Ausgangslage
Einkauf & Bestand
Bestellungen automatisch nach Meldebestand auslösen
Jeder Artikel, der den Meldebestand unterschreitet, wird automatisch in einen Bestellvorschlag überführt. Der Einkauf prüft nur noch Sonderfälle und gibt frei, statt Lagerlisten und offene Bestellungen von Hand abzugleichen.
Prozessarchitektur
Vom Meldebestand zur ausgelösten Bestellung.
Die Kette liest die Bestandswerte und Stammdaten des ERP, berechnet die Nachbestellmenge und prüft gegen die hinterlegten Regeln. Regelfälle werden direkt als Bestellvorschlag angelegt, Sonderfälle gehen an den Einkauf und kehren nach der Freigabe in denselben Ablauf zurück.
01Input
Bestand & Kontext
Die Unterschreitung wird erkannt und um Stammdaten, Lieferant und offene Bestellungen ergänzt.
2 Schritte
02Process
Berechnung & Freigabe
Die Bestellmenge wird berechnet, gegen die Regeln geprüft und Sonderfälle dem Einkauf vorgelegt.
4 Schritte
03Output
Bestellung & Nachweis
Der Bestellvorschlag wird im ERP angelegt, die Bestellung ausgelöst und der Vorgang dokumentiert.
3 Schritte
Quelle01Bestandsunterschreitung melden
Ein geplanter Lauf im ERP erkennt, dass ein Artikel den Meldebestand unterschreitet, und stößt den Vorgang mit Artikel und Bestand an.Details
Bestandsunterschreitung melden
Ein geplanter Lauf im ERP erkennt, dass ein Artikel den Meldebestand unterschreitet, und stößt den Vorgang mit Artikel und Bestand an.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Stammdaten und offene Bestellungen laden
Daten02Stammdaten und offene Bestellungen laden
Artikelstamm, Lieferant, Wiederbeschaffungsverfahren und bereits offene Bestellungen werden dem Vorgang zugeordnet.Details
Stammdaten und offene Bestellungen laden
Artikelstamm, Lieferant, Wiederbeschaffungsverfahren und bereits offene Bestellungen werden dem Vorgang zugeordnet.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Bestellmenge berechnen
Aktion03Bestellmenge berechnen
Aus Meldebestand, Verbrauch und Wiederbeschaffungszeit entsteht eine vorgeschlagene Bestellmenge, ergänzt um das erkennbare Bedarfsmuster.Details
Bestellmenge berechnen
Aus Meldebestand, Verbrauch und Wiederbeschaffungszeit entsteht eine vorgeschlagene Bestellmenge, ergänzt um das erkennbare Bedarfsmuster.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Bestellregeln prüfen
Entscheidung04Bestellregeln prüfen
Bestand, offene Bestellungen und Bestellwert werden gegen die hinterlegten Grenzen geprüft statt einer Entscheidung nach Augenmaß.Details
Bestellregeln prüfen
Bestand, offene Bestellungen und Bestellwert werden gegen die hinterlegten Grenzen geprüft statt einer Entscheidung nach Augenmaß.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Bestellvorschlag anlegenRegelfall
- Sonderfall freigebenSonderfall
- Vorgang protokollierenBereits bestellt
Freigabe05Sonderfall freigeben
Liegt der Vorschlag außerhalb der Regeln oder fehlt ein Lieferant, entscheidet der Einkauf anhand des Vorgangs.Details
Sonderfall freigeben
Liegt der Vorschlag außerhalb der Regeln oder fehlt ein Lieferant, entscheidet der Einkauf anhand des Vorgangs.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Bestellvorschlag anlegenNach Freigabe
System06Bestellvorschlag anlegen
Der freigegebene Vorschlag wird im führenden System als Bestellvorschlag mit Lieferant und Menge angelegt.Details
Bestellvorschlag anlegen
Der freigegebene Vorschlag wird im führenden System als Bestellvorschlag mit Lieferant und Menge angelegt.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Bestellung auslösen
Ergebnis07Bestellung auslösen
Die Bestellung wird an den Lieferanten übergeben und steht als offener Vorgang im führenden System.Details
Bestellung auslösen
Die Bestellung wird an den Lieferanten übergeben und steht als offener Vorgang im führenden System.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Einkauf informieren
- Vorgang protokollieren
Ergebnis08Einkauf informieren
Die zuständige Person erhält den Stand mit Artikel, Lieferant und Bestellwert.Details
Einkauf informieren
Die zuständige Person erhält den Stand mit Artikel, Lieferant und Bestellwert.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis09Vorgang protokollieren
Unterschreitung, Berechnung, Entscheidung und Freigabe werden abgelegt und bleiben dem Artikel zugeordnet.Details
Vorgang protokollieren
Unterschreitung, Berechnung, Entscheidung und Freigabe werden abgelegt und bleiben dem Artikel zugeordnet.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Schnittstellen und Apps im Zusammenspiel.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Dynamics 365 Business Central API
Liest Bestand, Meldebestand und offene Bestellungen aus dem führenden System und legt den Bestellvorschlag an.
