Ausgangslage
Buchhaltung & Rechnungen
E-Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Jede freigegebene Ausgangsrechnung wird als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, auf ihre Pflichtangaben geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Nur Rechnungen mit unvollständigen oder widersprüchlichen Angaben gehen vorher an die Buchhaltung, alles andere verlässt das Haus im selben Lauf.
Prozessarchitektur
Von der freigegebenen Rechnung zur konformen E-Rechnung.
Die Kette verbindet das führende System mit dem Versandkanal und der Ablage des Betriebs. Die Rechnung wird in ein strukturiertes Format überführt und gegen die Pflichtangaben geprüft; nur unvollständige oder widersprüchliche Angaben gehen zur Korrektur an die Buchhaltung und kehren danach in denselben Ablauf zurück.
01Input
Rechnung & Stammdaten
Die freigegebene Rechnung wird aus dem führenden System übernommen und um Leitweg, Kunde und Versandkanal ergänzt.
2 Schritte
02Process
Erzeugung & Prüfung
Aus den Rechnungsdaten entsteht die strukturierte E-Rechnung, die gegen Pflichtangaben und Formatregeln geprüft wird; Unklarheiten korrigiert die Buchhaltung.
4 Schritte
03Output
Versand & Archiv
Die E-Rechnung geht über den vereinbarten Kanal an den Empfänger, die Buchhaltung erhält den Stand und die Rechnung wird unveränderbar abgelegt.
3 Schritte
Quelle01Rechnung übernehmen
Die freigegebene Ausgangsrechnung wird aus dem führenden System übernommen, sobald sie zum Versand freigegeben ist.Details
Rechnung übernehmen
Die freigegebene Ausgangsrechnung wird aus dem führenden System übernommen, sobald sie zum Versand freigegeben ist.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Stammdaten ergänzen
Daten02Stammdaten ergänzen
Leitweg- oder Peppol-Kennung des Empfängers, Versandkanal und die Pflichtangaben des Betriebs werden dem Vorgang zugeordnet.Details
Stammdaten ergänzen
Leitweg- oder Peppol-Kennung des Empfängers, Versandkanal und die Pflichtangaben des Betriebs werden dem Vorgang zugeordnet.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Strukturierte Rechnung erzeugen
Aktion03Strukturierte Rechnung erzeugen
Aus den Rechnungsdaten entsteht die E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD, als strukturierte Datei mit eingebetteter lesbarer Fassung.Details
Strukturierte Rechnung erzeugen
Aus den Rechnungsdaten entsteht die E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD, als strukturierte Datei mit eingebetteter lesbarer Fassung.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Pflichtangaben prüfen
Entscheidung04Pflichtangaben prüfen
Die E-Rechnung wird gegen die Formatregeln und die gesetzlichen Pflichtangaben geprüft, darunter Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Leitweg und Beträge.Details
Pflichtangaben prüfen
Die E-Rechnung wird gegen die Formatregeln und die gesetzlichen Pflichtangaben geprüft, darunter Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Leitweg und Beträge.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Im ERP verbuchenVollständig
- Angaben korrigierenAngaben fehlen
Freigabe05Angaben korrigieren
Fehlen Angaben oder widersprechen sich Beträge und Steuersätze, vervollständigt die Buchhaltung den Vorgang, bevor er weiterläuft.Details
Angaben korrigieren
Fehlen Angaben oder widersprechen sich Beträge und Steuersätze, vervollständigt die Buchhaltung den Vorgang, bevor er weiterläuft.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Im ERP verbuchenNach Korrektur
System06Im ERP verbuchen
Der Versand wird im führenden System vermerkt, damit die Rechnung als versendet gilt und nicht erneut in den Versand läuft.Details
Im ERP verbuchen
Der Versand wird im führenden System vermerkt, damit die Rechnung als versendet gilt und nicht erneut in den Versand läuft.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- E-Rechnung versenden
Ergebnis07E-Rechnung versenden
Die strukturierte E-Rechnung geht über den vereinbarten Kanal an den Empfänger, im Regelfall per E-Mail oder über das Peppol-Netz.Details
E-Rechnung versenden
Die strukturierte E-Rechnung geht über den vereinbarten Kanal an den Empfänger, im Regelfall per E-Mail oder über das Peppol-Netz.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Buchhaltung informieren
- Unveränderbar archivieren
Ergebnis08Buchhaltung informieren
Die zuständige Person erhält den Versandstatus mit Empfänger, Betrag und dem gewählten Kanal.Details
Buchhaltung informieren
Die zuständige Person erhält den Versandstatus mit Empfänger, Betrag und dem gewählten Kanal.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis09Unveränderbar archivieren
E-Rechnung und Versandnachweis werden revisionssicher abgelegt und bleiben dem Vorgang dauerhaft zugeordnet.Details
Unveränderbar archivieren
E-Rechnung und Versandnachweis werden revisionssicher abgelegt und bleiben dem Vorgang dauerhaft zugeordnet.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Schnittstellen und Apps im Zusammenspiel.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
REST API
Liest die freigegebene Rechnung aus dem führenden System und schreibt den Versandstatus zurück, wiederholbar ohne Doppelversand.
