Ausgangslage
Produktdaten & Redaktion
Produkttexte aus freigegebenen Artikeldaten vorbereiten
Freigegebene Artikeldaten und zugehörige Belege bilden die Grundlage für einen Produkttext mit nachvollziehbaren Aussagen. Die Redaktion prüft jeden Entwurf; fehlende Eigenschaften oder widersprüchliche Quellen bleiben zur Klärung offen, statt als erfundene Vorteile in einen Shoptext zu gelangen.
Prozessarchitektur
Vom freigegebenen Artikel zum fachlich geprüften Entwurf.
Die Artikelliste liefert Referenz und Eigenschaften, die Ablage die dazugehörigen Quellen. Ein Modell formuliert daraus einen Entwurf, dessen Aussagen zunächst gegen die Datengrundlage und danach durch die Redaktion geprüft werden. Erst nach dieser Prüfung entsteht das Übergabedokument; ein Shop wird durch diesen Prozess nicht veröffentlicht.
01Input
Artikel & Quellen
Ein zur Textbearbeitung freigegebener Artikel wird erkannt und mit freigegebenen Datenblättern sowie einer passenden Textvorlage ergänzt.
2 Schritte
02Process
Entwurf & Prüfung
Aussagen werden aus der Datengrundlage formuliert, auf fehlende Angaben geprüft und der Redaktion zur fachlichen Entscheidung vorgelegt.
5 Schritte
03Output
Übergabe & Versionsnachweis
Der geprüfte Text liegt als bearbeitbares Dokument vor; Artikelstatus und verwendete Quellenversion bleiben nachvollziehbar.
4 Schritte
Quelle01Artikel übernehmen
Google Sheets API liest in einem geplanten Abgleich Artikel mit freigegebenem Bearbeitungsstatus. Artikelkennung und Datenversion bilden den Vorgangsschlüssel, damit derselbe Stand nicht mehrfach bearbeitet wird.Details
Artikel übernehmen
Google Sheets API liest in einem geplanten Abgleich Artikel mit freigegebenem Bearbeitungsstatus. Artikelkennung und Datenversion bilden den Vorgangsschlüssel, damit derselbe Stand nicht mehrfach bearbeitet wird.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Quellen zuordnen
Daten02Quellen zuordnen
Google Drive API lädt die zum Artikel freigegebenen Datenblätter und die Textvorlage. Die Quellenauswahl wird gespeichert; fehlende oder nicht lesbare Belege werden ausdrücklich markiert.Details
Quellen zuordnen
Google Drive API lädt die zum Artikel freigegebenen Datenblätter und die Textvorlage. Die Quellenauswahl wird gespeichert; fehlende oder nicht lesbare Belege werden ausdrücklich markiert.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Produkttext entwerfen
Aktion03Produkttext entwerfen
Vertex AI formuliert Titel, Kurztext und Beschreibung allein aus den bereitgestellten Eigenschaften. Aussagen erhalten einen Bezug zur Quelle; unbekannte Werte werden als Lücke zurückgegeben, nicht ergänzt.Details
Produkttext entwerfen
Vertex AI formuliert Titel, Kurztext und Beschreibung allein aus den bereitgestellten Eigenschaften. Aussagen erhalten einen Bezug zur Quelle; unbekannte Werte werden als Lücke zurückgegeben, nicht ergänzt.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Datengrundlage prüfen
Entscheidung04Datengrundlage prüfen
Ein Abgleich prüft Pflichtfelder, Zahlen, Einheiten und Quellennachweise des Entwurfs. Er ist keine Garantie für korrekte Formulierungen; jeder vollständige Entwurf geht zusätzlich zur fachlichen Prüfung.Details
Datengrundlage prüfen
Ein Abgleich prüft Pflichtfelder, Zahlen, Einheiten und Quellennachweise des Entwurfs. Er ist keine Garantie für korrekte Formulierungen; jeder vollständige Entwurf geht zusätzlich zur fachlichen Prüfung.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Text fachlich prüfenGrundlage vollständig
- Angaben klärenAngaben fehlen
Freigabe05Text fachlich prüfen
Google Chat API legt Text und Quellen der zuständigen Redaktion vor. Sie prüft auch indirekte Aussagen und lässt überarbeitete Entwürfe erneut prüfen, bevor sie die Übergabe genehmigt.Details
Text fachlich prüfen
Google Chat API legt Text und Quellen der zuständigen Redaktion vor. Sie prüft auch indirekte Aussagen und lässt überarbeitete Entwürfe erneut prüfen, bevor sie die Übergabe genehmigt.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Textdokument anlegenRedaktionell geprüft
