Ausgangslage
IT-Onboarding
Neue Mitarbeitende technisch ausstatten und Zugänge einrichten
Sobald Rolle und Starttermin einer neuen Person feststehen, werden benötigte Geräte, Softwarekonten und Zugriffsrechte automatisch abgeleitet und rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag eingerichtet. Die IT-Abteilung entscheidet nur noch über Sonderausstattung, statt jeden Zugang einzeln von Hand anzulegen.
Prozessarchitektur
Von der Rolle zum fertig eingerichteten Arbeitsplatz.
Der Ablauf nimmt die Personalstammdaten einer neu eingestellten Person, leitet aus Rolle und Abteilung die benötigte Standardausstattung ab und legt Geräte, Konten und Zugriffsrechte rechtzeitig vor dem Starttermin an. Abweichungen von der Standardausstattung gehen an die IT-Abteilung zur Prüfung, der Regelfall läuft ohne manuelles Anlegen jedes einzelnen Zugangs durch.
01Input
Offene Angebote und ihr Kontext kommen zusammen.
Der Ablauf beginnt nicht mit einer Nachricht, sondern mit einer Stille: ein Angebot, auf das seit Tagen keine Antwort kam. Aus dem führenden System kommen Angebot, Frist und Ansprechpartner, dazu die bisherige Korrespondenz zum Vorgang.
2 Schritte
02Process
Aus dem Stand des Vorgangs entsteht die passende Nachricht.
Der Entwurf wird aus dem Angebot selbst abgeleitet, nicht aus einer Vorlage mit Platzhaltern. Anschließend prüfen die Regeln, ob überhaupt nachgefasst werden darf; alles, was aus dem Rahmen fällt, geht an den Vertrieb.
4 Schritte
03Output
Die Nachricht geht raus, der Vorgang bleibt nachvollziehbar.
Das Nachfassen liegt in derselben Unterhaltung wie das Angebot, der Vertrieb sieht den Stand ohne Nachfrage, und jeder Versuch ist am Vorgang dokumentiert.
3 Schritte
Quelle01Neue Personalstammdaten übernehmen
Rolle, Abteilung, Standort und Starttermin einer neu eingestellten Person werden aus dem Personalsystem übernommen, sobald der Vertrag unterschrieben ist – über Microsoft Entra ID, Google Workspace Admin oder ein eigenes Identitätsmanagementsystem, je nach Umgebung.Details
Neue Personalstammdaten übernehmen
Rolle, Abteilung, Standort und Starttermin einer neu eingestellten Person werden aus dem Personalsystem übernommen, sobald der Vertrag unterschrieben ist – über Microsoft Entra ID, Google Workspace Admin oder ein eigenes Identitätsmanagementsystem, je nach Umgebung.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Standardausstattung ableiten
Daten02Standardausstattung ableiten
Aus Rolle und Abteilung wird anhand einer hinterlegten Vorlage abgeleitet, welche Geräte, Softwarekonten und Zugriffsrechte die Person standardmäßig benötigt.Details
Standardausstattung ableiten
Aus Rolle und Abteilung wird anhand einer hinterlegten Vorlage abgeleitet, welche Geräte, Softwarekonten und Zugriffsrechte die Person standardmäßig benötigt.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Konten und Zugänge anlegen
Aktion03Konten und Zugänge anlegen
Benutzerkonto, E-Mail-Postfach und die in der Vorlage vorgesehenen Softwarekonten werden automatisch angelegt, mit den passenden Berechtigungsgruppen.Details
Konten und Zugänge anlegen
Benutzerkonto, E-Mail-Postfach und die in der Vorlage vorgesehenen Softwarekonten werden automatisch angelegt, mit den passenden Berechtigungsgruppen.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Abweichung prüfen
Entscheidung04Abweichung prüfen
Weicht die angeforderte Ausstattung von der Standardvorlage ab, etwa durch ein Zusatzsystem oder erweiterte Rechte, gilt der Fall als klärungsbedürftig.Details
Abweichung prüfen
Weicht die angeforderte Ausstattung von der Standardvorlage ab, etwa durch ein Zusatzsystem oder erweiterte Rechte, gilt der Fall als klärungsbedürftig.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Gerätebestellung auslösenRegelfall
