Ausgangslage
Buchhaltung & Zahlungseingang
Zahlungseingänge offenen Rechnungen zuordnen
Eingegangene Zahlungen werden anhand von Referenz, Betrag, Währung und Kundenbezug mit offenen Rechnungen verglichen. Eindeutige Treffer werden im ERP zugeordnet; Teilzahlungen, Sammelüberweisungen und unklare Angaben erhält die Buchhaltung als Klärfall, ohne Differenzen still auszubuchen.
Prozessarchitektur
Vom Kontoauszug zur nachvollziehbaren Zahlungszuordnung.
Ein vollständig bereitgestellter Kontoauszug wird in einzelne Zahlungseingänge zerlegt und mit den aktuellen offenen Rechnungen verglichen. Nur eindeutige Treffer oder ausdrücklich geprüfte Ausnahmen werden über die ERP-Schnittstelle zugeordnet. Der Ablauf löst keine Zahlung aus und schließt nicht geklärte Differenzen nicht als bezahlt ab.
01Input
Kontoauszug & offene Posten
Ein freigegebener Dateiexport liefert Bankbewegungen; das ERP ergänzt aktuelle offene Rechnungen und Kundenzuordnungen.
2 Schritte
02Process
Referenzprüfung & Klärung
Zahlungen werden regelbasiert verglichen. Mehrdeutige Treffer und Differenzen gehen vor einer Zuordnung an die Buchhaltung.
4 Schritte
03Output
Zuordnung & Nachweis
Bestätigte Zuordnungen stehen im ERP; offene Fälle, Restbeträge und Entscheidungsgrundlagen bleiben getrennt nachvollziehbar.
4 Schritte
Quelle01Kontoauszug übernehmen
SFTP liefert einen strukturierten Kontoauszug mit vereinbartem Fertigsignal. n8n übernimmt erst die vollständige Datei und bildet aus Konto, Auszugskennung und Transaktionsreferenz einen Verarbeitungsschlüssel.Details
Kontoauszug übernehmen
SFTP liefert einen strukturierten Kontoauszug mit vereinbartem Fertigsignal. n8n übernimmt erst die vollständige Datei und bildet aus Konto, Auszugskennung und Transaktionsreferenz einen Verarbeitungsschlüssel.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Offene Posten laden
Daten02Offene Posten laden
Die REST API liest aktuelle offene Rechnungen und vorhandene Zahlungszuordnungen aus dem ERP. PostgreSQL ergänzt Kundenreferenzen aus einer freigegebenen lesenden Sicht, ohne im Fremdschema zu schreiben.Details
Offene Posten laden
Die REST API liest aktuelle offene Rechnungen und vorhandene Zahlungszuordnungen aus dem ERP. PostgreSQL ergänzt Kundenreferenzen aus einer freigegebenen lesenden Sicht, ohne im Fremdschema zu schreiben.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Zahlungsangaben aufbereiten
Aktion03Zahlungsangaben aufbereiten
n8n liest Referenz, Betrag, Währung, Buchungsdatum und Zahlerbezug aus dem vereinbarten Dateiformat. Fehlende oder widersprüchliche Angaben werden markiert, statt mit ähnlichen Rechnungsnummern ersetzt.Details
Zahlungsangaben aufbereiten
n8n liest Referenz, Betrag, Währung, Buchungsdatum und Zahlerbezug aus dem vereinbarten Dateiformat. Fehlende oder widersprüchliche Angaben werden markiert, statt mit ähnlichen Rechnungsnummern ersetzt.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Treffer eindeutig prüfen
- Differenz fachlich klärenAngaben unklar
Entscheidung04Treffer eindeutig prüfen
Referenz, Währung, offener Betrag und Kundenbezug müssen nach den freigegebenen Regeln eindeutig passen. Teilzahlungen, mehrere Treffer und abweichende Beträge gehen zur fachlichen Prüfung.Details
Treffer eindeutig prüfen
Referenz, Währung, offener Betrag und Kundenbezug müssen nach den freigegebenen Regeln eindeutig passen. Teilzahlungen, mehrere Treffer und abweichende Beträge gehen zur fachlichen Prüfung.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Zuordnung im ERP speichernEindeutiger Treffer
- Differenz fachlich klärenDifferenz
Freigabe05Differenz fachlich klären
Die Buchhaltung sieht Originalbewegung, mögliche Rechnungen und Restbeträge in einer Klärmaske. Sie entscheidet über die Zuordnung oder hält den Fall offen; ein Vorschlag allein gilt nicht als Freigabe.Details
