Ausgangslage
Verträge & Fristen
Vertragsfristen und Kündigungstermine automatisch überwachen
Jeder laufende Vertrag bekommt seine Kündigungsfrist automatisch berechnet und meldet sich rechtzeitig vor dem entscheidenden Termin – in der vorhandenen Umgebung, ob Microsoft 365, Google Workspace oder eigenes System. Verantwortliche entscheiden nur noch, ob verlängert, verhandelt oder gekündigt wird.
Prozessarchitektur
Vom abgelegten Vertrag zur rechtzeitigen Entscheidung.
Der Ablauf liest die Vertragslaufzeiten aus der Ablage des Betriebs, berechnet für jeden Vertrag die maßgebliche Kündigungsfrist und meldet die Frist rechtzeitig an die zuständige Person. Erfassung, Erinnerung und Protokoll laufen über die Dienste, die der Betrieb ohnehin nutzt. Ein Mensch entscheidet immer über den Inhalt der Entscheidung, nie der Ablauf selbst.
01Input
Offene Angebote und ihr Kontext kommen zusammen.
Der Ablauf beginnt nicht mit einer Nachricht, sondern mit einer Stille: ein Angebot, auf das seit Tagen keine Antwort kam. Aus dem führenden System kommen Angebot, Frist und Ansprechpartner, dazu die bisherige Korrespondenz zum Vorgang.
2 Schritte
02Process
Aus dem Stand des Vorgangs entsteht die passende Nachricht.
Der Entwurf wird aus dem Angebot selbst abgeleitet, nicht aus einer Vorlage mit Platzhaltern. Anschließend prüfen die Regeln, ob überhaupt nachgefasst werden darf; alles, was aus dem Rahmen fällt, geht an den Vertrieb.
4 Schritte
03Output
Die Nachricht geht raus, der Vorgang bleibt nachvollziehbar.
Das Nachfassen liegt in derselben Unterhaltung wie das Angebot, der Vertrieb sieht den Stand ohne Nachfrage, und jeder Versuch ist am Vorgang dokumentiert.
3 Schritte
Quelle01Neuen oder bestehenden Vertrag erfassen
Ein neu abgelegter Vertrag oder eine Änderung an einem bestehenden löst die Erfassung aus – über Microsoft SharePoint, Google Drive oder das eigene Dokumentenmanagementsystem, je nach Umgebung.Details
Neuen oder bestehenden Vertrag erfassen
Ein neu abgelegter Vertrag oder eine Änderung an einem bestehenden löst die Erfassung aus – über Microsoft SharePoint, Google Drive oder das eigene Dokumentenmanagementsystem, je nach Umgebung.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Laufzeit und Fristen auslesen
Daten02Laufzeit und Fristen auslesen
Ein Sprachmodell liest Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerungsklausel und Vertragspartner aus dem Dokument und ergänzt fehlende Angaben aus der Vertragsübersicht.Details
Laufzeit und Fristen auslesen
Ein Sprachmodell liest Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerungsklausel und Vertragspartner aus dem Dokument und ergänzt fehlende Angaben aus der Vertragsübersicht.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Kündigungstermin berechnen
Aktion03Kündigungstermin berechnen
Aus Laufzeitende und Kündigungsfrist wird der letztmögliche Kündigungstermin errechnet, samt Vorlaufzeit für eine interne Entscheidung.Details
Kündigungstermin berechnen
Aus Laufzeitende und Kündigungsfrist wird der letztmögliche Kündigungstermin errechnet, samt Vorlaufzeit für eine interne Entscheidung.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Fälligkeit prüfen
Entscheidung04Fälligkeit prüfen
Der Ablauf prüft täglich, welcher Vertrag innerhalb der vereinbarten Vorlaufzeit vor dem Kündigungstermin steht, und unterscheidet zwischen normaler Erinnerung und knapper Frist.Details
Fälligkeit prüfen
Der Ablauf prüft täglich, welcher Vertrag innerhalb der vereinbarten Vorlaufzeit vor dem Kündigungstermin steht, und unterscheidet zwischen normaler Erinnerung und knapper Frist.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Entscheidung im System nachtragenRegelfall
- Entscheidung einholenAusnahme
Freigabe05Entscheidung einholen