- Sonderausstattung freigebenAusnahme
Freigabe05Sonderausstattung freigeben
Bei einer Abweichung prüft die IT-Abteilung die Anfrage und gibt die zusätzliche Ausstattung frei oder lehnt sie mit Begründung ab.Details
Sonderausstattung freigeben
Bei einer Abweichung prüft die IT-Abteilung die Anfrage und gibt die zusätzliche Ausstattung frei oder lehnt sie mit Begründung ab.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Gerätebestellung auslösennach Freigabe
System06Gerätebestellung auslösen
Für die neue Person werden die vorgesehenen Geräte aus dem Gerätebestand reserviert oder zur Beschaffung angestoßen, rechtzeitig vor dem Starttermin.Details
Gerätebestellung auslösen
Für die neue Person werden die vorgesehenen Geräte aus dem Gerätebestand reserviert oder zur Beschaffung angestoßen, rechtzeitig vor dem Starttermin.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Zugänge aktivieren
- Verantwortliche informieren
Ergebnis07Zugänge aktivieren
Alle Konten und Zugriffsrechte werden zum Starttermin automatisch aktiviert, nicht früher und nicht später.Details
Zugänge aktivieren
Alle Konten und Zugriffsrechte werden zum Starttermin automatisch aktiviert, nicht früher und nicht später.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Ausstattung protokollieren
Ergebnis08Verantwortliche informieren
Vorgesetzte und IT-Abteilung erhalten eine Bestätigung, dass Ausstattung und Zugänge für den Starttermin bereitstehen, samt Übersicht der Geräteübergabe.Details
Verantwortliche informieren
Vorgesetzte und IT-Abteilung erhalten eine Bestätigung, dass Ausstattung und Zugänge für den Starttermin bereitstehen, samt Übersicht der Geräteübergabe.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis09Ausstattung protokollieren
Jedes angelegte Konto, jedes zugewiesene Gerät und jede Freigabe wird mit Zeitpunkt dokumentiert, als Grundlage für die spätere Rückgabe oder Anpassung.Details
Ausstattung protokollieren
Jedes angelegte Konto, jedes zugewiesene Gerät und jede Freigabe wird mit Zeitpunkt dokumentiert, als Grundlage für die spätere Rückgabe oder Anpassung.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Derselbe Ablauf in drei Umgebungen.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Google Workspace Admin SDK
Google-Umgebung: legt Benutzerkonten in der Google Workspace Admin-Konsole an und weist Gruppen zu.
- Genutzte Schnittstellen
REST API
Individuelle Umgebung: verbindet das eigene Identitätsmanagementsystem mit dem Personalsystem und dem Gerätemanagement.
- Genutzte Schnittstellen
SCIM-Protokoll
Legt Konten in angebundenen Fachanwendungen automatisch nach demselben Standard an, unabhängig von der gewählten Umgebung.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Intune
Microsoft-Umgebung: konfiguriert und verwaltet die zugewiesenen Geräte zentral.
- Genutzte Schnittstellen
Google Endpoint Management
Google-Umgebung: konfiguriert und verwaltet die zugewiesenen Geräte zentral.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Entra ID und Microsoft Intune
Kontoanlage, Rechtevergabe und Geräteverwaltung in der Microsoft-Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Workspace Admin-Konsole
Kontoanlage und Rechtevergabe in der Google-Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Identitätsmanagementsystem
Führendes System für Konten und Rechte in der individuellen Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Gerätemanagement-Software
Verwaltung und Zuweisung von Geräten in der individuellen Umgebung.
Umsetzung im Kontext
Was der Ablauf leistet und was er bewusst nicht entscheidet.
