Ausgangslage
Vertrieb & Angebote
Angebote aus Kundenanfragen automatisch erstellen
Jede Kundenanfrage aus Sammelpostfach und Formular wird ausgelesen, gegen Artikelstamm und vereinbarte Konditionen kalkuliert und als vollständiges Angebot versendet. Nur Positionen ohne Treffer oder Rabatte außerhalb der Regeln gehen an den Innendienst; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Prozessarchitektur
Von der Anfrage zum freigegebenen Angebot.
Die Kette verbindet den Eingangskanal mit Artikelstamm, Konditionen und der Angebotsvorlage des Betriebs, egal ob Microsoft 365, Google Workspace oder ein eigenes ERP die Umgebung ist. Entschieden wird nach hinterlegten Regeln; unklare Positionen und Rabatte außerhalb der Grenze gehen als Vorlage an den Innendienst und kehren nach der Freigabe zurück.
01Input
Anfrage und Kontext
Die Anfrage wird aus Postfach oder Formular übernommen und um Kunde, Preisgruppe, Lieferkonditionen und frühere Angebote ergänzt.
2 Schritte
02Process
Kalkulation und Freigabe
Positionen werden ausgelesen und bepreist. Unklare Zuordnungen und Rabatte außerhalb der Grenze legt der Innendienst frei.
8 Schritte
03Output
Versand und Nachweis
Das Angebot geht an den Anfragenden, der Vertrieb erhält den Stand, und Kalkulation samt Freigabe bleiben dem Vorgang zugeordnet.
4 Schritte
Quelle01Anfrage übernehmen
Über Microsoft Graph / Gmail API werden Nachrichten aus dem Sammelpostfach samt Anhängen übernommen. Formularanfragen landen im selben Vorgang.Details
Anfrage übernehmen
Über Microsoft Graph / Gmail API werden Nachrichten aus dem Sammelpostfach samt Anhängen übernommen. Formularanfragen landen im selben Vorgang.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Kunde und Konditionen laden
Daten02Kunde und Konditionen laden
ERP REST / OData / Google Sheets API ordnet Kunde, Lieferkonditionen, offene Angebote und die vereinbarte Preisgruppe dem Vorgang zu.Details
Kunde und Konditionen laden
ERP REST / OData / Google Sheets API ordnet Kunde, Lieferkonditionen, offene Angebote und die vereinbarte Preisgruppe dem Vorgang zu.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Positionen auslesen
Aktion03Positionen auslesen
Azure AI Document Intelligence / Google Document AI liest Listen und Fotos. Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama ergänzt den Fließtext zu Positionen.Details
Positionen auslesen
Azure AI Document Intelligence / Google Document AI liest Listen und Fotos. Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama ergänzt den Fließtext zu Positionen.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Zuordnung prüfen
Entscheidung04Zuordnung prüfen
Jede Position braucht einen Treffer im Artikelstamm oder in der Preisliste. Fehlt er oder widersprechen sich Menge und Einheit, gilt die Anfrage als unvollständig.Details
Zuordnung prüfen
Jede Position braucht einen Treffer im Artikelstamm oder in der Preisliste. Fehlt er oder widersprechen sich Menge und Einheit, gilt die Anfrage als unvollständig.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Gegen Preisliste kalkulierenPositionen klar
- Unklare Positionen klärenNacharbeit nötig
Freigabe05Unklare Positionen klären
Der Innendienst erhält über Microsoft Teams / Google Chat / n8n die offenen Positionen mit Vorschlägen und entscheidet Zuordnung, Ersatzartikel oder Rückfrage.Details
Unklare Positionen klären
Der Innendienst erhält über Microsoft Teams / Google Chat / n8n die offenen Positionen mit Vorschlägen und entscheidet Zuordnung, Ersatzartikel oder Rückfrage.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Gegen Preisliste kalkulierenNach Klärung
Aktion06Gegen Preisliste kalkulieren
ERP REST / OData / Google Sheets API liefert Listenpreis, Kundenkondition, Lieferzeit und Bestand. Daraus entsteht die kalkulierte Zeile.Details
Gegen Preisliste kalkulieren
ERP REST / OData / Google Sheets API liefert Listenpreis, Kundenkondition, Lieferzeit und Bestand. Daraus entsteht die kalkulierte Zeile.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Rabattgrenze prüfen
