Ausgangslage
Personal & Onboarding
Bewerbungen aufnehmen und Onboarding vorbereiten
Jede Bewerbung wird am Tag des Eingangs erfasst, mit dem Stellenprofil abgeglichen und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage entstehen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, statt aus einer Kette von Zurufen.
Prozessarchitektur
Von der eingehenden Bewerbung zum vorbereiteten ersten Arbeitstag.
Die Kette verbindet den Eingangskanal der Bewerbungen mit dem führenden Personalsystem, der Ablage und dem Arbeitsplatz des Fachbereichs. Regeln entscheiden über Vollständigkeit und Zuordnung, der Fachbereich entscheidet über Einladung und Zusage, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit ihrer Grundlage am Vorgang dokumentiert.
01Input
Eingang & Kontext
Die Bewerbung wird mit allen Anlagen übernommen und um Stellenprofil, Frist und den bisherigen Bewerberbestand ergänzt.
3 Schritte
02Process
Prüfung, Auswahl & Vertrag
Unterlagen werden strukturiert ausgelesen und gegen die Anforderungen der Stelle abgeglichen. Der Fachbereich entscheidet über Einladung und Zusage; danach entstehen Termin, Vertrag und die Aufgaben des Onboardings.
8 Schritte
03Output
Akte, Rückmeldung & Nachweis
Die Personalakte ist angelegt, jede Bewerbung hat eine Antwort erhalten, der Arbeitsplatz steht am ersten Tag bereit und Fristen sind dokumentiert.
4 Schritte
Quelle01Bewerbung übernehmen
Bewerbungen aus dem Sammelpostfach der Personalstelle und aus dem Karriereformular werden mit allen Anlagen übernommen, sobald sie eingehen.Details
Bewerbung übernehmen
Bewerbungen aus dem Sammelpostfach der Personalstelle und aus dem Karriereformular werden mit allen Anlagen übernommen, sobald sie eingehen.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Stellenprofil laden
Daten02Stellenprofil laden
Zur Bewerbung werden die ausgeschriebene Stelle, die geforderten Qualifikationen, die zuständige Führungskraft und die Bewerbungsfrist aus dem Personalsystem geladen.Details
Stellenprofil laden
Zur Bewerbung werden die ausgeschriebene Stelle, die geforderten Qualifikationen, die zuständige Führungskraft und die Bewerbungsfrist aus dem Personalsystem geladen.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Bewerberbestand abgleichen
Daten03Bewerberbestand abgleichen
Frühere Bewerbungen und Einträge im Talentpool werden zugeordnet, damit Mehrfachbewerbungen als ein Vorgang geführt und nicht doppelt bearbeitet werden.Details
Bewerberbestand abgleichen
Frühere Bewerbungen und Einträge im Talentpool werden zugeordnet, damit Mehrfachbewerbungen als ein Vorgang geführt und nicht doppelt bearbeitet werden.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Unterlagen auslesen
Aktion04Unterlagen auslesen
Lebenslauf, Zeugnisse und Nachweise werden strukturiert ausgewertet; Ausbildung, Stationen, Qualifikationen und Verfügbarkeit werden als Felder am Vorgang geführt.Details
Unterlagen auslesen
Lebenslauf, Zeugnisse und Nachweise werden strukturiert ausgewertet; Ausbildung, Stationen, Qualifikationen und Verfügbarkeit werden als Felder am Vorgang geführt.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Vollständigkeit prüfen
Entscheidung05Vollständigkeit prüfen
Der Vorgang wird gegen die Pflichtangaben der Stelle geprüft: fehlende Nachweise, fehlende Erlaubnisse und unlesbare Anlagen werden erkannt.Details
Vollständigkeit prüfen
Der Vorgang wird gegen die Pflichtangaben der Stelle geprüft: fehlende Nachweise, fehlende Erlaubnisse und unlesbare Anlagen werden erkannt.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Profil mit Anforderungen abgleichenUnterlagen vollständig
- Unterlagen nachfordernUnterlagen fehlen
Freigabe06Unterlagen nachfordern
Fehlt etwas, geht eine benannte Rückfrage an die bewerbende Person; der Vorgang bleibt mit Frist auf Wiedervorlage und läuft nach Eingang weiter.Details
Unterlagen nachfordern
Fehlt etwas, geht eine benannte Rückfrage an die bewerbende Person; der Vorgang bleibt mit Frist auf Wiedervorlage und läuft nach Eingang weiter.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Profil mit Anforderungen abgleichenNach Eingang
Aktion07Profil mit Anforderungen abgleichen
