Ausgangslage
Termine & Einsatzplanung
Terminanfragen automatisch in den Kalender legen
Jede Terminanfrage aus Sammelpostfach, Formular oder Chat wird gegen Öffnungszeiten, Dauer und freie Fenster in Microsoft Outlook, Google Calendar oder dem Fachsystem geprüft und als verbindlicher Termin gebucht. Nur Anfragen ohne eindeutige Lücke gehen an die Disposition; die Bestätigung läuft im selben Vorgang.
Prozessarchitektur
Von der Terminanfrage zum verbindlichen Kalendereintrag.
Die Kette verbindet den Eingangskanal mit dem Kalender, der die Einsatzplanung des Betriebs bereits trägt. Entschieden wird nach Öffnungszeiten, Dauer, Qualifikation und Reisezeit; alles ohne eindeutiges Fenster geht als Vorlage an die Disposition und kehrt nach der Wahl in denselben Ablauf zurück.
01Input
Anfrage & Bestand
Die Terminanfrage wird übernommen und um Kundenstamm, Leistungskatalog und die bereits belegten Kalenderfenster ergänzt.
2 Schritte
02Process
Prüfung & Buchung
Wunschfenster und Leistung werden ausgelesen, gegen freie Slots geprüft und entweder gebucht oder der Disposition vorgelegt.
5 Schritte
03Output
Bestätigung & Nachweis
Der Anfragende erhält die Bestätigung, die zuständige Person den Eintrag, und der Vorgang bleibt mit Entscheidungsgrundlage dokumentiert.
3 Schritte
Quelle01Anfrage übernehmen
Die Anfrage kommt über den Webhook aus Formular oder Chat oder über Microsoft Graph API aus dem Sammelpostfach. Absender, Text und Wunschdatum werden übernommen, ohne dass der Kanal für den Anfragenden wechselt.Details
Anfrage übernehmen
Die Anfrage kommt über den Webhook aus Formular oder Chat oder über Microsoft Graph API aus dem Sammelpostfach. Absender, Text und Wunschdatum werden übernommen, ohne dass der Kanal für den Anfragenden wechselt.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Kalender und Stamm laden
Daten02Kalender und Stamm laden
Über die REST API kommen Kundenstamm, Leistungskatalog mit Dauer und Qualifikation sowie offene Einsätze. Microsoft Graph API und Google Calendar API liefern die belegten Fenster der zuständigen Kalender.Details
Kalender und Stamm laden
Über die REST API kommen Kundenstamm, Leistungskatalog mit Dauer und Qualifikation sowie offene Einsätze. Microsoft Graph API und Google Calendar API liefern die belegten Fenster der zuständigen Kalender.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Wunschfenster auslesen
Aktion03Wunschfenster auslesen
Die Nexaluna Agent API liest Leistungsart, Wunschfenster, Ort und Kontaktdaten aus Freitext oder Formularfeldern. Unvollständige Angaben bleiben als Lücken markiert und wandern mit in die Prüfung.Details
Wunschfenster auslesen
Die Nexaluna Agent API liest Leistungsart, Wunschfenster, Ort und Kontaktdaten aus Freitext oder Formularfeldern. Unvollständige Angaben bleiben als Lücken markiert und wandern mit in die Prüfung.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Verfügbarkeit prüfen
Aktion04Verfügbarkeit prüfen
Freie Fenster werden gegen Öffnungszeiten, Dauer, Reisezeit und Qualifikation gelegt. Microsoft Graph API prüft Outlook-Kalender, Google Calendar API die Google-Kalender, die REST API die Einsatzplanung im Fachsystem.Details
Verfügbarkeit prüfen
Freie Fenster werden gegen Öffnungszeiten, Dauer, Reisezeit und Qualifikation gelegt. Microsoft Graph API prüft Outlook-Kalender, Google Calendar API die Google-Kalender, die REST API die Einsatzplanung im Fachsystem.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Fenster entscheiden
Entscheidung05Fenster entscheiden
Ein eindeutiges Fenster im Wunschzeitraum gilt als treffend. Mehrere gleichwertige Lücken, kein Treffer oder eine Sonderregel für Bestandskunden kippen den Fall in die Freigabe der Disposition.Details
