Ausgangslage
Finanzen & Belege
Reisekosten aus Belegen automatisch abrechnen
Jedes Belegfoto aus Microsoft Outlook, Gmail oder dem Fachpostfach wird ausgelesen, gegen die Reiserichtlinie geprüft und als Erstattungsantrag im führenden System vorgelegt. Nur unleserliche Aufnahmen und Beträge außerhalb der vereinbarten Grenzen gehen an den Menschen; alles andere ist am selben Tag entscheidungsreif.
Prozessarchitektur
Vom Belegfoto zum nachvollziehbaren Erstattungsantrag.
Die Kette bindet das Postfach, das der Betrieb tatsächlich nutzt, an Richtlinie und ERP. Azure AI Document Intelligence liest den Beleg. Nur Abweichungen landen als Karte in Microsoft Teams oder Google Chat. Gebucht wird ausschließlich über die REST API des führenden Systems.
01Input
Beleg und Reisekontext aufnehmen
Microsoft Graph API oder die Gmail API übernimmt Foto oder PDF aus dem Sammelpostfach und ergänzt Person, Reisezeitraum und Kostenstelle aus der vorhandenen Umgebung.
2 Schritte
02Process
Lesen, prüfen, bei Bedarf freigeben
Der Beleg wird strukturiert ausgelesen und gegen Lesbarkeit und Reiserichtlinie geprüft. Unklare Aufnahmen gehen zurück an die absendende Person, Abweichungen an die zuständige Freigabe.
6 Schritte
03Output
Antrag buchen und Nachweis ablegen
Der freigegebene Antrag liegt im ERP, die absendende Person erhält den Status, und Beleg plus Protokoll liegen in der Ablage des Betriebs mit Bezug zum Vorgang.
3 Schritte
Quelle01Beleg aufnehmen
Microsoft Graph API oder die Gmail API übernimmt jede neue Nachricht im Sammelpostfach samt Foto oder PDF. Absender bleiben in Microsoft Outlook oder Gmail; es entsteht kein zweites Portal.Details
Beleg aufnehmen
Microsoft Graph API oder die Gmail API übernimmt jede neue Nachricht im Sammelpostfach samt Foto oder PDF. Absender bleiben in Microsoft Outlook oder Gmail; es entsteht kein zweites Portal.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Reisekontext laden
Daten02Reisekontext laden
Person, Kostenstelle und offene Reise werden aus Verzeichnis, Kalender und der Kostenstellenliste zugeordnet, damit der Beleg nicht ohne Halter und ohne Buchungskonto bleibt.Details
Reisekontext laden
Person, Kostenstelle und offene Reise werden aus Verzeichnis, Kalender und der Kostenstellenliste zugeordnet, damit der Beleg nicht ohne Halter und ohne Buchungskonto bleibt.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Beleg auslesen
Aktion03Beleg auslesen
Azure AI Document Intelligence liest Datum, Betrag, Steuer und Händler. Lücken werden markiert, statt Werte zu erfinden; die Kostenart wird der geladenen Reise zugeordnet.Details
Beleg auslesen
Azure AI Document Intelligence liest Datum, Betrag, Steuer und Händler. Lücken werden markiert, statt Werte zu erfinden; die Kostenart wird der geladenen Reise zugeordnet.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Lesbarkeit prüfen
Entscheidung04Lesbarkeit prüfen
Pflichtfelder und Bildqualität entscheiden, ob der Beleg weiterläuft. Fehlt der Betrag oder ist das Foto unbrauchbar, geht die Sache zurück an die absendende Person.Details
Lesbarkeit prüfen
Pflichtfelder und Bildqualität entscheiden, ob der Beleg weiterläuft. Fehlt der Betrag oder ist das Foto unbrauchbar, geht die Sache zurück an die absendende Person.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Richtlinie prüfenLesbar
- Beleg nachreichenUnleserlich
Freigabe05Beleg nachreichen
Eine Microsoft Teams Adaptive Card oder die Google Chat API bittet um ein schärferes Foto oder die fehlende Angabe. Der Vorgang wartet, bis die Ergänzung im selben Postfach eintrifft.Details
Beleg nachreichen
