Ausgangslage
Schulung & Teilnahmenachweise
Teilnahmenachweise aus bestätigten Schulungslisten erstellen
Eine vom Schulungsverantwortlichen bestätigte Teilnehmerliste wird in einzelne Teilnahmebelege aus der freigegebenen Vorlage überführt. Fehlende Angaben bleiben zur Klärung offen; Dokument, Listenstand und Versand sind zugeordnet, ohne aus der Anwesenheit einen Lernerfolg oder eine Qualifikation abzuleiten.
Prozessarchitektur
Von bestätigter Anwesenheit zum zugeordneten Teilnahmebeleg.
Der Ablauf beginnt erst nach Abschluss einer Veranstaltung mit einem freigegebenen Listenstand. Er prüft Person, Veranstaltung und bestätigte Teilnahme, erstellt den Beleg und hält dessen Versand getrennt fest. Eine bloße Anmeldung reicht nicht aus; fehlende oder widersprüchliche Angaben gehen an die Schulungsorganisation.
01Input
Liste & Vorlage
Ein freigegebener Schulungsstand wird übernommen und mit Veranstaltungsdaten sowie gültiger Dokumentvorlage ergänzt.
2 Schritte
02Process
Prüfung & Erstellung
Bestätigte Teilnahmen werden einzeln geprüft, offene Angaben geklärt und Belege mit eindeutiger Zuordnung erstellt.
5 Schritte
03Output
Beleg & Versandstand
Dokumente werden einzeln bereitgestellt und versendet; Quellenstand, Entscheidung und Versandstatus bleiben nachvollziehbar.
4 Schritte
Quelle01Listenstand übernehmen
Google Sheets API liest abgeschlossene Schulungen mit ausdrücklich freigegebenem Anwesenheitsstand. Veranstaltungskennung, Person und Listenversion bilden den Schlüssel für jeden Teilnahmevorgang.Details
Listenstand übernehmen
Google Sheets API liest abgeschlossene Schulungen mit ausdrücklich freigegebenem Anwesenheitsstand. Veranstaltungskennung, Person und Listenversion bilden den Schlüssel für jeden Teilnahmevorgang.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Veranstaltung ergänzen
Daten02Veranstaltung ergänzen
Google Drive API lädt die freigegebene Vorlage; Google Sheets API ergänzt Titel, Termin und bestätigten Teilnahmeumfang. Die Versionen werden gespeichert, bevor ein Dokument entsteht.Details
Veranstaltung ergänzen
Google Drive API lädt die freigegebene Vorlage; Google Sheets API ergänzt Titel, Termin und bestätigten Teilnahmeumfang. Die Versionen werden gespeichert, bevor ein Dokument entsteht.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Teilnahmedaten aufbereiten
Aktion03Teilnahmedaten aufbereiten
Google Apps Script ordnet jeder bestätigten Person die benötigten Felder und den vorgesehenen Empfänger zu. Namensähnlichkeit allein führt weder zum Zusammenführen noch zum Ersetzen einer Person.Details
Teilnahmedaten aufbereiten
Google Apps Script ordnet jeder bestätigten Person die benötigten Felder und den vorgesehenen Empfänger zu. Namensähnlichkeit allein führt weder zum Zusammenführen noch zum Ersetzen einer Person.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Teilnahmegrundlage prüfen
Entscheidung04Teilnahmegrundlage prüfen
Eindeutige Person, abgeschlossene Veranstaltung, Freigabe und erforderliche Angaben müssen zusammenpassen. Eine Anmeldung oder ein nicht bestätigter Listenplatz erzeugt keinen Teilnahmebeleg.Details
Teilnahmegrundlage prüfen
Eindeutige Person, abgeschlossene Veranstaltung, Freigabe und erforderliche Angaben müssen zusammenpassen. Eine Anmeldung oder ein nicht bestätigter Listenplatz erzeugt keinen Teilnahmebeleg.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Teilnahmebeleg erstellenTeilnahme bestätigt
- Offene Angaben klärenAngaben unklar
Freigabe05Offene Angaben klären
Google Chat API legt unklare Namen, fehlende Kontakte und widersprüchliche Anwesenheit der Schulungsorganisation vor. Nur ausdrücklich korrigierte und bestätigte Daten durchlaufen die Prüfung erneut.Details
Offene Angaben klären
Google Chat API legt unklare Namen, fehlende Kontakte und widersprüchliche Anwesenheit der Schulungsorganisation vor. Nur ausdrücklich korrigierte und bestätigte Daten durchlaufen die Prüfung erneut.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Teilnahmegrundlage prüfenErneut prüfen
