Ausgangslage
Einkauf & Wareneingang
Lieferabweichungen beim Wareneingang klären
Mengen, Artikel und sichtbare Schäden einer Lieferung werden mit Bestellung und Lieferschein verglichen. Bei Abweichungen erhält der Einkauf einen prüfbaren Vorgang mit Fotos und Belegen; nur bestätigte Mengen werden im führenden System erfasst.
Prozessarchitektur
Von der Anlieferung zur geklärten Differenz.
Die Erfassung an der Rampe wird mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen, bevor eine Menge ins Warenwirtschaftssystem gelangt. Unleserliche Belege, fehlende Positionen und sichtbare Schäden gehen an den Einkauf; bestätigte Abweichungen münden in eine dokumentierte Rückfrage beim Lieferanten.
01Input
Lieferung & Bestellung
Das Lager erfasst gelieferte Positionen und Fotos; die dazugehörige Bestellung wird aus dem führenden ERP ergänzt.
2 Schritte
02Process
Abgleich & Klärung
Der Lieferschein wird ausgelesen, Mengen werden geprüft und unklare Differenzen vor einer Buchung dem Einkauf vorgelegt.
5 Schritte
03Output
Buchung & Nachweis
Bestätigte Mengen sind im ERP erfasst, der Lieferant erhält bei Bedarf eine Rückfrage und alle Belege bleiben dem Wareneingang zugeordnet.
3 Schritte
Quelle01Lieferung erfassen
Das Lager hält im Google-Forms-Formular Artikel, tatsächlich gelieferte Mengen, Bestellreferenz und Fotos fest. Die Google Forms API übernimmt den Datensatz als Auslöser des Wareneingangs.Details
Lieferung erfassen
Das Lager hält im Google-Forms-Formular Artikel, tatsächlich gelieferte Mengen, Bestellreferenz und Fotos fest. Die Google Forms API übernimmt den Datensatz als Auslöser des Wareneingangs.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Bestellung zuordnen
Daten02Bestellung zuordnen
Die ERP REST API lädt offene Bestellpositionen, Mengeneinheiten und Lieferantenreferenz. So wird die Erfassung einer Bestellung zugeordnet, ohne die Bestelldaten in einer Parallelliste zu führen.Details
Bestellung zuordnen
Die ERP REST API lädt offene Bestellpositionen, Mengeneinheiten und Lieferantenreferenz. So wird die Erfassung einer Bestellung zugeordnet, ohne die Bestelldaten in einer Parallelliste zu führen.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Lieferschein auslesen
Aktion03Lieferschein auslesen
Google Document AI liest Positionen und Mengen aus dem fotografierten Lieferschein. Fehlen lesbare Werte oder eine Positionszuordnung, wird der Fall ohne Schätzung an den Einkauf übergeben.Details
Lieferschein auslesen
Google Document AI liest Positionen und Mengen aus dem fotografierten Lieferschein. Fehlen lesbare Werte oder eine Positionszuordnung, wird der Fall ohne Schätzung an den Einkauf übergeben.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Mengen und Schäden prüfen
- Differenz beurteilenBeleg unklar
Entscheidung04Mengen und Schäden prüfen
Gelieferte und bestellte Mengen werden je Position gegenübergestellt; Fotos und Schadensvermerke werden berücksichtigt. Nur eindeutige Übereinstimmungen laufen ohne fachliche Prüfung weiter.Details
Mengen und Schäden prüfen
Gelieferte und bestellte Mengen werden je Position gegenübergestellt; Fotos und Schadensvermerke werden berücksichtigt. Nur eindeutige Übereinstimmungen laufen ohne fachliche Prüfung weiter.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Wareneingang buchenStimmt überein
- Differenz beurteilenDifferenz
Freigabe05Differenz beurteilen
Über die Google Chat API erhält der Einkauf den Beleg, Fotos und die ermittelte Differenz. Eine zuständige Person korrigiert die Zuordnung, bestätigt die tatsächlich angenommene Menge und entscheidet über eine Lieferantenklärung.Details
Differenz beurteilen
Über die Google Chat API erhält der Einkauf den Beleg, Fotos und die ermittelte Differenz. Eine zuständige Person korrigiert die Zuordnung, bestätigt die tatsächlich angenommene Menge und entscheidet über eine Lieferantenklärung.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Wareneingang buchen