Die zuständige Person erhält Vertrag, Termin und bisherige Konditionen vorgelegt und entscheidet über Verlängerung, Nachverhandlung oder Kündigung.Details
Entscheidung einholen
Die zuständige Person erhält Vertrag, Termin und bisherige Konditionen vorgelegt und entscheidet über Verlängerung, Nachverhandlung oder Kündigung.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Entscheidung im System nachtragennach Freigabe
System06Entscheidung im System nachtragen
Die getroffene Entscheidung wird an der Vertragsübersicht vermerkt, inklusive Datum und gegebenenfalls neuer Laufzeit.Details
Entscheidung im System nachtragen
Die getroffene Entscheidung wird an der Vertragsübersicht vermerkt, inklusive Datum und gegebenenfalls neuer Laufzeit.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Kündigung oder Verlängerung vorbereiten
- Verantwortliche informieren
Ergebnis07Kündigung oder Verlängerung vorbereiten
Bei Kündigung wird ein Entwurf mit Fristangabe erzeugt, bei Verlängerung die neue Laufzeit in der Übersicht fortgeschrieben.Details
Kündigung oder Verlängerung vorbereiten
Bei Kündigung wird ein Entwurf mit Fristangabe erzeugt, bei Verlängerung die neue Laufzeit in der Übersicht fortgeschrieben.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Nächste Prüfung terminieren
Ergebnis08Verantwortliche informieren
Eine Sammelmeldung nennt am Ende jedes Laufs, welche Verträge fällig wurden und welche Entscheidung getroffen wurde.Details
Verantwortliche informieren
Eine Sammelmeldung nennt am Ende jedes Laufs, welche Verträge fällig wurden und welche Entscheidung getroffen wurde.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis09Nächste Prüfung terminieren
Der nächste Prüfzeitpunkt wird an der neuen oder unveränderten Laufzeit ausgerichtet, damit kein Vertrag doppelt oder gar nicht geprüft wird.Details
Nächste Prüfung terminieren
Der nächste Prüfzeitpunkt wird an der neuen oder unveränderten Laufzeit ausgerichtet, damit kein Vertrag doppelt oder gar nicht geprüft wird.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Derselbe Ablauf in drei Umgebungen.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Google Drive API
Google-Umgebung: liest neue und geänderte Vertragsdokumente aus dem geführten Ordner.
- Genutzte Schnittstellen
Google Sheets API
Google-Umgebung: führt die Vertragsübersicht mit Fristen, Zuständigkeit und getroffenen Entscheidungen.
- Genutzte Schnittstellen
REST API
Individuelle Umgebung: liest Vertragsmetadaten aus dem selbst betriebenen Dokumentenmanagementsystem.
- Genutzte Schnittstellen
PostgreSQL
Individuelle Umgebung: führt die Vertragsübersicht mit Fristen und Entscheidungen in der eigenen Datenbank.
- Genutzte Schnittstellen
Azure OpenAI Service
Liest unstrukturierte Vertragstexte in der Microsoft-Umgebung aus, betrieben in einer europäischen Region.
- Genutzte Schnittstellen
Google Cloud Vertex AI
Liest unstrukturierte Vertragstexte in der Google-Umgebung aus, betrieben in einer europäischen Region.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft SharePoint
Ablage der Verträge und Ausgangspunkt der Erfassung in der Microsoft-Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Teams und Microsoft Outlook
Erinnerung an fällige Kündigungstermine und Ort der Entscheidung in der Microsoft-Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Drive und Google Sheets
Ablage der Verträge und geführte Übersicht in der Google-Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Chat
Erinnerung an fällige Kündigungstermine in der Google-Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Nextcloud
Ablage der Verträge in der selbst betriebenen Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Mattermost
Erinnerung an fällige Kündigungstermine in der selbst betriebenen Umgebung.
Umsetzung im Kontext
Was der Ablauf leistet und was er bewusst nicht entscheidet.