- Teilnahmefall zurückstellenWeiterhin offen
Aktion06Teilnahmebeleg erstellen
Google Docs API befüllt die freigegebene Vorlage mit bestätigten Angaben. Der Text bescheinigt nur den dokumentierten Teilnahmeumfang; Prüfungsleistungen oder Qualifikationen werden nicht ergänzt.Details
Teilnahmebeleg erstellen
Google Docs API befüllt die freigegebene Vorlage mit bestätigten Angaben. Der Text bescheinigt nur den dokumentierten Teilnahmeumfang; Prüfungsleistungen oder Qualifikationen werden nicht ergänzt.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Dokument exportieren
System07Dokument exportieren
Google Drive API exportiert den Beleg als PDF in den berechtigten Veranstaltungsordner. Google Apps Script prüft Dokumentkennung und Zuordnung vor der Versandübergabe.Details
Dokument exportieren
Google Drive API exportiert den Beleg als PDF in den berechtigten Veranstaltungsordner. Google Apps Script prüft Dokumentkennung und Zuordnung vor der Versandübergabe.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Beleg bereitstellen
Ergebnis08Beleg bereitstellen
Die Schulungsorganisation erhält einen Teilnahmebeleg mit Personen- und Veranstaltungsbezug. Gemeinsame Teilnehmerlisten werden nicht als Anhang an einzelne Personen weitergegeben.Details
Beleg bereitstellen
Die Schulungsorganisation erhält einen Teilnahmebeleg mit Personen- und Veranstaltungsbezug. Gemeinsame Teilnehmerlisten werden nicht als Anhang an einzelne Personen weitergegeben.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Beleg einzeln versenden
Ergebnis09Beleg einzeln versenden
Gmail API sendet den passenden Beleg an den geprüften Empfänger. Der Status dokumentiert die Annahme des Versandauftrags, nicht Zustellung oder Lesen; unklare Versandantworten werden vor Wiederholung geprüft.Details
Beleg einzeln versenden
Gmail API sendet den passenden Beleg an den geprüften Empfänger. Der Status dokumentiert die Annahme des Versandauftrags, nicht Zustellung oder Lesen; unklare Versandantworten werden vor Wiederholung geprüft.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Nachweis fortschreiben
Ergebnis10Nachweis fortschreiben
Google Sheets API hält Dokumentlink, Listenstand, fachliche Entscheidung und Versandkennung fest. Erstellte und versendete Belege sowie zurückgestellte Fälle bleiben getrennt erkennbar.Details
Nachweis fortschreiben
Google Sheets API hält Dokumentlink, Listenstand, fachliche Entscheidung und Versandkennung fest. Erstellte und versendete Belege sowie zurückgestellte Fälle bleiben getrennt erkennbar.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis11Teilnahmefall zurückstellen
Ein nicht geklärter Datensatz bleibt mit zuständiger Person und offener Frage zurückgestellt. Es wird kein Beleg als erstellt gemeldet und kein Teilnahmeumfang aus einer Vermutung übernommen.Details
Teilnahmefall zurückstellen
Ein nicht geklärter Datensatz bleibt mit zuständiger Person und offener Frage zurückgestellt. Es wird kein Beleg als erstellt gemeldet und kein Teilnahmeumfang aus einer Vermutung übernommen.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Nachweis fortschreiben
Systemlandschaft
Google Workspace verbindet Schulungsliste und Nachweis.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Google Sheets API
Liest bestätigte Anwesenheitsstände und hält Dokument-, Entscheidungs- und Versandstatus pro Teilnahme fest.
- Genutzte Schnittstellen
Google Docs API
Befüllt die freigegebene Teilnahmevorlage ohne zusätzliche Leistungs- oder Qualifikationsaussagen.
- Genutzte Schnittstellen
Google Drive API
Lädt Vorlagen und exportiert die zugeordneten Dokumente in eine zugriffsgeschützte Veranstaltungsablage.
- Genutzte Schnittstellen
Gmail API
Übernimmt den Versand des jeweils zugehörigen Belegs an den geprüften Einzeladressaten.
- Genutzte Schnittstellen
Google Chat API
Legt fehlende oder widersprüchliche Angaben der zuständigen Schulungsorganisation vor.
