Ausgangslage
Verträge & Compliance
Eingehende Verträge automatisch prüfen und freigeben
Jeder eingehende Vertrag wird gegen das Playbook des Betriebs gelesen und als Prüfbericht mit Abweichungen vorgelegt. Nur Klauseln außerhalb der vereinbarten Regeln gehen an Recht oder Leitung; alles andere erhält am selben Tag eine nachvollziehbare Entscheidung und liegt im Register.
Prozessarchitektur
Vom Eingang zum geprüften Vertrag.
Die Kette verbindet Postfach oder Ablage mit Playbook, Gegenpartei und Vertragsregister, unabhängig davon, ob Microsoft 365, Google Workspace oder ein eigenes Archiv die Umgebung ist. Entschieden wird nach hinterlegten Klauselregeln; Abweichungen gehen als Vorlage an Recht oder Leitung und kehren nach der Freigabe zurück.
01Input
Vertrag und Kontext
Der Entwurf wird aus Postfach, Ordner oder Signaturportal übernommen und um Gegenpartei, Vertragsart und das passende Playbook ergänzt.
2 Schritte
02Process
Prüfung und Freigabe
Klauseln werden ausgelesen und gegen das Playbook gehalten. Unlesbare Vorlagen und Abweichungen außerhalb der Regeln legt Recht oder Leitung frei.
8 Schritte
03Output
Entscheidung und Nachweis
Die Entscheidung geht an die anfordernde Stelle, Fristen werden vorgemerkt, und Prüfbericht samt Freigabe bleiben dem Vorgang zugeordnet.
4 Schritte
Quelle01Vertrag übernehmen
Über Microsoft Graph / Gmail API oder einen überwachten Ordner wird der eingehende Vertrag samt Anhängen übernommen. Ein Upload oder ein Webhook aus dem Signaturportal landet im selben Vorgang.Details
Vertrag übernehmen
Über Microsoft Graph / Gmail API oder einen überwachten Ordner wird der eingehende Vertrag samt Anhängen übernommen. Ein Upload oder ein Webhook aus dem Signaturportal landet im selben Vorgang.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Partei und Playbook laden
Daten02Partei und Playbook laden
Über CRM-API / ERP REST / OData wird die Gegenpartei zugeordnet. SharePoint / Google Drive / DMS-API liefert das Playbook zur erkannten Vertragsart und frühere Fassungen derselben Partei.Details
Partei und Playbook laden
Über CRM-API / ERP REST / OData wird die Gegenpartei zugeordnet. SharePoint / Google Drive / DMS-API liefert das Playbook zur erkannten Vertragsart und frühere Fassungen derselben Partei.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Klauseln auslesen
Aktion03Klauseln auslesen
Azure AI Document Intelligence / Google Document AI liest Parteien, Laufzeit, Haftung, Kündigung und Zahlungsbedingungen aus, auch aus eingescannten Entwürfen.Details
Klauseln auslesen
Azure AI Document Intelligence / Google Document AI liest Parteien, Laufzeit, Haftung, Kündigung und Zahlungsbedingungen aus, auch aus eingescannten Entwürfen.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Lesbarkeit prüfen
Entscheidung04Lesbarkeit prüfen
Geprüft wird, ob Vertragstyp, Parteien und die Pflichtfelder vollständig erkannt sind. Fehlt die Zuordnung oder ist der Scan unlesbar, geht der Vorgang in die Nacharbeit.Details
Lesbarkeit prüfen
Geprüft wird, ob Vertragstyp, Parteien und die Pflichtfelder vollständig erkannt sind. Fehlt die Zuordnung oder ist der Scan unlesbar, geht der Vorgang in die Nacharbeit.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Gegen Playbook haltenLesbar und klar
- Nacharbeit zuordnenNacharbeit nötig
Freigabe05Nacharbeit zuordnen
In Microsoft Teams / Google Chat / n8n legt der Fachbereich den Vertragstyp fest oder ersetzt die Datei. Ist keine Verarbeitung möglich, erhält die anfordernde Stelle den Hinweis.Details
Nacharbeit zuordnen
In Microsoft Teams / Google Chat / n8n legt der Fachbereich den Vertragstyp fest oder ersetzt die Datei. Ist keine Verarbeitung möglich, erhält die anfordernde Stelle den Hinweis.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Gegen Playbook haltenNach Klärung
- Fachbereich informierenNicht lesbar
Aktion06Gegen Playbook halten
Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama vergleicht jede Klausel mit dem Playbook. Abweichungen werden mit Fundstelle und vorgeschlagener Haltung als Vorlage formuliert.Details
Gegen Playbook halten
Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama vergleicht jede Klausel mit dem Playbook. Abweichungen werden mit Fundstelle und vorgeschlagener Haltung als Vorlage formuliert.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Abweichung bewerten