Fenster entscheiden
Ein eindeutiges Fenster im Wunschzeitraum gilt als treffend. Mehrere gleichwertige Lücken, kein Treffer oder eine Sonderregel für Bestandskunden kippen den Fall in die Freigabe der Disposition.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Termin buchenFenster gefunden
- Alternative freigebenFreigabe nötig
Freigabe06Alternative freigeben
Die Disposition erhält den Fall als Microsoft Teams Adaptive Cards oder in Google Chat, sieht die vorgeschlagenen Fenster und wählt, verschiebt oder lehnt ab. Die Entscheidung kehrt mit Begründung in die Kette zurück.Details
Alternative freigeben
Die Disposition erhält den Fall als Microsoft Teams Adaptive Cards oder in Google Chat, sieht die vorgeschlagenen Fenster und wählt, verschiebt oder lehnt ab. Die Entscheidung kehrt mit Begründung in die Kette zurück.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Termin buchenNach Freigabe
- Bestätigung sendenKein Termin
System07Termin buchen
Der Termin wird mit einem Wiederholschlüssel in Microsoft Outlook, Google Calendar oder über die REST API im Fachsystem angelegt. Ein zweiter Lauf desselben Vorgangs erzeugt keinen zweiten Eintrag.Details
Termin buchen
Der Termin wird mit einem Wiederholschlüssel in Microsoft Outlook, Google Calendar oder über die REST API im Fachsystem angelegt. Ein zweiter Lauf desselben Vorgangs erzeugt keinen zweiten Eintrag.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Bestätigung senden
Ergebnis08Bestätigung senden
Die Rückmeldung geht über Microsoft Graph API in denselben Outlook-Faden oder über den Webhook zurück an Formular, Chat und Gmail. Gebuchter Slot und Absage mit Alternativangebot nutzen denselben Weg.Details
Bestätigung senden
Die Rückmeldung geht über Microsoft Graph API in denselben Outlook-Faden oder über den Webhook zurück an Formular, Chat und Gmail. Gebuchter Slot und Absage mit Alternativangebot nutzen denselben Weg.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Einsatz informieren
- Nachweis ablegen
Ergebnis09Einsatz informieren
Die zuständige Person erhält den Eintrag in ihrem Kalender und eine kurze Meldung in Microsoft Teams oder Google Chat, inklusive Ort, Leistung und Fahrzeit. Bleibt der Slot leer, sieht die Disposition den Stand.Details
Einsatz informieren
Die zuständige Person erhält den Eintrag in ihrem Kalender und eine kurze Meldung in Microsoft Teams oder Google Chat, inklusive Ort, Leistung und Fahrzeit. Bleibt der Slot leer, sieht die Disposition den Stand.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis10Nachweis ablegen
Vorgang, Entscheidungsgrundlage und Buchungsantwort werden abgelegt. Personenbezogene Daten bleiben in der Umgebung des Betriebs; das Protokoll nennt, wer auf welcher Regel entschieden hat.Details
Nachweis ablegen
Vorgang, Entscheidungsgrundlage und Buchungsantwort werden abgelegt. Personenbezogene Daten bleiben in der Umgebung des Betriebs; das Protokoll nennt, wer auf welcher Regel entschieden hat.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Schnittstellen und Apps im Zusammenspiel.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Google Calendar API
Prüft Verfügbarkeit in Google-Kalendern und bucht den Termin dort, wo die Einsatzplanung in Google Workspace geführt wird.
- Genutzte Schnittstellen
REST API
Liest Kundenstamm, Leistungskatalog und offene Einsätze und schreibt den gebuchten Termin in das führende Fachsystem zurück, wiederholbar ohne Doppelbuchung.
- Genutzte Schnittstellen
Webhook
Nimmt Terminanfragen aus Website-Formular und Chat entgegen, sobald sie entstehen, statt das Postfach abzufragen.