Eine Microsoft Teams Adaptive Card oder die Google Chat API bittet um ein schärferes Foto oder die fehlende Angabe. Der Vorgang wartet, bis die Ergänzung im selben Postfach eintrifft.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Beleg auslesen
Entscheidung06Richtlinie prüfen
Betrag, Belegart und Frist werden gegen die hinterlegte Reiserichtlinie gehalten. Innerhalb der Grenzen läuft der Antrag durch; darüber braucht er eine Freigabe.Details
Richtlinie prüfen
Betrag, Belegart und Frist werden gegen die hinterlegte Reiserichtlinie gehalten. Innerhalb der Grenzen läuft der Antrag durch; darüber braucht er eine Freigabe.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Antrag im ERP anlegenIm Rahmen
- Abweichung freigebenFreigabe nötig
Freigabe07Abweichung freigeben
Leitung oder Buchhaltung entscheidet in Microsoft Teams oder Google Chat anhand von Belegbild, Regelverweis und vorgeschlagener Kostenstelle. Die Begründung wird mit dem Vorgang gespeichert.Details
Abweichung freigeben
Leitung oder Buchhaltung entscheidet in Microsoft Teams oder Google Chat anhand von Belegbild, Regelverweis und vorgeschlagener Kostenstelle. Die Begründung wird mit dem Vorgang gespeichert.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Antrag im ERP anlegen
System08Antrag im ERP anlegen
Die REST API legt den Erstattungsantrag im führenden System an und schreibt ihn fort. Ein Wiederholungsschlüssel verhindert eine zweite Buchung desselben Belegs.Details
Antrag im ERP anlegen
Die REST API legt den Erstattungsantrag im führenden System an und schreibt ihn fort. Ein Wiederholungsschlüssel verhindert eine zweite Buchung desselben Belegs.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Status zurückmelden
Ergebnis09Status zurückmelden
Die absendende Person erhält in Microsoft Outlook, Gmail oder dem Chat den Stand: angenommen, zur Freigabe oder zurückgewiesen, jeweils mit dem nächsten Schritt.Details
Status zurückmelden
Die absendende Person erhält in Microsoft Outlook, Gmail oder dem Chat den Stand: angenommen, zur Freigabe oder zurückgewiesen, jeweils mit dem nächsten Schritt.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Buchhaltung informieren
- Nachweis ablegen
Ergebnis10Buchhaltung informieren
Die Buchhaltung sieht den gebuchten Antrag in ihrer bestehenden Übersicht. Nur Sammelstände und offene Freigaben werden zusätzlich gemeldet, keine parallele Liste.Details
Buchhaltung informieren
Die Buchhaltung sieht den gebuchten Antrag in ihrer bestehenden Übersicht. Nur Sammelstände und offene Freigaben werden zusätzlich gemeldet, keine parallele Liste.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis11Nachweis ablegen
Belegbild, ausgelesene Felder, Regelentscheid und Freigabe liegen in der Ablage am Vorgang. Wer was auf welcher Grundlage entschieden hat, bleibt nachvollziehbar.Details
Nachweis ablegen
Belegbild, ausgelesene Felder, Regelentscheid und Freigabe liegen in der Ablage am Vorgang. Wer was auf welcher Grundlage entschieden hat, bleibt nachvollziehbar.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Postfach und ERP bleiben, wo sie heute sind.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Gmail API
Liest in einer Google-Workspace-Umgebung die eingehende Nachricht samt Foto oder PDF und schreibt den Status zurück.
- Genutzte Schnittstellen
REST API
Kontrollierte Übergabe des Erstattungsantrags an das führende ERP, wiederholbar ohne Doppelbuchung.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Teams Adaptive Cards
Holt Nachreichung und Freigabe in Microsoft Teams direkt in der Unterhaltung der zuständigen Person ein.