Der Ablauf legt Konten und Zugänge nach einer festen Vorlage an, er entscheidet nicht über neue Zugriffsrechte außerhalb dieser Vorlage. Jede Abweichung – ein zusätzliches System, erweiterte Berechtigungen – geht an die IT-Abteilung zur bewussten Freigabe.
Die Umgebung bestimmt nur die Werkzeuge, nicht den Prozess. In einer Microsoft-365-Umgebung laufen Kontoanlage und Geräteverwaltung über Microsoft Entra ID und Intune, in einer Google-Workspace-Umgebung über die Google Workspace Admin-Konsole, in einer selbst betriebenen Umgebung über ein eigenes Identitätsmanagementsystem. Welche Variante passt, richtet sich danach, wo der Betrieb seine Benutzerverwaltung schon heute führt.
Zugänge werden bewusst erst zum Starttermin aktiviert, nicht früher. So besteht kein Zeitraum, in dem ein Konto bereits nutzbar ist, obwohl die Person das Unternehmen noch nicht offiziell begonnen hat.
Jede Kontoanlage, jede Geräteausgabe und jede Freigabe wird protokolliert. Das erleichtert nicht nur die Nachvollziehbarkeit, sondern auch die spätere Rückgabe oder Anpassung der Ausstattung, etwa bei einem Rollenwechsel.
Zielbild
Sobald Rolle und Starttermin feststehen, werden Konten, Zugriffsrechte und Geräte automatisch aus einer hinterlegten Vorlage abgeleitet und rechtzeitig eingerichtet. Die IT-Abteilung befasst sich nur noch mit echten Abweichungen von der Standardausstattung, nicht mit jedem einzelnen Konto.
Erwarteter Nutzen
- Konten und Zugänge stehen automatisch zum Starttermin bereit, nicht erst nach tagelanger E-Mail-Abstimmung.
- Die IT-Abteilung befasst sich nur mit echten Abweichungen von der Standardausstattung.
- Zugänge werden nicht vor dem offiziellen Starttermin aktiv, was ein unnötiges Sicherheitsrisiko vermeidet.
- Vorgesetzte sehen automatisch, dass Ausstattung und Zugänge für den ersten Arbeitstag bereitstehen.
- Jede Kontoanlage und Geräteausgabe bleibt nachvollziehbar dokumentiert, auch für die spätere Rückgabe.
- Der Ablauf passt sich der vorhandenen Umgebung an, statt ein zusätzliches Identitätsmanagement-Tool zur Voraussetzung zu machen.
Voraussetzungen für den Start
- 01Ein Personalsystem, aus dem Rolle, Abteilung und Starttermin einer neuen Person automatisch übernommen werden können.
- 02Eine hinterlegte Vorlage, welche Geräte, Konten und Zugriffsrechte je Rolle oder Abteilung zur Standardausstattung gehören.
- 03Ein Identitäts- oder Benutzerverwaltungssystem, in dem der Ablauf schreibend Konten anlegen darf.
- 04Ein Gerätebestand oder Beschaffungsprozess, an den der Ablauf eine Reservierung oder Bestellung übergeben kann.
- 05Eine Entscheidung über die Umgebung: Microsoft 365, Google Workspace oder eigener Betrieb – und die passenden Zugänge dazu.
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
Finanzen & Belege
Reisekosten aus Belegen automatisch abrechnen
Jedes Belegfoto aus Microsoft Outlook, Gmail oder dem Fachpostfach wird ausgelesen, gegen die Reiserichtlinie geprüft und als Erstattungsantrag im führenden System vorgelegt. Nur unleserliche Aufnahmen und Beträge außerhalb der vereinbarten Grenzen gehen an den Menschen; alles andere ist am selben Tag entscheidungsreif.