Qualifikationen und Stationen werden den Anforderungen der Stelle gegenübergestellt; das Ergebnis ist eine begründete Übersicht mit Belegstellen aus den Unterlagen.Details
Profil mit Anforderungen abgleichen
Qualifikationen und Stationen werden den Anforderungen der Stelle gegenübergestellt; das Ergebnis ist eine begründete Übersicht mit Belegstellen aus den Unterlagen.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Fachbereich entscheidet
Freigabe08Fachbereich entscheidet
Die zuständige Führungskraft sieht die Übersicht im Arbeitsplatz des Teams und entscheidet über Einladung oder Absage, mit kurzer Begründung am Vorgang.Details
Fachbereich entscheidet
Die zuständige Führungskraft sieht die Übersicht im Arbeitsplatz des Teams und entscheidet über Einladung oder Absage, mit kurzer Begründung am Vorgang.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Gespräch terminierenEinladung
- Absage versendenAbsage
Aktion09Gespräch terminieren
Aus den freien Zeiten der Beteiligten entsteht ein Terminvorschlag; nach Bestätigung ist das Gespräch im Kalender und die Einladung versendet.Details
Gespräch terminieren
Aus den freien Zeiten der Beteiligten entsteht ein Terminvorschlag; nach Bestätigung ist das Gespräch im Kalender und die Einladung versendet.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Vertrag erstellen
System10Vertrag erstellen
Nach der Zusage entsteht der Vertragsentwurf aus der Vorlage des Betriebs mit Eingruppierung, Eintrittstermin und Befristung und geht zur Unterschrift.Details
Vertrag erstellen
Nach der Zusage entsteht der Vertragsentwurf aus der Vorlage des Betriebs mit Eingruppierung, Eintrittstermin und Befristung und geht zur Unterschrift.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Onboarding auslösenNach Unterschrift
System11Onboarding auslösen
Mit der Unterschrift entstehen Benutzerkonto, Postfach, Berechtigungen, Bestellungen für Arbeitsmittel und der Einarbeitungsplan als terminierte Aufgaben.Details
Onboarding auslösen
Mit der Unterschrift entstehen Benutzerkonto, Postfach, Berechtigungen, Bestellungen für Arbeitsmittel und der Einarbeitungsplan als terminierte Aufgaben.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Personalakte anlegen
Ergebnis12Personalakte anlegen
Bewerbung, Vertrag und Nachweise werden zur Personalakte im führenden System zusammengeführt und mit Berechtigungen der Personalstelle abgelegt.Details
Personalakte anlegen
Bewerbung, Vertrag und Nachweise werden zur Personalakte im führenden System zusammengeführt und mit Berechtigungen der Personalstelle abgelegt.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Ersten Arbeitstag vorbereiten
- Fristen dokumentieren
Ergebnis13Absage versenden
Abgelehnte Bewerbungen erhalten eine Antwort mit Bezug auf die Stelle und, bei Zustimmung, einen Eintrag im Talentpool für spätere Ausschreibungen.Details
Absage versenden
Abgelehnte Bewerbungen erhalten eine Antwort mit Bezug auf die Stelle und, bei Zustimmung, einen Eintrag im Talentpool für spätere Ausschreibungen.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Fristen dokumentieren
Ergebnis14Ersten Arbeitstag vorbereiten
Konten, Arbeitsplatz, Geräte und Einarbeitungsplan sind am Eintrittstermin vorhanden; die Führungskraft erhält die Übersicht vorab.Details
Ersten Arbeitstag vorbereiten
Konten, Arbeitsplatz, Geräte und Einarbeitungsplan sind am Eintrittstermin vorhanden; die Führungskraft erhält die Übersicht vorab.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis15Fristen dokumentieren
Entscheidungen, Rückmeldungen und Aufbewahrungsfristen sind protokolliert; Unterlagen abgelehnter Bewerbungen werden nach Ablauf der Frist gelöscht.Details
Fristen dokumentieren
Entscheidungen, Rückmeldungen und Aufbewahrungsfristen sind protokolliert; Unterlagen abgelehnter Bewerbungen werden nach Ablauf der Frist gelöscht.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Schnittstellen und Apps im Zusammenspiel.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
REST API
Verbindet das führende Personalsystem: Stellenprofil und Bewerberbestand werden gelesen, Vertrag und Personalakte werden dort fortgeschrieben.