Differenz fachlich klären
Die Buchhaltung sieht Originalbewegung, mögliche Rechnungen und Restbeträge in einer Klärmaske. Sie entscheidet über die Zuordnung oder hält den Fall offen; ein Vorschlag allein gilt nicht als Freigabe.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Treffer eindeutig prüfenErneut prüfen
- Unklaren Eingang offenhaltenWeiterhin offen
System06Zuordnung im ERP speichern
Die REST API prüft den aktuellen offenen Stand erneut und registriert die freigegebene Zuordnung im ERP. Die Transaktionsreferenz verhindert Doppelverarbeitung; Restbeträge werden nicht ungeprüft ausgebucht.Details
Zuordnung im ERP speichern
Die REST API prüft den aktuellen offenen Stand erneut und registriert die freigegebene Zuordnung im ERP. Die Transaktionsreferenz verhindert Doppelverarbeitung; Restbeträge werden nicht ungeprüft ausgebucht.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Postenstand aktualisieren
Ergebnis07Postenstand aktualisieren
Das ERP zeigt die bestätigte Zuordnung und den verbleibenden offenen Betrag. Bei freigegebenen Teilzahlungen wird nur der zugeordnete Anteil berücksichtigt; eine Banküberweisung wird nicht ausgelöst.Details
Postenstand aktualisieren
Das ERP zeigt die bestätigte Zuordnung und den verbleibenden offenen Betrag. Bei freigegebenen Teilzahlungen wird nur der zugeordnete Anteil berücksichtigt; eine Banküberweisung wird nicht ausgelöst.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Buchhaltung informieren
- Abgleichnachweis ablegen
Ergebnis08Buchhaltung informieren
Die Buchhaltung sieht zugeordnete Bewegungen und verbleibende Differenzen in der Vorgangsübersicht. Eine Zahlung wird erst nach bestätigter ERP-Verarbeitung als erfolgreich zugeordnet gemeldet.Details
Buchhaltung informieren
Die Buchhaltung sieht zugeordnete Bewegungen und verbleibende Differenzen in der Vorgangsübersicht. Eine Zahlung wird erst nach bestätigter ERP-Verarbeitung als erfolgreich zugeordnet gemeldet.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis09Abgleichnachweis ablegen
Nextcloud WebDAV legt Auszugsreferenz, Vergleichsstand und Entscheidung in der berechtigten Buchhaltungsablage ab. Klärfälle behalten denselben Quellenbezug, ohne als abgeschlossene Zuordnung zu erscheinen.Details
Abgleichnachweis ablegen
Nextcloud WebDAV legt Auszugsreferenz, Vergleichsstand und Entscheidung in der berechtigten Buchhaltungsablage ab. Klärfälle behalten denselben Quellenbezug, ohne als abgeschlossene Zuordnung zu erscheinen.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis10Unklaren Eingang offenhalten
Eine nicht eindeutig zuordenbare Zahlung bleibt mit zuständiger Person und offener Frage im Klärbestand. Der Rechnungssaldo wird nicht verändert und der Originaleingang nicht als erledigt verborgen.Details
Unklaren Eingang offenhalten
Eine nicht eindeutig zuordenbare Zahlung bleibt mit zuständiger Person und offener Frage im Klärbestand. Der Rechnungssaldo wird nicht verändert und der Originaleingang nicht als erledigt verborgen.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Abgleichnachweis ablegen
Systemlandschaft
Dateiaustausch und ERP bleiben kontrolliert verbunden.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
SFTP
Übernimmt den vom Betrieb bereitgestellten strukturierten Kontoauszug erst nach dem vereinbarten Fertigsignal.
- Genutzte Schnittstellen
REST API
Liest aktuelle offene Rechnungen und schreibt freigegebene Zahlungszuordnungen über die dafür vorgesehene ERP-Schnittstelle.
- Genutzte Schnittstellen
PostgreSQL
Ergänzt Kundenreferenzen aus einer auf notwendige Daten begrenzten lesenden Sicht.
- Genutzte Schnittstellen
n8n
Steuert Dateiaufnahme, Aufbereitung, Regelprüfung und kontrollierte Wiederholung fehlerhafter Verarbeitungsschritte.