- Genutzte Schnittstellen
Nexaluna Agent API
Liest Leistungsart, Wunschfenster, Ort und Kontaktdaten aus Freitext und Formularfeldern und übergibt die Lücken an die Prüfung.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Teams Adaptive Cards
Legt unklare Fenster der Disposition zur Wahl vor, mit Vorschlägen, Reisezeit und Begründung, direkt in der Unterhaltung des Teams.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Outlook
Sammelpostfach und Kalender in Microsoft-365-Umgebungen, unverändert für Anfragende und eingesetzte Personen.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Calendar
Einsatzplanung und freie Fenster in Google-Workspace-Umgebungen, inklusive Einladung an die zuständige Person.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Teams
Arbeitsoberfläche für die Disposition, wenn ein Fenster gewählt, verschoben oder abgelehnt werden muss.
- Mögliche Apps & Plattformen
Gmail
Sammelpostfach in Google-Workspace-Umgebungen; die Nachricht erreicht die Kette über den Webhook und die Bestätigung geht in denselben Faden.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Bookings
Öffentliche Buchungsseite, deren Anfragen denselben Prüf- und Freigabeweg durchlaufen wie Postfach und Formular.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Chat
Freigabe und Status in Google-Workspace-Teams, wenn Microsoft Teams im Betrieb nicht genutzt wird.
Umsetzung im Kontext
Im Alltag belastbar.
Der Ablauf ersetzt keinen Kalender und kein Postfach. Je Betrieb wird der Kalender angebunden, der die Einsatzplanung heute trägt: Microsoft Outlook über Microsoft Graph API, Google Calendar über Google Calendar API oder die Einsatzplanung im Fachsystem über dessen REST API. In gemischten Häusern kann das Büro den Microsoft-365-Kalender führen und die Monteure im Branchensystem disponiert werden. Neu ist nur der Weg dazwischen.
Entschieden wird regelbasiert, wo die Regeln eindeutig sind, und von der Disposition, wo sie es nicht sind. Ein eindeutiges Fenster im Wunschzeitraum wird gebucht. Mehrere gleichwertige Lücken, fehlende Angaben oder eine Sonderregel für Bestandskunden gehen als Vorlage an einen Menschen. Die Grenzen zu Öffnungszeiten, Vorlauf, Dauer und Qualifikation legt der Betrieb selbst fest und kann sie ändern, ohne dass die Kette neu gebaut wird.
Personenbezogene Daten bleiben in der Umgebung des Betriebs. An das Modell gehen Anliegen, Wunschfenster und Ort, nicht der gesamte Kundenbestand. Anhänge und Bestätigungen liegen in Postfach und Kalender; das Protokoll nennt, wer auf welcher Grundlage gebucht oder abgelehnt hat. Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und die Festlegung der Verarbeitungsregion gehören dazu, sobald ein Dienst außerhalb des Betriebs beteiligt ist.
Fällt eine Schnittstelle aus, bleibt die Anfrage in der Warteschlange und wird nachgeholt, statt verloren zu gehen. Abonnements auf Postfach und Kalender laufen nach wenigen Tagen ab und werden erneuert; ein Abgleich holt verpasste Ereignisse nach. Jeder Vorgang trägt einen Wiederholschlüssel, damit ein zweiter Lauf keinen zweiten Termin erzeugt. Wartungsfenster des Fachsystems nimmt dieselbe Warteschlange auf.
Zielbild
Jede Terminanfrage führt zu einem geprüften Kalendereintrag oder zu einer begründeten Rückmeldung noch im selben Vorgang. Die Disposition entscheidet nur dort, wo kein eindeutiges Fenster vorliegt. Microsoft Outlook, Google Calendar oder das Fachsystem bleiben das führende System; Nexaluna verbindet sie und ersetzt sie nicht.
Erwarteter Nutzen
- Terminanfragen erhalten noch im selben Vorgang eine verbindliche Bestätigung oder eine begründete Alternative.
- Die Disposition bearbeitet nur Fälle ohne eindeutiges Fenster, statt jeden Standardslot selbst zu suchen.
- Dauer, Qualifikation und Reisezeit stammen aus dem gepflegten Leistungskatalog, nicht aus der Erinnerung der empfangenden Person.
- Jeder gebuchte und jeder abgelehnte Termin ist mit Regel, Entscheider und Kalenderantwort nachvollziehbar.
- Anfragende schreiben und rufen nicht nach, weil der Stand im selben Kanal zurückkommt, in dem die Anfrage eingegangen ist.
- Der Kalender des Betriebs bleibt die einzige Wahrheit; es entsteht keine parallele Terminliste.