- Produkttext entwerfenÜberarbeiten
Freigabe06Angaben klären
Fehlende Eigenschaften oder widersprüchliche Belege gehen über Google Chat API an die Produktverantwortlichen. Nur ergänzte und freigegebene Quelldaten fließen zurück in einen neuen Entwurf.Details
Angaben klären
Fehlende Eigenschaften oder widersprüchliche Belege gehen über Google Chat API an die Produktverantwortlichen. Nur ergänzte und freigegebene Quelldaten fließen zurück in einen neuen Entwurf.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Quellen zuordnenQuelle ergänzt
- Klärfall zurückstellenWeiterhin offen
System07Textdokument anlegen
Google Docs API schreibt den genehmigten Entwurf in die redaktionelle Vorlage. Dokument und Quellenversion werden verknüpft; ohne bestätigte Speicherung wird kein fertiger Übergabestand gemeldet.Details
Textdokument anlegen
Google Docs API schreibt den genehmigten Entwurf in die redaktionelle Vorlage. Dokument und Quellenversion werden verknüpft; ohne bestätigte Speicherung wird kein fertiger Übergabestand gemeldet.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Entwurf bereitstellen
Ergebnis08Entwurf bereitstellen
Die Redaktion erhält ein bearbeitbares Google-Docs-Dokument mit Titel, Kurztext, Beschreibung und Quellenhinweisen. Die Übernahme in einen Shop und dessen Veröffentlichung sind gesonderte Entscheidungen.Details
Entwurf bereitstellen
Die Redaktion erhält ein bearbeitbares Google-Docs-Dokument mit Titel, Kurztext, Beschreibung und Quellenhinweisen. Die Übernahme in einen Shop und dessen Veröffentlichung sind gesonderte Entscheidungen.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Artikelstatus fortschreiben
- Prüfnachweis ablegen
Ergebnis09Artikelstatus fortschreiben
Google Sheets API setzt den Status auf redaktionell geprüft und hinterlegt den Dokumentlink. Der Status bezieht sich auf die geprüfte Datenversion und behauptet keine erfolgte Veröffentlichung.Details
Artikelstatus fortschreiben
Google Sheets API setzt den Status auf redaktionell geprüft und hinterlegt den Dokumentlink. Der Status bezieht sich auf die geprüfte Datenversion und behauptet keine erfolgte Veröffentlichung.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis10Prüfnachweis ablegen
Google Drive API legt Datenstand, Quellenbezüge und redaktionelle Entscheidung in einem berechtigten Artikelordner ab. Auch zurückgestellte Fälle behalten einen Nachweis der offenen Fragen.Details
Prüfnachweis ablegen
Google Drive API legt Datenstand, Quellenbezüge und redaktionelle Entscheidung in einem berechtigten Artikelordner ab. Auch zurückgestellte Fälle behalten einen Nachweis der offenen Fragen.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis11Klärfall zurückstellen
Kann eine notwendige Eigenschaft nicht belegt werden, bleibt der Artikel mit zuständiger Person und offener Frage zurückgestellt. Er erhält weder den Status redaktionell geprüft noch ein scheinbar fertiges Dokument.Details
Klärfall zurückstellen
Kann eine notwendige Eigenschaft nicht belegt werden, bleibt der Artikel mit zuständiger Person und offener Frage zurückgestellt. Er erhält weder den Status redaktionell geprüft noch ein scheinbar fertiges Dokument.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Prüfnachweis ablegen
Systemlandschaft
Google Workspace verbindet Artikeldaten und Redaktion.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Google Sheets API
Liest freigegebene Artikelstände und dokumentiert nach der Prüfung den Status mit Dokumentlink.
- Genutzte Schnittstellen
Google Drive API
Lädt freigegebene Datenblätter und speichert Quellenstand sowie Entscheidungsnachweis zum Artikel.
- Genutzte Schnittstellen
Vertex AI
Formuliert einen Entwurf aus bereitgestellten Eigenschaften mit Quellenbezug, ohne fehlende Produktdaten zu erfinden.
- Genutzte Schnittstellen
Google Chat API
Legt Textentwürfe und offene Eigenschaften den zuständigen Redaktions- und Produktrollen vor.