- Genutzte Schnittstellen
Google Apps Script
Steuert Aufbereitung, Zuordnungsprüfung und kontrollierte Wiederaufnahme des begrenzten Schulungslaufs.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Sheets
Schulungsverantwortliche bestätigen den Listenstand und sehen den Bearbeitungsstatus jeder Person.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Docs
Die Organisation pflegt die freigegebene Teilnahmevorlage und kontrolliert deren Dokumentinhalt.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Drive
Berechtigte Rollen finden die erstellten Belege innerhalb der vereinbarten Aufbewahrungszeit.
- Mögliche Apps & Plattformen
Gmail
Das festgelegte Versandpostfach enthält die einzeln versendeten Belege und mögliche Rückmeldungen.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Chat
Die Schulungsorganisation klärt Ausnahmen am jeweiligen Veranstaltungsvorgang.
Umsetzung im Kontext
Ein Teilnahmebeleg bleibt an seine bestätigte Grundlage gebunden.
Dieser Anwendungsfall beginnt nach einer abgeschlossenen Schulung und nicht bei Terminbuchung, Bewerbung oder Personal-Onboarding. Eine Anmeldung allein bestätigt keine Anwesenheit. Der Beleg beschreibt nur die von den Verantwortlichen bestätigte Teilnahme; Lernerfolg, Prüfungsergebnis, Fachkunde oder eine formale Anerkennung werden daraus nicht abgeleitet.
Veranstaltungskennung, Person, bestätigter Umfang, Freigabe und Listenstand müssen eindeutig sein. Unvollständige Kontakte oder widersprüchliche Anwesenheitsangaben werden vor Erstellung und Versand an die Schulungsorganisation gegeben. Betrifft eine Korrektur bereits erstellte Belege, entscheidet die verantwortliche Rolle über eine neue Version; alte Dokumente werden nicht still überschrieben.
Namen, Kontaktdaten und Schulungsteilnahmen sind personenbezogene Angaben. Ablage- und Listenrechte werden rollenbezogen begrenzt, notwendige Felder sowie Aufbewahrung abgestimmt und jeder Beleg einzeln adressiert. Der Ablauf arbeitet mit festen Vorlagen und bestätigten Daten; ein Sprachmodell muss weder Anwesenheit schätzen noch persönliche Leistungsinformationen erzeugen.
Der Lauf ist für begrenzte Schulungsgruppen ausgelegt und wird bei Mengen- oder Laufzeitgrenzen in kontrollierte Abschnitte geteilt. Personen- und Veranstaltungsreferenz verhindern doppelte Erstellung; Datenänderungen erfordern einen erneuten Vergleich. Ein erfolgreicher Gmail-Aufruf belegt nur die Versandannahme, während Fehler und unklare Antworten getrennt bleiben und vor einem erneuten Versand überprüft werden.
Zielbild
Jeder Beleg entsteht aus einer ausdrücklich bestätigten Teilnahme und einer freigegebenen Vorlage. Offene Angaben werden geklärt; Dokument, Quellenversion und Versandstatus sind pro Person getrennt nachvollziehbar.
Erwarteter Nutzen
- Bestätigte Teilnahmen werden ohne erneutes Übertragen derselben Angaben in einzelne Belege überführt.
- Fehlende oder widersprüchliche Daten bleiben sichtbar, statt einen scheinbar vollständigen Nachweis zu erzeugen.
- Jeder Teilnahmebeleg hat einen nachvollziehbaren Personen-, Veranstaltungs- und Versionsbezug.
- Die Organisation unterscheidet klar zwischen Erstellung, Versandannahme und offenen Fehlerfällen.
- Einzelversand verhindert, dass eine gemeinsame Teilnehmerliste zusammen mit einem persönlichen Beleg verschickt wird.
Voraussetzungen für den Start
- 01Eine verantwortliche Rolle bestätigt die tatsächliche Teilnahme und den Umfang nach Abschluss der Veranstaltung.
- 02Die Schulungsliste enthält eindeutige Personen- und Veranstaltungskennungen, Version und geprüfte Empfängeradresse.
- 03Eine freigegebene Vorlage begrenzt die Aussage ausdrücklich auf Teilnahme und ergänzt keine Qualifikation.
- 04Google-Workspace-Zugriffe und ein festgelegtes Versandpostfach sind mit den benötigten eingegrenzten Rechten eingerichtet.
- 05Rollenbezogene Ablage, Datenverarbeitung und Aufbewahrungsregeln sind mit dem Betrieb abgestimmt.
- 06Tests decken doppelte Listen, Namenskorrekturen, fehlende Teilnahmebestätigung und unklare Versandantworten ab.