Der Ablauf betrifft ausschließlich die Überwachung von Fristen, nicht den Vertragsinhalt selbst. Er verhandelt nicht, unterschreibt nicht und kündigt nicht ohne menschliche Entscheidung; er sorgt dafür, dass der richtige Termin rechtzeitig auf dem Tisch liegt.
Die Umgebung bestimmt nur die Werkzeuge, nicht den Prozess. In einer Microsoft-365-Umgebung liegen Verträge in SharePoint und die Erinnerung läuft über Teams; in einer Google-Workspace-Umgebung genügt eine geführte Übersicht in Sheets mit den Dokumenten in Drive; in einer selbst betriebenen Umgebung liest der Ablauf das eigene Dokumentenmanagementsystem. Welche Variante passt, wird zu Beginn festgelegt und bleibt für alle Verträge gleich.
Die Fristberechnung folgt eindeutigen Regeln: Vertragsende, Kündigungsfrist und Verlängerungsklausel ergeben den letztmöglichen Kündigungstermin, davor liegt eine vereinbarte Vorlaufzeit für die interne Entscheidung. Uneindeutige oder handschriftlich geänderte Klauseln werden nicht automatisch interpretiert, sondern der zuständigen Person zur Prüfung vorgelegt.
Vertragsdaten und Konditionen bleiben in der Umgebung des Betriebs. Der Ablauf liest nur die Metadaten, die für die Fristberechnung nötig sind, nicht den gesamten Vertragstext für andere Zwecke; jeder berechnete Termin und jede Entscheidung ist mit Zeitpunkt protokolliert.
Zielbild
Jeder Vertrag hat einen berechneten Kündigungstermin und eine Vorlaufzeit, in der eine Entscheidung getroffen werden kann. Die zuständige Person wird rechtzeitig informiert, nicht erst wenn die Frist schon knapp ist, und trifft die Entscheidung selbst. Am Ende steht zu jedem Vertrag nachvollziehbar, wann und wie entschieden wurde.
Erwarteter Nutzen
- Kündigungsfristen werden aus dem Vertrag berechnet statt aus dem Gedächtnis einer einzelnen Person verwaltet.
- Die zuständige Person erhält die Erinnerung rechtzeitig vor dem Termin, mit ausreichendem Zeitfenster für eine echte Entscheidung.
- Automatische Verlängerungen zu ungewollten Konditionen werden vermieden, weil der Termin nicht mehr übersehen werden kann.
- Der Ablauf passt sich der vorhandenen Umgebung an, statt einen Systemwechsel oder ein neues Vertragsmanagement-Tool zur Voraussetzung zu machen.
- Zu jedem Vertrag ist nachvollziehbar, wann erinnert wurde und welche Entscheidung getroffen wurde – auch bei Personalwechsel.
- Uneindeutige Klauseln werden erkannt und vorgelegt statt automatisch und möglicherweise falsch interpretiert.
Voraussetzungen für den Start
- 01Verträge liegen digital vor und sind an einer Stelle abgelegt, aus der sie automatisch gelesen werden können.
- 02Eine geführte Vertragsübersicht oder die Bereitschaft, eine solche im Rahmen der Einführung anzulegen.
- 03Eine schriftliche Regel zur Vorlaufzeit vor dem Kündigungstermin, innerhalb der die zuständige Person entscheiden soll.
- 04Benannte Zuständigkeiten je Vertrag oder Vertragsart, an die die Erinnerung gehen soll.
- 05Eine Entscheidung über die Umgebung: Microsoft 365, Google Workspace oder eigener Betrieb – und die passenden Zugänge dazu.
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
Termine & Einsatzplanung
Terminanfragen automatisch in den Kalender legen
Jede Terminanfrage aus Sammelpostfach, Formular oder Chat wird gegen Öffnungszeiten, Dauer und freie Fenster in Microsoft Outlook, Google Calendar oder dem Fachsystem geprüft und als verbindlicher Termin gebucht. Nur Anfragen ohne eindeutige Lücke gehen an die Disposition; die Bestätigung läuft im selben Vorgang.