Entscheidung07Rabattgrenze prüfen
Der Gesamtrabatt wird gegen Preisgruppe und die festgelegte Freigabegrenze geprüft. Innerhalb der Grenze läuft der Vorgang ohne Halt weiter.Details
Rabattgrenze prüfen
Der Gesamtrabatt wird gegen Preisgruppe und die festgelegte Freigabegrenze geprüft. Innerhalb der Grenze läuft der Vorgang ohne Halt weiter.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Angebotsdokument erzeugenInnerhalb der Grenze
- Abweichung freigebenFreigabe nötig
Freigabe08Abweichung freigeben
Liegt der Preis außerhalb der Regeln, entscheidet der Vertrieb anhand Kalkulation, Bestand und Historie in Microsoft Teams / Google Chat / n8n.Details
Abweichung freigeben
Liegt der Preis außerhalb der Regeln, entscheidet der Vertrieb anhand Kalkulation, Bestand und Historie in Microsoft Teams / Google Chat / n8n.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Angebotsdokument erzeugenNach Freigabe
Aktion09Angebotsdokument erzeugen
SharePoint / Google Drive / DMS-API füllt die Vorlage mit Positionen, Gültigkeit und Pflichtangaben. Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama schreibt nur den Begleittext.Details
Angebotsdokument erzeugen
SharePoint / Google Drive / DMS-API füllt die Vorlage mit Positionen, Gültigkeit und Pflichtangaben. Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama schreibt nur den Begleittext.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Angebot im ERP anlegen
System10Angebot im ERP anlegen
ERP REST / OData / Google Sheets API legt das Angebot mit Nummer, Positionen und Gültigkeit an und schreibt den Status fort.Details
Angebot im ERP anlegen
ERP REST / OData / Google Sheets API legt das Angebot mit Nummer, Positionen und Gültigkeit an und schreibt den Status fort.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Angebot versenden
- Vertrieb informieren
Ergebnis11Angebot versenden
Über Microsoft Graph / Gmail API geht das PDF als Antwort in derselben Unterhaltung an den Anfragenden, mit der Angebotsnummer im Betreff.Details
Angebot versenden
Über Microsoft Graph / Gmail API geht das PDF als Antwort in derselben Unterhaltung an den Anfragenden, mit der Angebotsnummer im Betreff.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Nachweis ablegen
Ergebnis12Vertrieb informieren
Die zuständige Person erhält in Microsoft Teams / Google Chat Betrag, Gültigkeit, offene Punkte und das Datum der geplanten Wiedervorlage.Details
Vertrieb informieren
Die zuständige Person erhält in Microsoft Teams / Google Chat Betrag, Gültigkeit, offene Punkte und das Datum der geplanten Wiedervorlage.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Nachweis ablegen
Ergebnis13Nachweis ablegen
Anfrage, Kalkulation, Freigabe und PDF werden über SharePoint / Google Drive / DMS-API im Kundenordner oder Archiv abgelegt.Details
Nachweis ablegen
Anfrage, Kalkulation, Freigabe und PDF werden über SharePoint / Google Drive / DMS-API im Kundenordner oder Archiv abgelegt.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Wiedervorlage setzen
Ergebnis14Wiedervorlage setzen
Zum Ablauf der Gültigkeit entsteht eine Wiedervorlage im Vertrieb, damit offene Angebote nicht nur im Postfach liegen.Details
Wiedervorlage setzen
Zum Ablauf der Gültigkeit entsteht eine Wiedervorlage im Vertrieb, damit offene Angebote nicht nur im Postfach liegen.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Microsoft, Google oder das eigene System.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Graph / Gmail API
Liest das Sammelpostfach und die Anhänge der Anfrage und versendet das fertige Angebot in derselben Unterhaltung, in Outlook oder in Gmail.
- Genutzte Schnittstellen
Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
Liest Positionen, Mengen und Einheiten aus Listen, Zeichnungen und fotografierten Materialzetteln, unabhängig von der gewählten Cloud.
