nachgefasst wurde – auch bei Urlaub oder Personalwechsel.
- Angebote ohne Reaktion werden nach dem letzten Versuch sauber geschlossen, sodass die Pipeline den tatsächlichen Stand zeigt.
Voraussetzungen für den Start
- 01Angebote werden an einer Stelle geführt – im CRM, im ERP oder in einer verbindlichen Liste – mit Versanddatum und zuständiger Person.
- 02Ein Postfach oder ein delegierter Zugriff, aus dem im Namen des zuständigen Verkäufers versendet werden darf.
- 03Eine schriftliche Regel, nach wie vielen Tagen, wie oft und bis zu welcher Auftragssumme automatisch nachgefasst werden darf.
- 04Gepflegte Kontaktdaten am Angebot; ein Angebot ohne erreichbaren Ansprechpartner geht direkt in die Ausnahme.
- 05Eine Entscheidung über die Umgebung: Microsoft 365, Google Workspace oder eigener Betrieb – und die passenden Zugänge dazu.
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
E-Mail & Eingangskanäle
Posteingänge automatisch verstehen und verteilen
KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.
Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.
- Microsoft Graph / Gmail API
- CRM- oder Ticket-API
- Webhook / REST
- Outlook & Microsoft Teams
Vertrieb & Angebote
Angebote aus Kundenanfragen automatisch erstellen
Jede Kundenanfrage aus Sammelpostfach und Formular wird ausgelesen, gegen Artikelstamm und vereinbarte Konditionen kalkuliert und als vollständiges Angebot versendet. Nur Positionen ohne Treffer oder Rabatte außerhalb der Regeln gehen an den Innendienst; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jede Anfrage führt am selben Tag zu einem vollständigen Angebot mit Nummer, Positionen und Gültigkeit. Der Innendienst entscheidet nur dort, wo die Zuordnung fehlt oder der Preis die vereinbarten Regeln verlässt, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit ihrer Grundlage am Vorgang.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- ERP REST / OData / Google Sheets API
Buchhaltung & Rechnungen
E-Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Jede freigegebene Ausgangsrechnung wird als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, auf ihre Pflichtangaben geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Nur Rechnungen mit unvollständigen oder widersprüchlichen Angaben gehen vorher an die Buchhaltung, alles andere verlässt das Haus im selben Lauf.
Jede freigegebene Rechnung wird im selben Lauf als konforme E-Rechnung erzeugt, geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Die Buchhaltung korrigiert nur unvollständige oder widersprüchliche Angaben, und jede versendete Fassung ist mit ihrem Versandnachweis revisionssicher abgelegt.
- REST API
- ZUGFeRD und XRechnung
- Microsoft Graph API
- Gmail API
Finanzen & Forderungen
Zahlungserinnerungen aus offenen Posten automatisch versenden
Jeder überfällige offene Posten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV oder dem Fachsystem wird gegen Fälligkeit, Karenz und Mahnstufe geprüft und als Erinnerung über Microsoft Outlook oder Gmail versendet. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfänger und Fälle außerhalb der vereinbarten Stufe gehen an die Buchhaltung; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jeder überfällige offene Posten erhält die nächste zulässige Erinnerung aus der hinterlegten Vorlage, sobald Fälligkeit und Karenz erfüllt sind. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfängeradressen und Beträge außerhalb der vereinbarten Stufe liegen der Buchhaltung als entscheidungsreifer Fall vor. Versand, Mahnstufe und Nachweis stehen im führenden System, nicht in einer privaten Liste.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Webhook
Finanzen & Dokumente
Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen
Rechnungen werden ausgelesen, fachlich validiert und mit klaren Ausnahmen durch Freigabe, Buchhaltung und Archiv geführt.
Weniger Erfassungsfehler, klare Prüfschritte und ein auditierbarer Weg vom Dokument bis zur Buchung.
- ERP REST / OData / IDoc
- E-Mail, Peppol oder Upload
- DMS- und Archiv-API
- Azure AI Document Intelligence
Finanzen & Belege
Reisekosten aus Belegen automatisch abrechnen
Jedes Belegfoto aus Microsoft Outlook, Gmail oder dem Fachpostfach wird ausgelesen, gegen die Reiserichtlinie geprüft und als Erstattungsantrag im führenden System vorgelegt. Nur unleserliche Aufnahmen und Beträge außerhalb der vereinbarten Grenzen gehen an den Menschen; alles andere ist am selben Tag entscheidungsreif.
Jeder Beleg hat einen Halter, eine Kostenstelle und einen nachvollziehbaren Stand. Innerhalb der Richtlinie entsteht der Antrag ohne manuelles Abtippen. Abweichungen liegen mit Belegbild und Regelverweis bei der Person, die entscheiden darf.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