Jede Terminanfrage führt zu einem geprüften Kalendereintrag oder zu einer begründeten Rückmeldung noch im selben Vorgang. Die Disposition entscheidet nur dort, wo kein eindeutiges Fenster vorliegt. Microsoft Outlook, Google Calendar oder das Fachsystem bleiben das führende System; Nexaluna verbindet sie und ersetzt sie nicht.
- Microsoft Graph API
- Google Calendar API
- REST API
- Webhook
Finanzen & Belege
Reisekosten aus Belegen automatisch abrechnen
Jedes Belegfoto aus Microsoft Outlook, Gmail oder dem Fachpostfach wird ausgelesen, gegen die Reiserichtlinie geprüft und als Erstattungsantrag im führenden System vorgelegt. Nur unleserliche Aufnahmen und Beträge außerhalb der vereinbarten Grenzen gehen an den Menschen; alles andere ist am selben Tag entscheidungsreif.
Jeder Beleg hat einen Halter, eine Kostenstelle und einen nachvollziehbaren Stand. Innerhalb der Richtlinie entsteht der Antrag ohne manuelles Abtippen. Abweichungen liegen mit Belegbild und Regelverweis bei der Person, die entscheiden darf.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
Personal & Onboarding
Bewerbungen aufnehmen und Onboarding vorbereiten
Jede Bewerbung wird am Tag des Eingangs erfasst, mit dem Stellenprofil abgeglichen und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage entstehen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, statt aus einer Kette von Zurufen.
Jede Bewerbung ist am Tag des Eingangs erfasst, vollständig geprüft und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage laufen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, und jede Entscheidung ist mit Begründung und Frist nachvollziehbar.
- Microsoft Graph API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
- Azure OpenAI Service
Verträge & Compliance
Eingehende Verträge automatisch prüfen und freigeben
Jeder eingehende Vertrag wird gegen das Playbook des Betriebs gelesen und als Prüfbericht mit Abweichungen vorgelegt. Nur Klauseln außerhalb der vereinbarten Regeln gehen an Recht oder Leitung; alles andere erhält am selben Tag eine nachvollziehbare Entscheidung und liegt im Register.
Jeder eingehende Vertrag führt am selben Tag zu einem Prüfbericht mit Haltung je Klausel. Recht oder Leitung entscheidet nur dort, wo das Playbook verlassen wird, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit Grundlage, Person und Zeitpunkt am Vorgang. Fristen liegen im Register, nicht in einzelnen Postfächern.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- SharePoint / Google Drive / DMS-API
Buchhaltung & Rechnungen
E-Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Jede freigegebene Ausgangsrechnung wird als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, auf ihre Pflichtangaben geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Nur Rechnungen mit unvollständigen oder widersprüchlichen Angaben gehen vorher an die Buchhaltung, alles andere verlässt das Haus im selben Lauf.
Jede freigegebene Rechnung wird im selben Lauf als konforme E-Rechnung erzeugt, geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Die Buchhaltung korrigiert nur unvollständige oder widersprüchliche Angaben, und jede versendete Fassung ist mit ihrem Versandnachweis revisionssicher abgelegt.
- REST API
- ZUGFeRD und XRechnung
- Microsoft Graph API
- Gmail API
Meetings & Aufgaben
Besprechungen in konkrete Arbeit übersetzen
Jede Zusage, Entscheidung und Frist aus einer Besprechung wird automatisch erkannt und als Aufgabe mit Verantwortlicher Person direkt im passenden Arbeitssystem angelegt. Das Protokoll bleibt Nachweis, die eigentliche Arbeit beginnt sofort danach – nicht erst, wenn jemand das Protokoll noch einmal durchliest.
Jede Zusage aus der Besprechung wird als eigenständige Aufgabe mit verantwortlicher Person im passenden Arbeitssystem sichtbar, direkt im Anschluss an das Gespräch. Das vollständige Protokoll bleibt als Nachweis erhalten, ist aber nicht mehr die einzige Quelle, aus der die Arbeit hervorgehen muss.
- Microsoft Graph API
- Google Workspace APIs
- REST API
- Azure AI Speech
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