- Genutzte Schnittstellen
Azure OpenAI Service
Stellt Qualifikationen und Anforderungen der Stelle gegenüber und formuliert die Entscheidungsvorlage mit Belegstellen aus den Unterlagen.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Teams Adaptive Cards
Legt der Führungskraft die Übersicht zur Entscheidung über Einladung oder Absage vor, mit Feld für die Begründung.
- Genutzte Schnittstellen
SharePoint REST API
Legt Bewerbungsunterlagen, Vertrag und Nachweise mit Berechtigung der Personalstelle und mit Aufbewahrungsfrist ab.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Outlook
Sammelpostfach der Personalstelle als Eingangskanal, unverändert für die bewerbenden Personen.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Teams
Arbeitsoberfläche für Entscheidungen, Rückfragen und den Stand offener Verfahren.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft SharePoint
Ablage der Unterlagen mit Bezug zum Vorgang und mit eingegrenzter Berechtigung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Bookings
Terminvorschläge für Gespräche, abgestimmt auf die Kalender der Beteiligten.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Planner
Aufgaben des Onboardings mit Zuständigkeit und Termin vor dem ersten Arbeitstag.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Power BI
Übersicht über offene Stellen, Laufzeiten der Verfahren und den Stand der Einstellungen.
Umsetzung im Kontext
Im Alltag der Personalstelle belastbar.
Der Ablauf ersetzt kein System, sondern verbindet die vorhandenen: Das Personalsystem bleibt führend für Stelle, Vertrag und Akte, das Sammelpostfach bleibt Eingangskanal und die Ablage bleibt, wo sie heute ist. Neu ist der Weg dazwischen und die Sichtbarkeit jedes offenen Verfahrens.
Automatisch entschieden wird nur, was eindeutig entscheidbar ist: ob Unterlagen vollständig sind, ob eine Mehrfachbewerbung vorliegt, ob eine Frist läuft. Über Einladung und Zusage entscheidet immer eine Person aus dem Fachbereich; das System bereitet die Entscheidung auf, trifft sie aber nicht.
Bewerbungsunterlagen sind personenbezogene Daten und bleiben in der Umgebung des Betriebs. Zugriff hat nur die Personalstelle und die zuständige Führungskraft, jede Einsicht wird protokolliert, und für abgelehnte Bewerbungen wird die vereinbarte Aufbewahrungsfrist überwacht und die Löschung angestoßen.
Fällt eine Schnittstelle aus, bleibt die Bewerbung in der Warteschlange und wird nachgeholt, statt verloren zu gehen. Jeder schreibende Aufruf trägt eine eindeutige Kennung, damit kein Vorgang doppelt angelegt und keine Absage zweimal versendet wird; Änderungen an Regeln und Fristen pflegt die Personalstelle selbst.
Zielbild
Jede Bewerbung ist am Tag des Eingangs erfasst, vollständig geprüft und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage laufen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, und jede Entscheidung ist mit Begründung und Frist nachvollziehbar.