- Rückfrage vorbereitenKlärung nötig
System06Wareneingang buchen
Die ERP REST API schreibt ausschließlich bestätigte Annahmemengen zum bestehenden Bestellvorgang. Bei einer Störung bleibt der Fall offen und wird nicht durch eine stillschweigende Ersatzbuchung abgeschlossen.Details
Wareneingang buchen
Die ERP REST API schreibt ausschließlich bestätigte Annahmemengen zum bestehenden Bestellvorgang. Bei einer Störung bleibt der Fall offen und wird nicht durch eine stillschweigende Ersatzbuchung abgeschlossen.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Annahme bestätigen
Aktion07Rückfrage vorbereiten
Für bestätigte Fehlmengen oder Schäden erstellt der Ablauf einen Entwurf mit Bestellreferenz, betroffenen Positionen und Beleglinks. Der Einkauf prüft den Inhalt, bevor die Gmail API die Nachricht an den Lieferanten versendet.Details
Rückfrage vorbereiten
Für bestätigte Fehlmengen oder Schäden erstellt der Ablauf einen Entwurf mit Bestellreferenz, betroffenen Positionen und Beleglinks. Der Einkauf prüft den Inhalt, bevor die Gmail API die Nachricht an den Lieferanten versendet.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Lieferanten informieren
Ergebnis08Annahme bestätigen
Der gebuchte Wareneingang zeigt die tatsächlich akzeptierten Mengen und die verantwortliche Entscheidung im ERP. Das Lager sieht, welche Positionen angenommen und welche zur Klärung zurückgestellt wurden.Details
Annahme bestätigen
Der gebuchte Wareneingang zeigt die tatsächlich akzeptierten Mengen und die verantwortliche Entscheidung im ERP. Das Lager sieht, welche Positionen angenommen und welche zur Klärung zurückgestellt wurden.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Nachweis ablegen
Ergebnis09Lieferanten informieren
Die Gmail API versendet die freigegebene Rückfrage im Bezug auf die konkrete Bestellung. Lieferant und Einkauf können die Fehlmenge oder Beschädigung anhand derselben Belege nachvollziehen.Details
Lieferanten informieren
Die Gmail API versendet die freigegebene Rückfrage im Bezug auf die konkrete Bestellung. Lieferant und Einkauf können die Fehlmenge oder Beschädigung anhand derselben Belege nachvollziehen.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Nachweis ablegen
Ergebnis10Nachweis ablegen
Die Google Drive API legt Lieferschein, Fotos, Freigabe und versendete Rückfrage mit der Bestellreferenz ab. Die Berechtigungen folgen der freigegebenen Ablage des Einkaufs.Details
Nachweis ablegen
Die Google Drive API legt Lieferschein, Fotos, Freigabe und versendete Rückfrage mit der Bestellreferenz ab. Die Berechtigungen folgen der freigegebenen Ablage des Einkaufs.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Google Workspace verbindet Lager und Einkauf.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Google Forms API
Übernimmt die Erfassung der Lieferung mit Mengen, Referenz und Fotos als Start des Vorgangs.
- Genutzte Schnittstellen
ERP REST API
Liest die Bestellung und schreibt später nur die vom Lager beziehungsweise Einkauf bestätigten Mengen in das führende System.
- Genutzte Schnittstellen
Google Document AI
Extrahiert Positionen und Mengen aus dem Lieferschein, ohne unleserliche Angaben als sicher auszugeben.
- Genutzte Schnittstellen
Google Chat API
Legt eine Differenz mit Belegen dem zuständigen Einkauf zur Beurteilung vor.
- Genutzte Schnittstellen
Gmail API
Verschickt eine vom Einkauf freigegebene Rückfrage zum Fehlbestand oder Schaden an den Lieferanten.
- Genutzte Schnittstellen
Google Drive API
Legt Lieferschein, Fotos und Entscheidungsnachweise in einer berechtigten Ablage zum Bestellvorgang ab.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Forms
Das Lager erfasst eine neue Anlieferung mit Mengen, Bestellnummer und Schäden.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Chat
Der Einkauf prüft Fälle mit unklaren Angaben oder Abweichungen und entscheidet über den weiteren Weg.