Jeder Beleg hat einen Halter, eine Kostenstelle und einen nachvollziehbaren Stand. Innerhalb der Richtlinie entsteht der Antrag ohne manuelles Abtippen. Abweichungen liegen mit Belegbild und Regelverweis bei der Person, die entscheiden darf.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
Verträge & Compliance
Eingehende Verträge automatisch prüfen und freigeben
Jeder eingehende Vertrag wird gegen das Playbook des Betriebs gelesen und als Prüfbericht mit Abweichungen vorgelegt. Nur Klauseln außerhalb der vereinbarten Regeln gehen an Recht oder Leitung; alles andere erhält am selben Tag eine nachvollziehbare Entscheidung und liegt im Register.
Jeder eingehende Vertrag führt am selben Tag zu einem Prüfbericht mit Haltung je Klausel. Recht oder Leitung entscheidet nur dort, wo das Playbook verlassen wird, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit Grundlage, Person und Zeitpunkt am Vorgang. Fristen liegen im Register, nicht in einzelnen Postfächern.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- SharePoint / Google Drive / DMS-API
Personal & Onboarding
Bewerbungen aufnehmen und Onboarding vorbereiten
Jede Bewerbung wird am Tag des Eingangs erfasst, mit dem Stellenprofil abgeglichen und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage entstehen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, statt aus einer Kette von Zurufen.
Jede Bewerbung ist am Tag des Eingangs erfasst, vollständig geprüft und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage laufen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, und jede Entscheidung ist mit Begründung und Frist nachvollziehbar.
- Microsoft Graph API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
- Azure OpenAI Service
Buchhaltung & Rechnungen
E-Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Jede freigegebene Ausgangsrechnung wird als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, auf ihre Pflichtangaben geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Nur Rechnungen mit unvollständigen oder widersprüchlichen Angaben gehen vorher an die Buchhaltung, alles andere verlässt das Haus im selben Lauf.
Jede freigegebene Rechnung wird im selben Lauf als konforme E-Rechnung erzeugt, geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Die Buchhaltung korrigiert nur unvollständige oder widersprüchliche Angaben, und jede versendete Fassung ist mit ihrem Versandnachweis revisionssicher abgelegt.
- REST API
- ZUGFeRD und XRechnung
- Microsoft Graph API
- Gmail API
Termine & Einsatzplanung
Terminanfragen automatisch in den Kalender legen
Jede Terminanfrage aus Sammelpostfach, Formular oder Chat wird gegen Öffnungszeiten, Dauer und freie Fenster in Microsoft Outlook, Google Calendar oder dem Fachsystem geprüft und als verbindlicher Termin gebucht. Nur Anfragen ohne eindeutige Lücke gehen an die Disposition; die Bestätigung läuft im selben Vorgang.
Jede Terminanfrage führt zu einem geprüften Kalendereintrag oder zu einer begründeten Rückmeldung noch im selben Vorgang. Die Disposition entscheidet nur dort, wo kein eindeutiges Fenster vorliegt. Microsoft Outlook, Google Calendar oder das Fachsystem bleiben das führende System; Nexaluna verbindet sie und ersetzt sie nicht.
- Microsoft Graph API
- Google Calendar API
- REST API
- Webhook
Verträge & Fristen
Vertragsfristen und Kündigungstermine automatisch überwachen
Jeder laufende Vertrag bekommt seine Kündigungsfrist automatisch berechnet und meldet sich rechtzeitig vor dem entscheidenden Termin – in der vorhandenen Umgebung, ob Microsoft 365, Google Workspace oder eigenes System. Verantwortliche entscheiden nur noch, ob verlängert, verhandelt oder gekündigt wird.
Jeder Vertrag hat einen berechneten Kündigungstermin und eine Vorlaufzeit, in der eine Entscheidung getroffen werden kann. Die zuständige Person wird rechtzeitig informiert, nicht erst wenn die Frist schon knapp ist, und trifft die Entscheidung selbst. Am Ende steht zu jedem Vertrag nachvollziehbar, wann und wie entschieden wurde.
- Microsoft Graph API
- Azure AI Document Intelligence
- Google Drive API
- Google Sheets API
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