- Genutzte Schnittstellen
Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
Ergänzt den Fließtext zu Positionen und formuliert den Begleittext. In Microsoft- und Google-Umgebungen in einer europäischen Region, sonst im eigenen Rechenzentrum.
- Genutzte Schnittstellen
ERP REST / OData / Google Sheets API
Liefert Artikelstamm, Preisgruppe und Bestand und legt das Angebot mit Nummer und Gültigkeit an, im ERP oder in der gepflegten Tabelle.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Teams / Google Chat / n8n
Legt unklare Positionen und Rabatte außerhalb der Grenze dem Innendienst zur Entscheidung vor.
- Genutzte Schnittstellen
SharePoint / Google Drive / DMS-API
Füllt die Angebotsvorlage und legt Anfrage, Kalkulation, Freigabe und PDF im Kundenordner oder im Archiv ab.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Outlook / Gmail
Sammelpostfach als Eingangskanal, unverändert für die Anfragenden.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Teams / Google Chat
Arbeitsoberfläche für unklare Positionen, Rabattfreigaben und den Stand offener Angebote.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft SharePoint / Google Drive / ELO
Ort der Angebotsvorlage und der abgelegten Vorgänge mit Bezug zum Kunden.
- Mögliche Apps & Plattformen
Business Central / Google Sheets / SAP S/4HANA
Führendes System für Artikel, Konditionen, Bestände und die Angebotsnummer, oder die Tabelle, die der Vertrieb heute pflegt.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Power Automate / n8n
Sichtbarer Ablauf zwischen Postfach, Freigabe und Versand, den der Vertrieb nachvollziehen kann.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Power BI / Looker Studio
Übersicht über offene Angebote, Beträge und Wiedervorlagen.
Umsetzung im Kontext
Im Alltag belastbar.
Der Ablauf ersetzt kein System, sondern verbindet die vorhandenen. In einer Microsoft-365-Umgebung bleiben Outlook, SharePoint und Business Central; in Google Workspace bleiben Gmail, Sheets und Drive; im eigenen Rechenzentrum bleiben ERP und Archiv. Neu ist der Weg dazwischen.
Automatisch entschieden wird nur, was eindeutig entscheidbar ist: ob jede Position einem Artikel zugeordnet ist, ob Menge und Einheit zusammenpassen und ob der Rabatt innerhalb der vereinbarten Grenze liegt. Über Ersatzartikel, Rückfragen und Preise außerhalb der Grenze entscheidet immer eine Person aus dem Vertrieb.
Personenbezogene Daten bleiben in der Umgebung, die der Betrieb schon nutzt. An das Sprachmodell geht der Text der Anfrage, nicht der Kundenbestand; die Kalkulation selbst läuft gegen ERP oder Preisliste. Soll nichts den Betrieb verlassen, läuft das Modell lokal. Jede Freigabe wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert.
Fällt eine Schnittstelle aus, bleibt die Anfrage in der Warteschlange und wird nachgeholt, statt verloren zu gehen. Jeder schreibende Aufruf trägt eine eindeutige Kennung, damit kein Angebot doppelt versendet wird. Änderungen an Rabattgrenzen pflegt der Vertrieb selbst in seinem führenden System.
Zielbild
Jede Anfrage führt am selben Tag zu einem vollständigen Angebot mit Nummer, Positionen und Gültigkeit. Der Innendienst entscheidet nur dort, wo die Zuordnung fehlt oder der Preis die vereinbarten Regeln verlässt, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit ihrer Grundlage am Vorgang.
Erwarteter Nutzen
- Anfragen erhalten am Tag des Eingangs ein vollständiges Angebot statt erst in der folgenden Woche.
- Der Innendienst arbeitet an unklaren Positionen und Rabatten, nicht am Abtippen von Listen.
- Preise, Lieferzeiten und Konditionen stammen aus Business Central, nicht aus der Erinnerung einzelner Personen.
- Jede Abweichung vom Regelpreis ist mit Grundlage, Entscheider und Zeitpunkt nachvollziehbar.
- Offene Angebote, Beträge und Wiedervorlagen sind auswertbar, ohne dass jemand eine Schattenliste führt.