- Genutzte Schnittstellen
Google Chat API
Holt Nachreichung und Freigabe in Google Chat ein, wenn der Arbeitsplatz Google Workspace ist.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Outlook
Sammelpostfach als Eingang, wenn der Arbeitsplatz Microsoft 365 ist, unverändert für die absendende Person.
- Mögliche Apps & Plattformen
Gmail
Sammelpostfach als Eingang, wenn der Arbeitsplatz Google Workspace ist, ohne zweites Formular.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Teams
Arbeitsfläche für Rückfragen und Freigaben in einer Microsoft-365-Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Drive
Ablage von Beleg und Nachweis in einer Google-Workspace-Umgebung, mit Bezug zum Antrag.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Mögliches führendes System für Antrag, Buchung und Auszahlung der Erstattung.
- Mögliche Apps & Plattformen
DATEV Unternehmen online
Übergabe der geprüften Belege an die Steuerkanzlei, wenn die Buchhaltung darüber läuft.
Umsetzung im Kontext
Belege hören auf, in privaten Chats zu verschwinden.
Nexaluna ersetzt weder das Postfach noch das ERP. In einer Microsoft-365-Umgebung bleibt der Eingang Microsoft Outlook, in einer Google-Workspace-Umgebung Gmail, in einer individuellen Umgebung das Fachpostfach oder der Dateiweg. Die Hoheit über Antrag und Auszahlung bleibt beim führenden System. Hinzu kommt die Auswertung des Belegs und die Prüfung gegen die Richtlinie, bevor ein Mensch Zeit aufwendet.
Automatisch entschieden wird, was die Richtlinie eindeutig hergibt: lesbarer Beleg, bekannte Person, Betrag innerhalb der Grenze, kein Doppel. Alles andere geht als Vorlage an die absendende Person oder an die Freigabe. Die Automatisierung entscheidet nicht über Kulanz.
Belegbilder und personenbezogene Angaben bleiben in der Umgebung des Betriebs. An das Modell geht nur der Text, der für Zuordnung und Prüfung nötig ist. Jede Entscheidung trägt, wer sie getroffen hat und auf welcher Regel. Die Anbindung an das ERP läuft über die REST API mit einem Schlüssel, der eine doppelte Buchung verhindert.
Läuft die Benachrichtigung auf das Postfach aus, holt ein Abgleich verpasste Nachrichten nach, damit kein Beleg verloren geht. Änderungen an der Richtlinie pflegt der Fachbereich in der bestehenden Liste, nicht im Programmcode. Welche Kette greift — Microsoft Graph API, Gmail API oder der individuelle Weg — wird bei der Einrichtung festgelegt, nicht bei jedem Beleg neu.
Zielbild
Jeder Beleg hat einen Halter, eine Kostenstelle und einen nachvollziehbaren Stand. Innerhalb der Richtlinie entsteht der Antrag ohne manuelles Abtippen. Abweichungen liegen mit Belegbild und Regelverweis bei der Person, die entscheiden darf.
Erwarteter Nutzen
- Jeder Beleg hat am Tag des Eingangs einen Halter und einen sichtbaren Stand.
- Innerhalb der Richtlinie entfällt das Abtippen von Betrag, Datum und Händler.
- Abweichungen liegen mit Belegbild und Regelverweis bei der Person, die entscheiden darf.
- Dieselbe Bewirtung oder dieselbe Tankquittung wird nicht zweimal erstattet.
- Beleg, Entscheidung und Freigabe liegen am Vorgang und sind prüfbar.
- Mitarbeitende behalten das Postfach, das sie schon nutzen, statt ein weiteres Portal zu füllen.
Voraussetzungen für den Start
- 01Ein Sammelpostfach oder ein klarer Dateiweg für Reisebelege, mit Zustimmung der Administration in Microsoft Entra ID oder der Google-Domain.
- 02Eine gepflegte Reiserichtlinie mit prüfbaren Grenzen je Belegart, nicht nur als Fließtext.
- 03Eine dokumentierte REST API des führenden Systems zum Anlegen von Erstattungsanträgen, samt Testumgebung.