Entscheidung07Abweichung bewerten
Liegen alle Klauseln innerhalb der vereinbarten Regeln, läuft der Vorgang weiter. Jede Abweichung bei Haftung, Frist, automatischer Verlängerung oder Gerichtsstand braucht eine Person.Details
Abweichung bewerten
Liegen alle Klauseln innerhalb der vereinbarten Regeln, läuft der Vorgang weiter. Jede Abweichung bei Haftung, Frist, automatischer Verlängerung oder Gerichtsstand braucht eine Person.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Prüfbericht erzeugenIm Playbook
- Abweichung freigebenFreigabe nötig
Freigabe08Abweichung freigeben
Recht oder Leitung sieht in Microsoft Teams / Google Chat / n8n die abweichende Klausel, die Playbook-Fassung und eine empfohlene Haltung und entscheidet über Annahme, Änderung oder Ablehnung.Details
Abweichung freigeben
Recht oder Leitung sieht in Microsoft Teams / Google Chat / n8n die abweichende Klausel, die Playbook-Fassung und eine empfohlene Haltung und entscheidet über Annahme, Änderung oder Ablehnung.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Prüfbericht erzeugenNach Freigabe
Aktion09Prüfbericht erzeugen
Aus den gefundenen Klauseln und den Freigaben entsteht ein Bericht mit Haltung je Abweichung. Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama formuliert die Kurzfassung für die anfordernde Stelle.Details
Prüfbericht erzeugen
Aus den gefundenen Klauseln und den Freigaben entsteht ein Bericht mit Haltung je Abweichung. Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama formuliert die Kurzfassung für die anfordernde Stelle.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Im Register ablegen
System10Im Register ablegen
SharePoint / Google Drive / DMS-API legt Entwurf, Bericht und Entscheidung unter der Vorgangsnummer ab und schreibt Partei, Vertragsart, Laufzeit und Status in das Register.Details
Im Register ablegen
SharePoint / Google Drive / DMS-API legt Entwurf, Bericht und Entscheidung unter der Vorgangsnummer ab und schreibt Partei, Vertragsart, Laufzeit und Status in das Register.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Entscheidung übergeben
- Fachbereich informieren
Ergebnis11Entscheidung übergeben
Die anfordernde Stelle erhält Freigabe, Änderungswunsch oder Ablehnung in derselben Unterhaltung, in der der Vertrag eingegangen ist, über Microsoft Graph / Gmail API.Details
Entscheidung übergeben
Die anfordernde Stelle erhält Freigabe, Änderungswunsch oder Ablehnung in derselben Unterhaltung, in der der Vertrag eingegangen ist, über Microsoft Graph / Gmail API.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Fristen vormerken
Ergebnis12Fachbereich informieren
Einkauf, Vertrieb oder die anfordernde Stelle sieht in Microsoft Teams / Google Chat / n8n den Stand, auch wenn der Entwurf unlesbar blieb und nicht weitergeprüft werden konnte.Details
Fachbereich informieren
Einkauf, Vertrieb oder die anfordernde Stelle sieht in Microsoft Teams / Google Chat / n8n den Stand, auch wenn der Entwurf unlesbar blieb und nicht weitergeprüft werden konnte.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Nachweis ablegen
Ergebnis13Fristen vormerken
Kündigungsfrist, Optionsende und Wiedervorlage werden aus den ausgelesenen Daten gesetzt, damit kein Vertrag still verlängert wird, ohne dass jemand den Termin sieht.Details
Fristen vormerken
Kündigungsfrist, Optionsende und Wiedervorlage werden aus den ausgelesenen Daten gesetzt, damit kein Vertrag still verlängert wird, ohne dass jemand den Termin sieht.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Nachweis ablegen
Ergebnis14Nachweis ablegen
Prüfbericht, Freigabe mit Person und Zeitpunkt sowie die zugrunde liegende Playbook-Fassung bleiben über SharePoint / Google Drive / DMS-API am Vorgang und sind später auffindbar.Details
Nachweis ablegen
Prüfbericht, Freigabe mit Person und Zeitpunkt sowie die zugrunde liegende Playbook-Fassung bleiben über SharePoint / Google Drive / DMS-API am Vorgang und sind später auffindbar.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Microsoft, Google oder das eigene System.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Graph / Gmail API
Liest das Sammelpostfach und die Anhänge des Vertrags und sendet die Entscheidung in derselben Unterhaltung, in Outlook oder in Gmail.