- Der Anfragende erhält die Antwort in derselben Unterhaltung, in der die Anfrage eingegangen ist.
Voraussetzungen für den Start
- 01Ein Zugang zum Sammelpostfach in Microsoft 365 oder Google Workspace, oder ein Webhook aus dem Kundenportal, plus der Zustimmung eines Administrators.
- 02Eine dokumentierte Schnittstelle des führenden Systems: Business Central, SAP OData, ein anderes ERP oder eine gepflegte Preisliste in Google Sheets, mit Leserechten auf Artikel und Schreibrechten auf Angebote.
- 03Eine Angebotsvorlage in SharePoint, Google Docs oder im Dokumentenmanagement mit den Pflichtangaben des Betriebs.
- 04Eine gepflegte Artikel- und Preisbasis mit eindeutigen Nummern und den vereinbarten Kundenpreisgruppen.
- 05Eine schriftliche Entscheidung, bis zu welcher Abweichung vom Listenpreis ohne Freigabe angeboten wird.
- 06Eine benannte Person je Vertriebsgebiet für unklare Positionen und für Rabatte außerhalb der Grenze.
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
E-Mail & Eingangskanäle
Posteingänge automatisch verstehen und verteilen
KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.
Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.
- Microsoft Graph / Gmail API
- CRM- oder Ticket-API
- Webhook / REST
- Outlook & Microsoft Teams
Finanzen & Dokumente
Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen
Rechnungen werden ausgelesen, fachlich validiert und mit klaren Ausnahmen durch Freigabe, Buchhaltung und Archiv geführt.
Weniger Erfassungsfehler, klare Prüfschritte und ein auditierbarer Weg vom Dokument bis zur Buchung.
- ERP REST / OData / IDoc
- E-Mail, Peppol oder Upload
- DMS- und Archiv-API
- Azure AI Document Intelligence
Reklamation & Retouren
Reklamationen und Retouren automatisch bearbeiten
Jede Reklamation aus Postfach und Formular wird mit dem zugehörigen Auftrag verknüpft und anhand von Fotos und Fehlerbild geprüft. Nur Fälle außerhalb der vereinbarten Fristen oder Freigabegrenzen gehen an Qualitätssicherung oder Vertriebsleitung, alles andere erhält am selben Tag seine Entscheidung.
Jede Reklamation wird am Tag des Eingangs einem Auftrag zugeordnet und nach denselben Regeln geprüft. Qualitätssicherung und Vertriebsleitung entscheiden nur dort, wo Frist, Fehlerbild oder Wert von den hinterlegten Grenzen abweichen, und jede dieser Entscheidungen ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
- REST API
- Webhook
- Ollama
- DocuWare REST API
Freigaben & Compliance
Genehmigungen ohne E-Mail-Pingpong steuern
Anträge durchlaufen automatisch die richtigen Rollen, Fristen und Vertretungen – inklusive vollständiger Entscheidungshistorie.
Schnellere Entscheidungen, klare Verantwortlichkeit und ein prüfbarer Verlauf ohne Medienbruch.
- Microsoft Graph
- ERP- oder HR-API
- Webhook / Adaptive Cards
- Microsoft Teams
Wissen & Assistenz
Internes Wissen sicher durchsuchbar machen
Ein Assistent beantwortet Fragen aus freigegebenen Unternehmensquellen, nennt Belege und respektiert bestehende Zugriffsrechte.
Schnellerer Zugriff auf verlässliches Wissen mit nachvollziehbaren Quellen und kontrollierten Berechtigungen.
- Microsoft Graph / SharePoint
- Dateiserver-Connector
- Entra ID / SSO
- Azure AI Search
Personal & Onboarding
Bewerbungen aufnehmen und Onboarding vorbereiten
Jede Bewerbung wird am Tag des Eingangs erfasst, mit dem Stellenprofil abgeglichen und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage entstehen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, statt aus einer Kette von Zurufen.
Jede Bewerbung ist am Tag des Eingangs erfasst, vollständig geprüft und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage laufen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, und jede Entscheidung ist mit Begründung und Frist nachvollziehbar.
- Microsoft Graph API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
- Azure OpenAI Service
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