- Genutzte Schnittstellen
ZUGFeRD und XRechnung
Erzeugt die strukturierte E-Rechnung mit allen Pflichtangaben und prüft sie gegen die Formatregeln.
- Genutzte Schnittstellen
Gmail API
Versendet die E-Rechnung aus dem Postfach und legt sie in Google Drive ab, wenn der Arbeitsplatz Google Workspace ist.
- Genutzte Schnittstellen
SFTP
Übernimmt die Rechnungsdaten geplant aus dem Fachsystem, wenn es keine Schnittstelle bietet, mit Quittung über jeden Lauf.
- Genutzte Schnittstellen
S3-kompatibler Objektspeicher
Hält die E-Rechnung und den Versandnachweis revisionssicher und unveränderbar vor.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Führendes System für Aufträge, Rechnungen und Buchhaltung in einer Microsoft-Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Outlook
Postfach, aus dem die E-Rechnung versendet wird.
- Mögliche Apps & Plattformen
Gmail
Postfach, aus dem die E-Rechnung in einer Google-Umgebung versendet wird.
- Mögliche Apps & Plattformen
Odoo
Führendes System für Aufträge und Rechnungen, das im eigenen Rechenzentrum betrieben wird.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft SharePoint
Ablage der Belege mit Bezug zum Vorgang.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Drive
Ablage der Belege in der Google-Umgebung.
Umsetzung im Kontext
Im Alltag belastbar.
Der Ablauf ersetzt kein System, sondern verbindet die vorhandenen: Das ERP bleibt die Quelle der Rechnungsdaten, der Versand läuft über das vorhandene Postfach oder den bestehenden Peppol-Zugang, und die Ablage bleibt dort, wo der Betrieb sie heute pflegt. Neu ist nur der Weg dazwischen.
Entschieden wird regelbasiert, wo die Regeln eindeutig sind – vollständige Pflichtangaben und ein gültiges Format lassen sich ohne Rückfrage feststellen. Die Buchhaltung greift nur ein, wo Angaben fehlen oder sich widersprechen; die Grenze dafür legen der Betrieb und die Gesetzeslage fest.
Rechnungsdaten enthalten personenbezogene Angaben und gehören zu dem Betrieb. Sie bleiben in der Umgebung, die der Betrieb gewählt hat, und verlassen sie nur über den Versandkanal zu dem Empfänger, für den sie bestimmt sind.
Fällt der Versandkanal aus, bleibt die E-Rechnung in der Warteschlange und wird nachgeholt, statt verloren zu gehen. Jede Rechnung trägt eine eindeutige Kennung, damit keine Fassung doppelt versendet wird und sich jeder Versand nachweisen lässt.
Zielbild
Jede freigegebene Rechnung wird im selben Lauf als konforme E-Rechnung erzeugt, geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Die Buchhaltung korrigiert nur unvollständige oder widersprüchliche Angaben, und jede versendete Fassung ist mit ihrem Versandnachweis revisionssicher abgelegt.