- Genutzte Schnittstellen
Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
Liest Parteien, Laufzeit, Haftung, Kündigung und Zahlungsbedingungen aus Entwürfen und eingescannten Vorlagen, unabhängig von der gewählten Cloud.
- Genutzte Schnittstellen
Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
Hält Klauseln gegen das Playbook und formuliert Fundstelle, Abweichung und vorgeschlagene Haltung. In Microsoft- und Google-Umgebungen in einer europäischen Region, sonst im eigenen Rechenzentrum.
- Genutzte Schnittstellen
SharePoint / Google Drive / DMS-API
Liefert Playbook und Vertragsvorlagen und legt Entwurf, Prüfbericht und Freigabe im Register oder im Archiv ab.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Teams / Google Chat / n8n
Legt unlesbare Vorlagen und Klauseln außerhalb des Playbooks Recht oder Leitung zur Entscheidung vor.
- Genutzte Schnittstellen
CRM-API / ERP REST / OData
Ordnet die Gegenpartei dem vorhandenen Kunden- oder Lieferantenstamm zu und ergänzt bestehende Rahmenverträge.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Outlook / Gmail
Sammelpostfach als Eingangskanal, unverändert für die absendende Partei.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Teams / Google Chat
Arbeitsoberfläche für Nacharbeit, Abweichungsfreigaben und den Stand offener Prüfungen.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft SharePoint / Google Drive / ELO
Ort des Playbooks, der Vorlagen und der abgelegten Vorgänge mit Bezug zur Gegenpartei.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Word / Google Docs / Contract register
Arbeitsfassung des Entwurfs und das Register, in dem Laufzeit, Status und Wiedervorlage geführt werden.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Power Automate / n8n
Sichtbarer Ablauf zwischen Eingang, Freigabe und Ablage, den Recht und Fachbereich nachvollziehen können.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Power BI / Looker Studio
Übersicht über offene Prüfungen, anstehende Fristen und entschiedene Abweichungen.
Umsetzung im Kontext
Im Alltag belastbar.
Der Ablauf ersetzt weder die Rechtsberatung noch das Dokumentenmanagement, sondern verbindet die vorhandenen Systeme. In einer Microsoft-365-Umgebung bleiben Outlook, SharePoint und das bestehende Register; in Google Workspace bleiben Gmail, Drive und Docs; im eigenen Rechenzentrum bleiben Archiv und ERP. Neu ist der Weg dazwischen.
Automatisch entschieden wird nur, was eindeutig entscheidbar ist: ob der Vertragstyp erkannt ist, ob die Pflichtklauseln vorhanden sind und ob Haftung, Frist und Gerichtsstand innerhalb der vereinbarten Regeln liegen. Über unlesbare Vorlagen, fehlende Playbook-Treffer und jede Abweichung entscheidet immer eine benannte Person.
Personenbezogene Daten bleiben in der Umgebung, die der Betrieb schon nutzt. An das Sprachmodell gehen der Vertragstext und die Playbook-Fassung, nicht der gesamte Kunden- oder Personalbestand. Soll nichts den Betrieb verlassen, läuft das Modell lokal. Jede Freigabe wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert.
Fällt eine Schnittstelle aus, bleibt der Vertrag in der Warteschlange und wird nachgeholt, statt verloren zu gehen. Jeder schreibende Aufruf trägt eine eindeutige Kennung, damit kein Vorgang doppelt angelegt wird. Änderungen an Playbook und Freigabegrenzen pflegt Recht selbst in der Ablage, die schon geführt wird.
Zielbild
Jeder eingehende Vertrag führt am selben Tag zu einem Prüfbericht mit Haltung je Klausel. Recht oder Leitung entscheidet nur dort, wo das Playbook verlassen wird, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit Grundlage, Person und Zeitpunkt am Vorgang. Fristen liegen im Register, nicht in einzelnen Postfächern.
Erwarteter Nutzen
- Eingehende Verträge erhalten am Tag des Eingangs einen Prüfbericht statt erst nach der nächsten freien Rechtsstunde.
- Recht und Leitung arbeiten an Abweichungen, nicht am Suchen von Vorlagen und am Markieren ganzer Dokumente.