- Genutzte Schnittstellen
Azure OpenAI Service
Ordnet das Bedarfsmuster des Artikels ein und schlägt die Nachbestellmenge vor.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Power Automate
Steuert den Ablauf vom Auslöser bis zur Anlage des Vorschlags, mit Wiederholung und Fehlerpfad.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Teams Adaptive Cards
Legt Sonderfälle dem Einkauf zur Freigabe vor, mit Artikel, Lieferant und Bestellwert.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Power BI REST API
Liefert die Daten für die Auswertung der Nachbestellungen an die Leitung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Führendes System für Bestand, Einkauf und Bestellungen.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Teams
Arbeitsoberfläche für Freigaben und Rückfragen im Einkauf.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Outlook
Benachrichtigung bei ausgelösten Bestellungen und Sonderfällen.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Power BI
Übersicht über Nachbestellungen, offene Vorschläge und Lagerwerte.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft SharePoint
Ablage der Belege zum Bestellvorgang.
Umsetzung im Kontext
Im Alltag belastbar.
Der Ablauf ersetzt kein System, sondern nutzt das vorhandene ERP: Bestand, Artikel, Lieferanten und offene Bestellungen bleiben, wo sie heute gepflegt werden. Neu ist der Weg zwischen der Bestandsunterschreitung und dem Bestellvorschlag.
Entschieden wird regelbasiert, wo die Regeln eindeutig sind, und vom Einkauf, wo sie es nicht sind. Die Grenzen legt der Betrieb selbst fest und kann sie ändern, ohne die Kette anzupassen; beide Wege sind am Vorgang dokumentiert.
Die Daten bleiben in der Umgebung des Betriebs. An das Modell geht das Bedarfsmuster des Artikels, nicht der Kunden- oder Kostenbestand; die Berechnung selbst läuft gegen die Stammdaten des ERP.
Fällt ein Lauf oder eine Schnittstelle aus, verliert der Betrieb keine Unterschreitung: Ein Abgleich holt verpasste Ereignisse nach, und jeder Vorgang trägt eine eindeutige Kennung, damit derselbe Artikel nicht doppelt bestellt wird.
Zielbild
Jeder Artikel unterschreitet den Meldebestand höchstens bis zum nächsten Lauf, bevor ein Bestellvorschlag vorliegt. Der Einkauf entscheidet nur dort, wo die Regeln nicht eindeutig sind, und jede Entscheidung ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
Erwarteter Nutzen
- Jede Unterschreitung des Meldebestands führt ohne manuellen Anstoß zu einem Bestellvorschlag.
- Der Einkauf bearbeitet Sonderfälle statt regelmäßiger Lagerlisten.
- Offene Bestellungen werden vor jedem neuen Vorschlag berücksichtigt, Doppelbestellungen sind ausgeschlossen.
- Jede Entscheidung trägt ihre Grundlage und ihren Entscheider.
- Der Stand von Bestand, Vorschlägen und Bestellungen ist jederzeit auswertbar.