- Genutzte Schnittstellen
Google Docs API
Erstellt nach fachlicher Prüfung das bearbeitbare Übergabedokument aus der vereinbarten Vorlage.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Sheets
Die Produktverantwortlichen führen den freigegebenen Artikelstand und sehen Bearbeitungsstatus sowie Dokumentlink.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Drive
Berechtigte Personen pflegen Datenblätter und finden die Belege der redaktionellen Entscheidung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Chat
Die Redaktion prüft Entwürfe; Produktverantwortliche klären fehlende oder widersprüchliche Angaben.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Docs
Der geprüfte Text wird als bearbeitbarer Entwurf zur späteren Kanalübernahme bereitgestellt.
Umsetzung im Kontext
Produktbeschreibung und Datengrundlage bleiben verbunden.
Dieser Prozess erzeugt Produkttextentwürfe aus freigegebenen Daten und beantwortet keine allgemeine Wissensfrage. Die Google-Sheets-Liste ist eine redaktionelle Arbeitsgrundlage, kein Ersatz für ERP oder Produktdatensystem. Ein Übergabedokument wird weder selbst im Shop eingespielt noch durch diesen Ablauf öffentlich veröffentlicht.
Pflichtfelder und zulässige Aussagen werden je Produktgruppe vereinbart. Zahlen, Einheiten, Materialien und Einsatzgrenzen müssen aus dem Artikelstand oder einem freigegebenen Beleg stammen; Zertifizierungen, Kompatibilität und Leistungsversprechen werden nicht aus ähnlichen Artikeln abgeleitet. Ein regelbasierter Abgleich erkennt bestimmte Lücken, die abschließende Beurteilung jeder Formulierung bleibt bei der Redaktion.
Die Quellenablage wird auf berechtigte Produkt- und Redaktionsrollen begrenzt. Nur freigegebene und für den Artikel notwendige Inhalte werden an das konfigurierte Modell übergeben; Region, Aufbewahrung und Datenverarbeitung sind vorab zu vereinbaren. Lieferantentexte gelten als Eingabedaten und können weder neue Systemanweisungen noch eine Veröffentlichungserlaubnis erteilen.
Artikelkennung, Datenversion und Vorlage bestimmen, welcher Entwurf geprüft wurde. Ändert sich die Datengrundlage vor der Übergabe, wird der Vergleich erneut ausgeführt; bereits geprüfte Texte werden nicht still überschrieben. Schnittstellenfehler bleiben sichtbar, und ein wiederholter Lauf prüft auf vorhandene Dokumente, bevor er einen zweiten Übergabestand erzeugt.
Zielbild
Jeder Produkttext beginnt mit einem freigegebenen Artikelstand und nachvollziehbaren Quellen. Ein Entwurf wird fachlich geprüft und erst danach als bearbeitbares Dokument übergeben; offene Eigenschaften verhindern eine vermeintlich vollständige Beschreibung.
Erwarteter Nutzen
- Die Redaktion erhält einen strukturierten Entwurf mit den zugehörigen Quellen statt verstreuter Ausgangstexte.
- Fehlende Eigenschaften bleiben sichtbar und werden nicht durch plausibel klingende Produktversprechen ersetzt.
- Jeder übergebene Text hat einen fachlich geprüften Daten- und Vorlagenstand.
- Der Artikelstatus unterscheidet klar zwischen Textentwurf, redaktioneller Prüfung und späterer Veröffentlichung.
- Quellenbezüge und Entscheidungen bleiben auffindbar, wenn eine Produkteigenschaft geändert wird.
Voraussetzungen für den Start
- 01Eine gepflegte Artikelliste enthält eindeutige Kennungen, Versionen, Pflichtfelder und den Status zur redaktionellen Bearbeitung.
- 02Freigegebene Datenblätter sind eindeutig zugeordnet und in einem für die Verarbeitung lesbaren Format verfügbar.
- 03Für jede Produktgruppe bestehen eine Textvorlage, zulässige Aussagen und eine benannte fachlich verantwortliche Person.
- 04Google-Workspace-Zugriffe und ein Google-Cloud-Projekt sind mit den benötigten, eingegrenzten Rechten eingerichtet.
- 05Modellregion, Datenverarbeitung, Quellenberechtigungen und Aufbewahrungsregeln sind mit dem Betrieb abgestimmt.