- Mögliche Apps & Plattformen
Gmail
Der Einkauf sieht die freigegebene Lieferantenrückfrage und die spätere Antwort.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Drive
Belege und Fotos sind dem Vorgang zugeordnet und nur für berechtigte Rollen sichtbar.
- Mögliche Apps & Plattformen
ERP-Warenwirtschaft
Bestellung und gebuchter Wareneingang bleiben hier der verbindliche Datenbestand.
Umsetzung im Kontext
Eine Abweichung wird zum nachvollziehbaren Vorgang.
Dieser Anwendungsfall beginnt mit der tatsächlichen Anlieferung und nicht mit einer Inventur oder einer Bestellung. Google Forms sammelt die Angaben des Lagers, während das ERP die Hoheit über Bestellung und Wareneingang behält. Ein Formular ersetzt weder die Warenwirtschaft noch die physische Prüfung der gelieferten Ware.
Der Abgleich betrachtet Artikel, Mengeneinheiten, bestellte und gelieferte Menge sowie vermerkte Schäden. Ein lesbarer Lieferschein kann die Erfassung ergänzen, nicht aber eine unklare Zuordnung beweisen. Bei Fehlmengen, Überlieferung, beschädigter Ware oder widersprüchlichen Angaben entscheidet der Einkauf, welche Menge angenommen und welche Position beanstandet wird.
Fotos, Lieferscheine und Ansprechpartner können geschäftliche oder personenbezogene Daten enthalten. Die Ablage in Google Drive folgt daher einer vorher festgelegten Berechtigung, und die ERP-Verbindung erhält nur die für den Vorgang nötigen Rechte. Erfassung, fachliche Freigabe, Buchung und Nachricht an den Lieferanten bleiben getrennt protokolliert.
Bei Ausfall des ERP oder einer Schnittstelle bleibt der Vorgang offen, statt einen scheinbar vollständigen Wareneingang zu melden. Wiederholte Aufrufe verwenden Bestell- und Lieferreferenz zur Dublettenprüfung; nach einer Korrektur wird der Vorgang kontrolliert fortgesetzt. Regeln für Mengenabweichungen und Zuständigkeiten werden mit Lager und Einkauf gepflegt.
Zielbild
Jede Lieferung hat einen gemeinsamen Vorgang mit Bestellung, erfassten Mengen und Belegen. Übereinstimmende Positionen werden gebucht; Abweichungen entscheidet der Einkauf anhand einer konkreten Differenz, bevor eine Rückfrage an den Lieferanten geht.
Erwarteter Nutzen
- Der Einkauf sieht die genaue Differenz mit Lieferschein und Fotos, statt eine Abweichung aus mehreren Nachrichten zu rekonstruieren.
- Im ERP stehen nur bestätigte Annahmemengen, sodass eine ungeklärte Fehlmenge nicht als vollständig geliefert erscheint.
- Jede Lieferantenrückfrage bezieht sich auf eine Bestellung und dokumentiert die betroffenen Positionen.
- Die Entscheidung über Schäden oder strittige Mengen bleibt sichtbar beim zuständigen Menschen.
- Lager und Einkauf arbeiten am selben Vorgang, ohne Bestellungen in einer zweiten Liste zu pflegen.
Voraussetzungen für den Start
- 01Das ERP stellt lesende Bestellpositionen und eine abgesicherte Schnittstelle für bestätigte Wareneingänge bereit.
- 02Lager und Einkauf legen Pflichtfelder, Annahmeregeln, Zuständigkeiten und den Umgang mit Überlieferungen gemeinsam fest.
- 03Für Google Workspace sind ein Projekt, passende API-Freigaben und auf den Zweck begrenzte Zugriffsrechte eingerichtet.
- 04Die Erfassung mit Google Forms enthält eine eindeutige Bestell- und Lieferreferenz sowie eine Regel für Foto- und Belegablage.
- 05Die Berechtigungen der Google-Drive-Ablage und die Aufbewahrung von Lieferunterlagen sind mit dem Betrieb abgestimmt.