Voraussetzungen für den Start
- 01Microsoft Dynamics 365 Business Central mit gepflegtem Artikelstamm, Lieferanten und Meldebeständen
- 02Ein Zugang mit den Rechten, Bestand zu lesen und Bestellvorschläge anzulegen
- 03Ein festgelegtes Wiederbeschaffungsverfahren je Artikel oder Artikelgruppe
- 04Eine benannte Person im Einkauf für die Freigabe von Sonderfällen
- 05Eine Entscheidung über die Grenzen, ab denen ein Vorschlag zur Freigabe geht statt direkt angelegt zu werden
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
E-Mail & Eingangskanäle
Posteingänge automatisch verstehen und verteilen
KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.
Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.
- Microsoft Graph / Gmail API
- CRM- oder Ticket-API
- Webhook / REST
- Outlook & Microsoft Teams
Vertrieb & Angebote
Angebote aus Kundenanfragen automatisch erstellen
Jede Kundenanfrage aus Sammelpostfach und Formular wird ausgelesen, gegen Artikelstamm und vereinbarte Konditionen kalkuliert und als vollständiges Angebot versendet. Nur Positionen ohne Treffer oder Rabatte außerhalb der Regeln gehen an den Innendienst; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jede Anfrage führt am selben Tag zu einem vollständigen Angebot mit Nummer, Positionen und Gültigkeit. Der Innendienst entscheidet nur dort, wo die Zuordnung fehlt oder der Preis die vereinbarten Regeln verlässt, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit ihrer Grundlage am Vorgang.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- ERP REST / OData / Google Sheets API
Finanzen & Forderungen
Zahlungserinnerungen aus offenen Posten automatisch versenden
Jeder überfällige offene Posten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV oder dem Fachsystem wird gegen Fälligkeit, Karenz und Mahnstufe geprüft und als Erinnerung über Microsoft Outlook oder Gmail versendet. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfänger und Fälle außerhalb der vereinbarten Stufe gehen an die Buchhaltung; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jeder überfällige offene Posten erhält die nächste zulässige Erinnerung aus der hinterlegten Vorlage, sobald Fälligkeit und Karenz erfüllt sind. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfängeradressen und Beträge außerhalb der vereinbarten Stufe liegen der Buchhaltung als entscheidungsreifer Fall vor. Versand, Mahnstufe und Nachweis stehen im führenden System, nicht in einer privaten Liste.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Webhook
Buchhaltung & Rechnungen
E-Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Jede freigegebene Ausgangsrechnung wird als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, auf ihre Pflichtangaben geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Nur Rechnungen mit unvollständigen oder widersprüchlichen Angaben gehen vorher an die Buchhaltung, alles andere verlässt das Haus im selben Lauf.
Jede freigegebene Rechnung wird im selben Lauf als konforme E-Rechnung erzeugt, geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Die Buchhaltung korrigiert nur unvollständige oder widersprüchliche Angaben, und jede versendete Fassung ist mit ihrem Versandnachweis revisionssicher abgelegt.
- REST API
- ZUGFeRD und XRechnung
- Microsoft Graph API
- Gmail API
Finanzen & Dokumente
Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen
Rechnungen werden ausgelesen, fachlich validiert und mit klaren Ausnahmen durch Freigabe, Buchhaltung und Archiv geführt.
Weniger Erfassungsfehler, klare Prüfschritte und ein auditierbarer Weg vom Dokument bis zur Buchung.
- ERP REST / OData / IDoc
- E-Mail, Peppol oder Upload
- DMS- und Archiv-API
- Azure AI Document Intelligence
Reklamation & Retouren
Reklamationen und Retouren automatisch bearbeiten
Jede Reklamation aus Postfach und Formular wird mit dem zugehörigen Auftrag verknüpft und anhand von Fotos und Fehlerbild geprüft. Nur Fälle außerhalb der vereinbarten Fristen oder Freigabegrenzen gehen an Qualitätssicherung oder Vertriebsleitung, alles andere erhält am selben Tag seine Entscheidung.
Jede Reklamation wird am Tag des Eingangs einem Auftrag zugeordnet und nach denselben Regeln geprüft. Qualitätssicherung und Vertriebsleitung entscheiden nur dort, wo Frist, Fehlerbild oder Wert von den hinterlegten Grenzen abweichen, und jede dieser Entscheidungen ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
- REST API
- Webhook
- Ollama
- DocuWare REST API
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