Voraussetzungen für den Start
- 01Ein Zugang zum Kalender, der die Einsatzplanung trägt: Microsoft Graph API, Google Calendar API oder die REST API des Fachsystems, mit einem technischen Benutzer und eingegrenzten Rechten.
- 02Ein Sammelpostfach oder ein Webhook aus Formular und Chat mit klarer Zuständigkeit.
- 03Ein gepflegter Leistungskatalog mit eindeutiger Dauer, benötigter Qualifikation und, wo nötig, hinterlegter Reisezeit.
- 04Eine Entscheidung zu Öffnungszeiten, Vorlauf, Vertretung und dazu, wann ein Bestandskunde abweichend behandelt wird.
- 05Eine benannte Person in der Disposition für Fälle ohne eindeutiges Fenster.
- 06Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und die Festlegung der Verarbeitungsregion, sobald personenbezogene Daten einen Dienstleister erreichen.
Weitere Anwendungsfälle
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Personal & Onboarding
Bewerbungen aufnehmen und Onboarding vorbereiten
Jede Bewerbung wird am Tag des Eingangs erfasst, mit dem Stellenprofil abgeglichen und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage entstehen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, statt aus einer Kette von Zurufen.
Jede Bewerbung ist am Tag des Eingangs erfasst, vollständig geprüft und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage laufen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, und jede Entscheidung ist mit Begründung und Frist nachvollziehbar.
- Microsoft Graph API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
- Azure OpenAI Service
Verträge & Compliance
Eingehende Verträge automatisch prüfen und freigeben
Jeder eingehende Vertrag wird gegen das Playbook des Betriebs gelesen und als Prüfbericht mit Abweichungen vorgelegt. Nur Klauseln außerhalb der vereinbarten Regeln gehen an Recht oder Leitung; alles andere erhält am selben Tag eine nachvollziehbare Entscheidung und liegt im Register.
Jeder eingehende Vertrag führt am selben Tag zu einem Prüfbericht mit Haltung je Klausel. Recht oder Leitung entscheidet nur dort, wo das Playbook verlassen wird, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit Grundlage, Person und Zeitpunkt am Vorgang. Fristen liegen im Register, nicht in einzelnen Postfächern.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- SharePoint / Google Drive / DMS-API
Vertrieb & Angebote
Angebote aus Kundenanfragen automatisch erstellen
Jede Kundenanfrage aus Sammelpostfach und Formular wird ausgelesen, gegen Artikelstamm und vereinbarte Konditionen kalkuliert und als vollständiges Angebot versendet. Nur Positionen ohne Treffer oder Rabatte außerhalb der Regeln gehen an den Innendienst; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jede Anfrage führt am selben Tag zu einem vollständigen Angebot mit Nummer, Positionen und Gültigkeit. Der Innendienst entscheidet nur dort, wo die Zuordnung fehlt oder der Preis die vereinbarten Regeln verlässt, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit ihrer Grundlage am Vorgang.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- ERP REST / OData / Google Sheets API
Meetings & Aufgaben
Besprechungen in konkrete Arbeit übersetzen
Entscheidungen, Aufgaben und Fristen werden aus Meetings strukturiert und kontrolliert an die richtigen Arbeitssysteme übergeben.
Weniger Nacharbeit, verbindliche Zuständigkeiten und ein konsistenter Übergang vom Gespräch zur Umsetzung.
- Microsoft Graph / Teams
- Planner- oder Jira-API
- CRM-API
- Microsoft Teams
Wissen & Assistenz
Internes Wissen sicher durchsuchbar machen
Ein Assistent beantwortet Fragen aus freigegebenen Unternehmensquellen, nennt Belege und respektiert bestehende Zugriffsrechte.
Schnellerer Zugriff auf verlässliches Wissen mit nachvollziehbaren Quellen und kontrollierten Berechtigungen.
- Microsoft Graph / SharePoint
- Dateiserver-Connector
- Entra ID / SSO
- Azure AI Search
E-Mail & Eingangskanäle
Posteingänge automatisch verstehen und verteilen
KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.
Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.
- Microsoft Graph / Gmail API
- CRM- oder Ticket-API
- Webhook / REST
- Outlook & Microsoft Teams
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