- Haltung zu Haftung, Frist und Gerichtsstand stammt aus dem Playbook, nicht aus der Erinnerung einzelner Personen.
- Jede Abweichung ist mit Fundstelle, Entscheider und Zeitpunkt nachvollziehbar.
- Kündigungsfristen und Optionsenden liegen im Register und werden vorgemerkt, bevor sie verstreichen.
- Die anfordernde Stelle erhält die Entscheidung in derselben Unterhaltung, in der der Vertrag eingegangen ist.
Voraussetzungen für den Start
- 01Ein Zugang zum Sammelpostfach in Microsoft 365 oder Google Workspace, oder ein überwachter Ordner beziehungsweise ein Webhook aus dem Signaturportal, plus der Zustimmung eines Administrators.
- 02Eine dokumentierte Schnittstelle der Ablage: SharePoint, Google Drive oder ein Dokumentenmanagement mit Leserechten auf Playbook und Schreibrechten auf das Vertragsregister.
- 03Ein schriftliches Playbook je Vertragsart mit Pflichtklauseln und der Haltung zu Haftung, Frist, automatischer Verlängerung und Gerichtsstand.
- 04Eine gepflegte Gegenparteienbasis im CRM oder ERP, mindestens mit eindeutiger Bezeichnung und bestehenden Rahmenverträgen.
- 05Eine schriftliche Entscheidung, welche Abweichungen ohne Rückfrage akzeptiert werden und welche bei Recht oder Leitung landen.
- 06Eine benannte Person für Nacharbeit unlesbarer Vorlagen und eine benannte Person für die Freigabe von Abweichungen.
Weitere Anwendungsfälle
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Personal & Onboarding
Bewerbungen aufnehmen und Onboarding vorbereiten
Jede Bewerbung wird am Tag des Eingangs erfasst, mit dem Stellenprofil abgeglichen und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage entstehen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, statt aus einer Kette von Zurufen.
Jede Bewerbung ist am Tag des Eingangs erfasst, vollständig geprüft und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage laufen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, und jede Entscheidung ist mit Begründung und Frist nachvollziehbar.
- Microsoft Graph API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
- Azure OpenAI Service
Vertrieb & Angebote
Angebote aus Kundenanfragen automatisch erstellen
Jede Kundenanfrage aus Sammelpostfach und Formular wird ausgelesen, gegen Artikelstamm und vereinbarte Konditionen kalkuliert und als vollständiges Angebot versendet. Nur Positionen ohne Treffer oder Rabatte außerhalb der Regeln gehen an den Innendienst; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jede Anfrage führt am selben Tag zu einem vollständigen Angebot mit Nummer, Positionen und Gültigkeit. Der Innendienst entscheidet nur dort, wo die Zuordnung fehlt oder der Preis die vereinbarten Regeln verlässt, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit ihrer Grundlage am Vorgang.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- ERP REST / OData / Google Sheets API
Freigaben & Compliance
Genehmigungen ohne E-Mail-Pingpong steuern
Anträge durchlaufen automatisch die richtigen Rollen, Fristen und Vertretungen – inklusive vollständiger Entscheidungshistorie.
Schnellere Entscheidungen, klare Verantwortlichkeit und ein prüfbarer Verlauf ohne Medienbruch.
- Microsoft Graph
- ERP- oder HR-API
- Webhook / Adaptive Cards
- Microsoft Teams
Wissen & Assistenz
Internes Wissen sicher durchsuchbar machen
Ein Assistent beantwortet Fragen aus freigegebenen Unternehmensquellen, nennt Belege und respektiert bestehende Zugriffsrechte.
Schnellerer Zugriff auf verlässliches Wissen mit nachvollziehbaren Quellen und kontrollierten Berechtigungen.
- Microsoft Graph / SharePoint
- Dateiserver-Connector
- Entra ID / SSO
- Azure AI Search
E-Mail & Eingangskanäle
Posteingänge automatisch verstehen und verteilen
KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.
Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.
- Microsoft Graph / Gmail API
- CRM- oder Ticket-API
- Webhook / REST
- Outlook & Microsoft Teams
Finanzen & Dokumente
Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen
Rechnungen werden ausgelesen, fachlich validiert und mit klaren Ausnahmen durch Freigabe, Buchhaltung und Archiv geführt.
Weniger Erfassungsfehler, klare Prüfschritte und ein auditierbarer Weg vom Dokument bis zur Buchung.
- ERP REST / OData / IDoc
- E-Mail, Peppol oder Upload
- DMS- und Archiv-API
- Azure AI Document Intelligence
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