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
Finanzen & Belege
Reisekosten aus Belegen automatisch abrechnen
Jedes Belegfoto aus Microsoft Outlook, Gmail oder dem Fachpostfach wird ausgelesen, gegen die Reiserichtlinie geprüft und als Erstattungsantrag im führenden System vorgelegt. Nur unleserliche Aufnahmen und Beträge außerhalb der vereinbarten Grenzen gehen an den Menschen; alles andere ist am selben Tag entscheidungsreif.
Jeder Beleg hat einen Halter, eine Kostenstelle und einen nachvollziehbaren Stand. Innerhalb der Richtlinie entsteht der Antrag ohne manuelles Abtippen. Abweichungen liegen mit Belegbild und Regelverweis bei der Person, die entscheiden darf.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
Verträge & Compliance
Eingehende Verträge automatisch prüfen und freigeben
Jeder eingehende Vertrag wird gegen das Playbook des Betriebs gelesen und als Prüfbericht mit Abweichungen vorgelegt. Nur Klauseln außerhalb der vereinbarten Regeln gehen an Recht oder Leitung; alles andere erhält am selben Tag eine nachvollziehbare Entscheidung und liegt im Register.
Jeder eingehende Vertrag führt am selben Tag zu einem Prüfbericht mit Haltung je Klausel. Recht oder Leitung entscheidet nur dort, wo das Playbook verlassen wird, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit Grundlage, Person und Zeitpunkt am Vorgang. Fristen liegen im Register, nicht in einzelnen Postfächern.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- SharePoint / Google Drive / DMS-API
IT-Onboarding
Neue Mitarbeitende technisch ausstatten und Zugänge einrichten
Sobald Rolle und Starttermin einer neuen Person feststehen, werden benötigte Geräte, Softwarekonten und Zugriffsrechte automatisch abgeleitet und rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag eingerichtet. Die IT-Abteilung entscheidet nur noch über Sonderausstattung, statt jeden Zugang einzeln von Hand anzulegen.
Sobald Rolle und Starttermin feststehen, werden Konten, Zugriffsrechte und Geräte automatisch aus einer hinterlegten Vorlage abgeleitet und rechtzeitig eingerichtet. Die IT-Abteilung befasst sich nur noch mit echten Abweichungen von der Standardausstattung, nicht mit jedem einzelnen Konto.
- Microsoft Graph API
- Google Workspace Admin SDK
- REST API
- SCIM-Protokoll
Buchhaltung & Rechnungen
E-Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Jede freigegebene Ausgangsrechnung wird als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, auf ihre Pflichtangaben geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Nur Rechnungen mit unvollständigen oder widersprüchlichen Angaben gehen vorher an die Buchhaltung, alles andere verlässt das Haus im selben Lauf.
Jede freigegebene Rechnung wird im selben Lauf als konforme E-Rechnung erzeugt, geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Die Buchhaltung korrigiert nur unvollständige oder widersprüchliche Angaben, und jede versendete Fassung ist mit ihrem Versandnachweis revisionssicher abgelegt.
- REST API
- ZUGFeRD und XRechnung
- Microsoft Graph API
- Gmail API
Personal & Onboarding
Bewerbungen aufnehmen und Onboarding vorbereiten
Jede Bewerbung wird am Tag des Eingangs erfasst, mit dem Stellenprofil abgeglichen und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage entstehen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, statt aus einer Kette von Zurufen.
Jede Bewerbung ist am Tag des Eingangs erfasst, vollständig geprüft und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage laufen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, und jede Entscheidung ist mit Begründung und Frist nachvollziehbar.
- Microsoft Graph API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
- Azure OpenAI Service
Vertrieb & Angebote
Offene Angebote automatisch nachfassen
Jedes Angebot, auf das keine Antwort kommt, wird automatisch nachgefasst – im vereinbarten Abstand und in derselben Unterhaltung wie das Angebot selbst. Der Ablauf setzt auf der vorhandenen Umgebung auf, ob Microsoft 365, Google Workspace oder eigenes ERP, und der Vertrieb entscheidet nur die Ausnahmen.
Jedes offene Angebot hat einen definierten Nachfass-Weg, der ohne Erinnerung eines Menschen funktioniert. Der Vertrieb sieht, welche Angebote noch leben, und wird nur dort gebraucht, wo eine Entscheidung ansteht. Am Ende steht zu jedem Angebot eine nachvollziehbare Reihe von Versuchen statt einer Vermutung.
- Microsoft Graph API
- Microsoft Dynamics 365 Sales API
- Gmail API
- Google Sheets API
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