Erwarteter Nutzen
- Rechnungen verlassen das Haus als konforme E-Rechnung statt als PDF, das nachgetragen werden muss
- Die Buchhaltung bearbeitet unvollständige Angaben statt jede einzelne Rechnung
- Pflichtangaben und Format werden vor dem Versand geprüft, nicht nach der Ablehnung
- Jeder Versand ist mit Empfänger, Kanal und Zeitpunkt nachvollziehbar
- Rechnung und Versandnachweis liegen revisionssicher an einem Ort
Voraussetzungen für den Start
- 01Ein zugängliches führendes System, das die freigegebene Rechnung mit ihren Positionen bereitstellt
- 02Vollständige Stammdaten der Rechnungsempfänger, darunter Leitweg- oder Peppol-Kennung und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- 03Eine Festlegung des Versandkanals je Empfänger: E-Mail, Peppol-Netz oder das Portal der öffentlichen Verwaltung
- 04Eine Entscheidung über die Ablage mit Aufbewahrungsfrist, die den Anforderungen der Buchführung entspricht
- 05Eine benannte Person in der Buchhaltung für Rechnungen, die eine Korrektur brauchen
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
Vertrieb & Angebote
Angebote aus Kundenanfragen automatisch erstellen
Jede Kundenanfrage aus Sammelpostfach und Formular wird ausgelesen, gegen Artikelstamm und vereinbarte Konditionen kalkuliert und als vollständiges Angebot versendet. Nur Positionen ohne Treffer oder Rabatte außerhalb der Regeln gehen an den Innendienst; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jede Anfrage führt am selben Tag zu einem vollständigen Angebot mit Nummer, Positionen und Gültigkeit. Der Innendienst entscheidet nur dort, wo die Zuordnung fehlt oder der Preis die vereinbarten Regeln verlässt, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit ihrer Grundlage am Vorgang.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- ERP REST / OData / Google Sheets API
Personal & Onboarding
Bewerbungen aufnehmen und Onboarding vorbereiten
Jede Bewerbung wird am Tag des Eingangs erfasst, mit dem Stellenprofil abgeglichen und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage entstehen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, statt aus einer Kette von Zurufen.
Jede Bewerbung ist am Tag des Eingangs erfasst, vollständig geprüft und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage laufen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, und jede Entscheidung ist mit Begründung und Frist nachvollziehbar.
- Microsoft Graph API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
- Azure OpenAI Service
Finanzen & Belege
Reisekosten aus Belegen automatisch abrechnen
Jedes Belegfoto aus Microsoft Outlook, Gmail oder dem Fachpostfach wird ausgelesen, gegen die Reiserichtlinie geprüft und als Erstattungsantrag im führenden System vorgelegt. Nur unleserliche Aufnahmen und Beträge außerhalb der vereinbarten Grenzen gehen an den Menschen; alles andere ist am selben Tag entscheidungsreif.
Jeder Beleg hat einen Halter, eine Kostenstelle und einen nachvollziehbaren Stand. Innerhalb der Richtlinie entsteht der Antrag ohne manuelles Abtippen. Abweichungen liegen mit Belegbild und Regelverweis bei der Person, die entscheiden darf.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
Finanzen & Forderungen
Zahlungserinnerungen aus offenen Posten automatisch versenden
Jeder überfällige offene Posten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV oder dem Fachsystem wird gegen Fälligkeit, Karenz und Mahnstufe geprüft und als Erinnerung über Microsoft Outlook oder Gmail versendet. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfänger und Fälle außerhalb der vereinbarten Stufe gehen an die Buchhaltung; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jeder überfällige offene Posten erhält die nächste zulässige Erinnerung aus der hinterlegten Vorlage, sobald Fälligkeit und Karenz erfüllt sind. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfängeradressen und Beträge außerhalb der vereinbarten Stufe liegen der Buchhaltung als entscheidungsreifer Fall vor. Versand, Mahnstufe und Nachweis stehen im führenden System, nicht in einer privaten Liste.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Webhook
Reklamation & Retouren
Reklamationen und Retouren automatisch bearbeiten
Jede Reklamation aus Postfach und Formular wird mit dem zugehörigen Auftrag verknüpft und anhand von Fotos und Fehlerbild geprüft. Nur Fälle außerhalb der vereinbarten Fristen oder Freigabegrenzen gehen an Qualitätssicherung oder Vertriebsleitung, alles andere erhält am selben Tag seine Entscheidung.
Jede Reklamation wird am Tag des Eingangs einem Auftrag zugeordnet und nach denselben Regeln geprüft. Qualitätssicherung und Vertriebsleitung entscheiden nur dort, wo Frist, Fehlerbild oder Wert von den hinterlegten Grenzen abweichen, und jede dieser Entscheidungen ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
- REST API
- Webhook
- Ollama
- DocuWare REST API
Finanzen & Dokumente
Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen
Rechnungen werden ausgelesen, fachlich validiert und mit klaren Ausnahmen durch Freigabe, Buchhaltung und Archiv geführt.
Weniger Erfassungsfehler, klare Prüfschritte und ein auditierbarer Weg vom Dokument bis zur Buchung.
- ERP REST / OData / IDoc
- E-Mail, Peppol oder Upload
- DMS- und Archiv-API
- Azure AI Document Intelligence
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