Erwarteter Nutzen
- Bewerbungen erreichen den Fachbereich am Tag des Eingangs statt nach mehreren Tagen im Postfach
- Die Personalstelle arbeitet an Auswahl und Gesprächen statt an der Übertragung von Unterlagen
- Jede Entscheidung über Einladung, Zusage oder Absage ist mit Begründung und Zeitpunkt nachvollziehbar
- Keine Bewerbung bleibt ohne Antwort, weil jeder Vorgang eine Frist und eine Zuständigkeit trägt
- Aufbewahrungsfristen für abgelehnte Bewerbungen werden überwacht statt vergessen
- Konto, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan stehen am ersten Arbeitstag bereit
Voraussetzungen für den Start
- 01Ein Sammelpostfach der Personalstelle und eine App-Registrierung in Microsoft Entra ID mit den Rechten, die der Ablauf braucht
- 02Ein dokumentierter Zugang zum führenden Personalsystem mit technischem Benutzer und Testumgebung
- 03Gepflegte Stellenprofile mit den Pflichtqualifikationen und einer eindeutigen Kennung je Ausschreibung
- 04Eine Vertragsvorlage mit den Pflichtangaben des Betriebs und eine Festlegung, wer sie freigibt
- 05Eine benannte Führungskraft je Ausschreibung für die Entscheidung über Einladung und Zusage
- 06Eine abgestimmte Aufbewahrungs- und Löschregel für Bewerbungsunterlagen sowie eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung
Weitere Anwendungsfälle
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Wissen & Assistenz
Internes Wissen sicher durchsuchbar machen
Ein Assistent beantwortet Fragen aus freigegebenen Unternehmensquellen, nennt Belege und respektiert bestehende Zugriffsrechte.
Schnellerer Zugriff auf verlässliches Wissen mit nachvollziehbaren Quellen und kontrollierten Berechtigungen.
- Microsoft Graph / SharePoint
- Dateiserver-Connector
- Entra ID / SSO
- Azure AI Search
Finanzen & Dokumente
Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen
Rechnungen werden ausgelesen, fachlich validiert und mit klaren Ausnahmen durch Freigabe, Buchhaltung und Archiv geführt.
Weniger Erfassungsfehler, klare Prüfschritte und ein auditierbarer Weg vom Dokument bis zur Buchung.
- ERP REST / OData / IDoc
- E-Mail, Peppol oder Upload
- DMS- und Archiv-API
- Azure AI Document Intelligence
Freigaben & Compliance
Genehmigungen ohne E-Mail-Pingpong steuern
Anträge durchlaufen automatisch die richtigen Rollen, Fristen und Vertretungen – inklusive vollständiger Entscheidungshistorie.
Schnellere Entscheidungen, klare Verantwortlichkeit und ein prüfbarer Verlauf ohne Medienbruch.
- Microsoft Graph
- ERP- oder HR-API
- Webhook / Adaptive Cards
- Microsoft Teams
Meetings & Aufgaben
Besprechungen in konkrete Arbeit übersetzen
Entscheidungen, Aufgaben und Fristen werden aus Meetings strukturiert und kontrolliert an die richtigen Arbeitssysteme übergeben.
Weniger Nacharbeit, verbindliche Zuständigkeiten und ein konsistenter Übergang vom Gespräch zur Umsetzung.
- Microsoft Graph / Teams
- Planner- oder Jira-API
- CRM-API
- Microsoft Teams
E-Mail & Eingangskanäle
Posteingänge automatisch verstehen und verteilen
KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.
Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.
- Microsoft Graph / Gmail API
- CRM- oder Ticket-API
- Webhook / REST
- Outlook & Microsoft Teams
Reklamation & Retouren
Reklamationen und Retouren automatisch bearbeiten
Jede Reklamation aus Postfach und Formular wird mit dem zugehörigen Auftrag verknüpft und anhand von Fotos und Fehlerbild geprüft. Nur Fälle außerhalb der vereinbarten Fristen oder Freigabegrenzen gehen an Qualitätssicherung oder Vertriebsleitung, alles andere erhält am selben Tag seine Entscheidung.
Jede Reklamation wird am Tag des Eingangs einem Auftrag zugeordnet und nach denselben Regeln geprüft. Qualitätssicherung und Vertriebsleitung entscheiden nur dort, wo Frist, Fehlerbild oder Wert von den hinterlegten Grenzen abweichen, und jede dieser Entscheidungen ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
- REST API
- Webhook
- Ollama
- DocuWare REST API
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