- Genutzte Schnittstellen
Nextcloud WebDAV
Legt Vergleichsstand und Entscheidungsnachweis mit Referenz auf die Originalbewegung zugriffsgeschützt ab.
- Mögliche Apps & Plattformen
ERP-Buchhaltung
Offene Rechnungen und bestätigte Zahlungszuordnungen bleiben der verbindliche fachliche Datenbestand.
- Mögliche Apps & Plattformen
Klärfall-Oberfläche
Die Buchhaltung entscheidet über mehrdeutige Zahlungen, Teilbeträge und offene Fragen.
- Mögliche Apps & Plattformen
Nextcloud
Berechtigte Buchhaltungsrollen finden Abgleich- und Entscheidungsnachweise zum Zahlungseingang.
Umsetzung im Kontext
Ein Geldeingang wird zum geklärten Rechnungsposten.
Der Auslöser ist ein tatsächlich bereitgestellter Kontoauszug und nicht eine überfällige Rechnung oder die Freigabe einer Ausgangszahlung. Der Ablauf verbindet vorhandene Daten, ersetzt aber weder Bankzugang noch ERP-Buchhaltung. Er nutzt strukturierte Eingänge und feste Regeln; ein Sprachmodell darf keine Beträge, Zahlungsreferenzen oder Buchungsentscheidungen erfinden.
Eine direkte Zuordnung setzt einen eindeutigen Zusammenhang zwischen Transaktion und offenem Posten voraus. Gleiche Beträge allein genügen nicht; Währung, Referenz, Kundenbezug und der aktuelle offene Stand werden berücksichtigt. Sammelzahlungen, Teilbeträge, Gebühren, Skonto und fremde Zahler werden zur Prüfung vorgelegt, ohne Restdifferenzen pauschal zu erlassen.
Bankbewegungen und Kundenreferenzen sind sensible Geschäftsdaten und können personenbezogene Angaben enthalten. Der Beispielablauf wird auf den vereinbarten Systemen des Betriebs betrieben; technische Zugänge sind auf Import, lesende Stammdaten und die erforderliche ERP-Zuordnung begrenzt. Nachweise und Klärmasken erhalten rollenbezogene Berechtigungen sowie eine abgestimmte Aufbewahrungsregel.
Konto, Auszugskennung und Transaktionsreferenz kennzeichnen den bereits verarbeiteten Eingang. Vor dem Schreiben wird der Rechnungssaldo erneut gelesen; ein zwischenzeitlich geänderter Stand führt zu einer neuen Prüfung. Bei ERP-Wartung bleibt der Vorgang in einer Wiederholungswarteschlange, und ein Dateilauf ohne vollständiges Übergabesignal startet keine Buchungsverarbeitung.
Zielbild
Jeder berücksichtigte Zahlungseingang hat einen dokumentierten Abgleich mit aktuellen offenen Rechnungen. Eindeutige Treffer werden zugeordnet, Ausnahmen bleiben mit Verantwortung sichtbar und Differenzen erhalten eine ausdrückliche fachliche Entscheidung.
Erwarteter Nutzen
- Eindeutige Zahlungseingänge erhalten einen nachvollziehbaren Bezug zur zugehörigen Rechnung.
- Die Buchhaltung bearbeitet Teilzahlungen und mehrdeutige Referenzen gezielt als Klärfälle.
- Offene Restbeträge bleiben sichtbar, statt durch einen pauschalen Erledigtstatus verdeckt zu werden.
- Wiederholte Dateiimporte erzeugen nicht unbemerkt eine zweite Zuordnung derselben Bankbewegung.
- Jede fachliche Ausnahme lässt sich bis zur Originalbewegung und zum geprüften Rechnungssaldo zurückverfolgen.
Voraussetzungen für den Start
- 01Ein dokumentiertes strukturiertes Auszugsformat mit stabilen Referenzen und einem vollständigen Übergabesignal ist verfügbar.
- 02Das ERP bietet einen Testzugang und eine freigegebene Schnittstelle für offene Posten sowie Zahlungszuordnungen.
- 03Kundenreferenzen können über eine berechtigte lesende PostgreSQL-Sicht eindeutig ergänzt werden.