- 06Ein zuständiger Einkäufer prüft und genehmigt die Rückfrage an den Lieferanten vor ihrem Versand.
Weitere Anwendungsfälle
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Buchhaltung & Rechnungen
E-Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Jede freigegebene Ausgangsrechnung wird als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, auf ihre Pflichtangaben geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Nur Rechnungen mit unvollständigen oder widersprüchlichen Angaben gehen vorher an die Buchhaltung, alles andere verlässt das Haus im selben Lauf.
Jede freigegebene Rechnung wird im selben Lauf als konforme E-Rechnung erzeugt, geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Die Buchhaltung korrigiert nur unvollständige oder widersprüchliche Angaben, und jede versendete Fassung ist mit ihrem Versandnachweis revisionssicher abgelegt.
- REST API
- ZUGFeRD und XRechnung
- Microsoft Graph API
- Gmail API
Finanzen & Dokumente
Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen
Rechnungen werden ausgelesen, fachlich validiert und mit klaren Ausnahmen durch Freigabe, Buchhaltung und Archiv geführt.
Weniger Erfassungsfehler, klare Prüfschritte und ein auditierbarer Weg vom Dokument bis zur Buchung.
- ERP REST / OData / IDoc
- E-Mail, Peppol oder Upload
- DMS- und Archiv-API
- Azure AI Document Intelligence
Reklamation & Retouren
Reklamationen und Retouren automatisch bearbeiten
Jede Reklamation aus Postfach und Formular wird mit dem zugehörigen Auftrag verknüpft und anhand von Fotos und Fehlerbild geprüft. Nur Fälle außerhalb der vereinbarten Fristen oder Freigabegrenzen gehen an Qualitätssicherung oder Vertriebsleitung, alles andere erhält am selben Tag seine Entscheidung.
Jede Reklamation wird am Tag des Eingangs einem Auftrag zugeordnet und nach denselben Regeln geprüft. Qualitätssicherung und Vertriebsleitung entscheiden nur dort, wo Frist, Fehlerbild oder Wert von den hinterlegten Grenzen abweichen, und jede dieser Entscheidungen ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
- REST API
- Webhook
- Ollama
- DocuWare REST API
Finanzen & Forderungen
Zahlungserinnerungen aus offenen Posten automatisch versenden
Jeder überfällige offene Posten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV oder dem Fachsystem wird gegen Fälligkeit, Karenz und Mahnstufe geprüft und als Erinnerung über Microsoft Outlook oder Gmail versendet. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfänger und Fälle außerhalb der vereinbarten Stufe gehen an die Buchhaltung; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jeder überfällige offene Posten erhält die nächste zulässige Erinnerung aus der hinterlegten Vorlage, sobald Fälligkeit und Karenz erfüllt sind. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfängeradressen und Beträge außerhalb der vereinbarten Stufe liegen der Buchhaltung als entscheidungsreifer Fall vor. Versand, Mahnstufe und Nachweis stehen im führenden System, nicht in einer privaten Liste.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Webhook
Vertrieb & Angebote
Offene Angebote automatisch nachfassen
Jedes Angebot, auf das keine Antwort kommt, wird automatisch nachgefasst – im vereinbarten Abstand und in derselben Unterhaltung wie das Angebot selbst. Der Ablauf setzt auf der vorhandenen Umgebung auf, ob Microsoft 365, Google Workspace oder eigenes ERP, und der Vertrieb entscheidet nur die Ausnahmen.
Jedes offene Angebot hat einen definierten Nachfass-Weg, der ohne Erinnerung eines Menschen funktioniert. Der Vertrieb sieht, welche Angebote noch leben, und wird nur dort gebraucht, wo eine Entscheidung ansteht. Am Ende steht zu jedem Angebot eine nachvollziehbare Reihe von Versuchen statt einer Vermutung.
- Microsoft Graph API
- Microsoft Dynamics 365 Sales API
- Gmail API
- Google Sheets API
E-Mail & Eingangskanäle
Posteingänge automatisch verstehen und verteilen
KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.
Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.
- Microsoft Graph / Gmail API
- CRM- oder Ticket-API
- Webhook / REST
- Outlook & Microsoft Teams
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