- 06Die Redaktion prüft jeden Entwurf, während Shopübernahme und öffentliche Veröffentlichung außerhalb dieses Prozesses bleiben.
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
Vertrieb & Angebote
Offene Angebote automatisch nachfassen
Jedes Angebot, auf das keine Antwort kommt, wird automatisch nachgefasst – im vereinbarten Abstand und in derselben Unterhaltung wie das Angebot selbst. Der Ablauf setzt auf der vorhandenen Umgebung auf, ob Microsoft 365, Google Workspace oder eigenes ERP, und der Vertrieb entscheidet nur die Ausnahmen.
Jedes offene Angebot hat einen definierten Nachfass-Weg, der ohne Erinnerung eines Menschen funktioniert. Der Vertrieb sieht, welche Angebote noch leben, und wird nur dort gebraucht, wo eine Entscheidung ansteht. Am Ende steht zu jedem Angebot eine nachvollziehbare Reihe von Versuchen statt einer Vermutung.
- Microsoft Graph API
- Microsoft Dynamics 365 Sales API
- Gmail API
- Google Sheets API
E-Mail & Eingangskanäle
Posteingänge automatisch verstehen und verteilen
KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.
Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.
- Microsoft Graph / Gmail API
- CRM- oder Ticket-API
- Webhook / REST
- Outlook & Microsoft Teams
Vertrieb & Angebote
Angebote aus Kundenanfragen automatisch erstellen
Jede Kundenanfrage aus Sammelpostfach und Formular wird ausgelesen, gegen Artikelstamm und vereinbarte Konditionen kalkuliert und als vollständiges Angebot versendet. Nur Positionen ohne Treffer oder Rabatte außerhalb der Regeln gehen an den Innendienst; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jede Anfrage führt am selben Tag zu einem vollständigen Angebot mit Nummer, Positionen und Gültigkeit. Der Innendienst entscheidet nur dort, wo die Zuordnung fehlt oder der Preis die vereinbarten Regeln verlässt, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit ihrer Grundlage am Vorgang.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- ERP REST / OData / Google Sheets API
Einkauf & Bestand
Bestellungen automatisch nach Meldebestand auslösen
Jeder Artikel, der den Meldebestand unterschreitet, wird automatisch in einen Bestellvorschlag überführt. Der Einkauf prüft nur noch Sonderfälle und gibt frei, statt Lagerlisten und offene Bestellungen von Hand abzugleichen.
Jeder Artikel unterschreitet den Meldebestand höchstens bis zum nächsten Lauf, bevor ein Bestellvorschlag vorliegt. Der Einkauf entscheidet nur dort, wo die Regeln nicht eindeutig sind, und jede Entscheidung ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
- Microsoft Dynamics 365 Business Central API
- Azure OpenAI Service
- Microsoft Power Automate
- Microsoft Teams Adaptive Cards
Einkauf & Wareneingang
Lieferabweichungen beim Wareneingang klären
Mengen, Artikel und sichtbare Schäden einer Lieferung werden mit Bestellung und Lieferschein verglichen. Bei Abweichungen erhält der Einkauf einen prüfbaren Vorgang mit Fotos und Belegen; nur bestätigte Mengen werden im führenden System erfasst.
Jede Lieferung hat einen gemeinsamen Vorgang mit Bestellung, erfassten Mengen und Belegen. Übereinstimmende Positionen werden gebucht; Abweichungen entscheidet der Einkauf anhand einer konkreten Differenz, bevor eine Rückfrage an den Lieferanten geht.
- Google Forms API
- ERP REST API
- Google Document AI
- Google Chat API
Finanzen & Forderungen
Zahlungserinnerungen aus offenen Posten automatisch versenden
Jeder überfällige offene Posten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV oder dem Fachsystem wird gegen Fälligkeit, Karenz und Mahnstufe geprüft und als Erinnerung über Microsoft Outlook oder Gmail versendet. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfänger und Fälle außerhalb der vereinbarten Stufe gehen an die Buchhaltung; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jeder überfällige offene Posten erhält die nächste zulässige Erinnerung aus der hinterlegten Vorlage, sobald Fälligkeit und Karenz erfüllt sind. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfängeradressen und Beträge außerhalb der vereinbarten Stufe liegen der Buchhaltung als entscheidungsreifer Fall vor. Versand, Mahnstufe und Nachweis stehen im führenden System, nicht in einer privaten Liste.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Webhook
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