- 04Die Buchhaltung legt Trefferregeln, Zuständigkeiten und den Umgang mit Teilzahlungen und Differenzen fest.
- 05Netzweg, Zugangsschutz, Abgleichprotokolle und rollenbezogene Aufbewahrung sind mit dem Betrieb abgestimmt.
- 06Testfälle enthalten doppelte Auszüge, fehlende Referenzen, mehrere mögliche Treffer und zwischenzeitlich geänderte Rechnungssalden.
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
Buchhaltung & Rechnungen
E-Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Jede freigegebene Ausgangsrechnung wird als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, auf ihre Pflichtangaben geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Nur Rechnungen mit unvollständigen oder widersprüchlichen Angaben gehen vorher an die Buchhaltung, alles andere verlässt das Haus im selben Lauf.
Jede freigegebene Rechnung wird im selben Lauf als konforme E-Rechnung erzeugt, geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Die Buchhaltung korrigiert nur unvollständige oder widersprüchliche Angaben, und jede versendete Fassung ist mit ihrem Versandnachweis revisionssicher abgelegt.
- REST API
- ZUGFeRD und XRechnung
- Microsoft Graph API
- Gmail API
Finanzen & Dokumente
Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen
Rechnungen werden ausgelesen, fachlich validiert und mit klaren Ausnahmen durch Freigabe, Buchhaltung und Archiv geführt.
Weniger Erfassungsfehler, klare Prüfschritte und ein auditierbarer Weg vom Dokument bis zur Buchung.
- ERP REST / OData / IDoc
- E-Mail, Peppol oder Upload
- DMS- und Archiv-API
- Azure AI Document Intelligence
Finanzen & Forderungen
Zahlungserinnerungen aus offenen Posten automatisch versenden
Jeder überfällige offene Posten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV oder dem Fachsystem wird gegen Fälligkeit, Karenz und Mahnstufe geprüft und als Erinnerung über Microsoft Outlook oder Gmail versendet. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfänger und Fälle außerhalb der vereinbarten Stufe gehen an die Buchhaltung; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jeder überfällige offene Posten erhält die nächste zulässige Erinnerung aus der hinterlegten Vorlage, sobald Fälligkeit und Karenz erfüllt sind. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfängeradressen und Beträge außerhalb der vereinbarten Stufe liegen der Buchhaltung als entscheidungsreifer Fall vor. Versand, Mahnstufe und Nachweis stehen im führenden System, nicht in einer privaten Liste.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Webhook
Vertrieb & Angebote
Offene Angebote automatisch nachfassen
Jedes Angebot, auf das keine Antwort kommt, wird automatisch nachgefasst – im vereinbarten Abstand und in derselben Unterhaltung wie das Angebot selbst. Der Ablauf setzt auf der vorhandenen Umgebung auf, ob Microsoft 365, Google Workspace oder eigenes ERP, und der Vertrieb entscheidet nur die Ausnahmen.
Jedes offene Angebot hat einen definierten Nachfass-Weg, der ohne Erinnerung eines Menschen funktioniert. Der Vertrieb sieht, welche Angebote noch leben, und wird nur dort gebraucht, wo eine Entscheidung ansteht. Am Ende steht zu jedem Angebot eine nachvollziehbare Reihe von Versuchen statt einer Vermutung.
- Microsoft Graph API
- Microsoft Dynamics 365 Sales API
- Gmail API
- Google Sheets API
E-Mail & Eingangskanäle
Posteingänge automatisch verstehen und verteilen
KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.
Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.
- Microsoft Graph / Gmail API
- CRM- oder Ticket-API
- Webhook / REST
- Outlook & Microsoft Teams
Vertrieb & Angebote
Angebote aus Kundenanfragen automatisch erstellen
Jede Kundenanfrage aus Sammelpostfach und Formular wird ausgelesen, gegen Artikelstamm und vereinbarte Konditionen kalkuliert und als vollständiges Angebot versendet. Nur Positionen ohne Treffer oder Rabatte außerhalb der Regeln gehen an den Innendienst; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jede Anfrage führt am selben Tag zu einem vollständigen Angebot mit Nummer, Positionen und Gültigkeit. Der Innendienst entscheidet nur dort, wo die Zuordnung fehlt oder der Preis die vereinbarten Regeln verlässt, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit ihrer Grundlage am Vorgang.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- ERP REST / OData / Google Sheets API
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