- 04Eine benannte Person je Fachbereich für Freigaben außerhalb der Richtlinie.
- 05Geklärte Kostenstellen und eine Zuordnung der reisenden Personen zu diesen Konten.
- 06Die Festlegung der Region, in der Belegtexte ausgewertet werden dürfen.
Weitere Anwendungsfälle
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Personal & Onboarding
Bewerbungen aufnehmen und Onboarding vorbereiten
Jede Bewerbung wird am Tag des Eingangs erfasst, mit dem Stellenprofil abgeglichen und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage entstehen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, statt aus einer Kette von Zurufen.
Jede Bewerbung ist am Tag des Eingangs erfasst, vollständig geprüft und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage laufen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, und jede Entscheidung ist mit Begründung und Frist nachvollziehbar.
- Microsoft Graph API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
- Azure OpenAI Service
Verträge & Compliance
Eingehende Verträge automatisch prüfen und freigeben
Jeder eingehende Vertrag wird gegen das Playbook des Betriebs gelesen und als Prüfbericht mit Abweichungen vorgelegt. Nur Klauseln außerhalb der vereinbarten Regeln gehen an Recht oder Leitung; alles andere erhält am selben Tag eine nachvollziehbare Entscheidung und liegt im Register.
Jeder eingehende Vertrag führt am selben Tag zu einem Prüfbericht mit Haltung je Klausel. Recht oder Leitung entscheidet nur dort, wo das Playbook verlassen wird, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit Grundlage, Person und Zeitpunkt am Vorgang. Fristen liegen im Register, nicht in einzelnen Postfächern.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- SharePoint / Google Drive / DMS-API
Termine & Einsatzplanung
Terminanfragen automatisch in den Kalender legen
Jede Terminanfrage aus Sammelpostfach, Formular oder Chat wird gegen Öffnungszeiten, Dauer und freie Fenster in Microsoft Outlook, Google Calendar oder dem Fachsystem geprüft und als verbindlicher Termin gebucht. Nur Anfragen ohne eindeutige Lücke gehen an die Disposition; die Bestätigung läuft im selben Vorgang.
Jede Terminanfrage führt zu einem geprüften Kalendereintrag oder zu einer begründeten Rückmeldung noch im selben Vorgang. Die Disposition entscheidet nur dort, wo kein eindeutiges Fenster vorliegt. Microsoft Outlook, Google Calendar oder das Fachsystem bleiben das führende System; Nexaluna verbindet sie und ersetzt sie nicht.
- Microsoft Graph API
- Google Calendar API
- REST API
- Webhook
Wissen & Assistenz
Internes Wissen sicher durchsuchbar machen
Ein Assistent beantwortet Fragen aus freigegebenen Unternehmensquellen, nennt Belege und respektiert bestehende Zugriffsrechte.
Schnellerer Zugriff auf verlässliches Wissen mit nachvollziehbaren Quellen und kontrollierten Berechtigungen.
- Microsoft Graph / SharePoint
- Dateiserver-Connector
- Entra ID / SSO
- Azure AI Search
E-Mail & Eingangskanäle
Posteingänge automatisch verstehen und verteilen
KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.
Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.
- Microsoft Graph / Gmail API
- CRM- oder Ticket-API
- Webhook / REST
- Outlook & Microsoft Teams
Vertrieb & Angebote
Angebote aus Kundenanfragen automatisch erstellen
Jede Kundenanfrage aus Sammelpostfach und Formular wird ausgelesen, gegen Artikelstamm und vereinbarte Konditionen kalkuliert und als vollständiges Angebot versendet. Nur Positionen ohne Treffer oder Rabatte außerhalb der Regeln gehen an den Innendienst; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jede Anfrage führt am selben Tag zu einem vollständigen Angebot mit Nummer, Positionen und Gültigkeit. Der Innendienst entscheidet nur dort, wo die Zuordnung fehlt oder der Preis die vereinbarten Regeln verlässt, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit ihrer Grundlage am Vorgang.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- ERP REST / OData / Google Sheets API
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
