Ausgangslage
Meetings & Aufgaben
Besprechungen in konkrete Arbeit übersetzen
Jede Zusage, Entscheidung und Frist aus einer Besprechung wird automatisch erkannt und als Aufgabe mit Verantwortlicher Person direkt im passenden Arbeitssystem angelegt. Das Protokoll bleibt Nachweis, die eigentliche Arbeit beginnt sofort danach – nicht erst, wenn jemand das Protokoll noch einmal durchliest.
Prozessarchitektur
Vom gesprochenen Wort zur zugewiesenen Aufgabe.
Der Ablauf nimmt die Aufzeichnung oder Mitschrift einer Besprechung, erkennt darin Zusagen, Entscheidungen und Fristen und legt daraus strukturierte Aufgaben mit Verantwortlicher Person im passenden Arbeitssystem an. Uneindeutige Zusagen ohne klare Verantwortung gehen an die Besprechungsleitung zur Klärung, statt automatisch irgendjemandem zugewiesen zu werden.
01Input
Offene Angebote und ihr Kontext kommen zusammen.
Der Ablauf beginnt nicht mit einer Nachricht, sondern mit einer Stille: ein Angebot, auf das seit Tagen keine Antwort kam. Aus dem führenden System kommen Angebot, Frist und Ansprechpartner, dazu die bisherige Korrespondenz zum Vorgang.
2 Schritte
02Process
Aus dem Stand des Vorgangs entsteht die passende Nachricht.
Der Entwurf wird aus dem Angebot selbst abgeleitet, nicht aus einer Vorlage mit Platzhaltern. Anschließend prüfen die Regeln, ob überhaupt nachgefasst werden darf; alles, was aus dem Rahmen fällt, geht an den Vertrieb.
4 Schritte
03Output
Die Nachricht geht raus, der Vorgang bleibt nachvollziehbar.
Das Nachfassen liegt in derselben Unterhaltung wie das Angebot, der Vertrieb sieht den Stand ohne Nachfrage, und jeder Versuch ist am Vorgang dokumentiert.
3 Schritte
Quelle01Besprechung aufzeichnen
Ein Meeting wird per Aufzeichnung oder als Mitschrift erfasst – über Microsoft Teams, Google Meet oder ein eigenes Konferenzsystem, je nach Umgebung.Details
Besprechung aufzeichnen
Ein Meeting wird per Aufzeichnung oder als Mitschrift erfasst – über Microsoft Teams, Google Meet oder ein eigenes Konferenzsystem, je nach Umgebung.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Transkript erstellen
Daten02Transkript erstellen
Aus Ton- oder Videoaufzeichnung entsteht ein durchsuchbares Transkript mit Sprecherzuordnung.Details
Transkript erstellen
Aus Ton- oder Videoaufzeichnung entsteht ein durchsuchbares Transkript mit Sprecherzuordnung.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Zusagen und Entscheidungen erkennen
Aktion03Zusagen und Entscheidungen erkennen
Ein Sprachmodell liest das Transkript und markiert Textstellen, die eine Aufgabe, eine Entscheidung oder eine Frist enthalten.Details
Zusagen und Entscheidungen erkennen
Ein Sprachmodell liest das Transkript und markiert Textstellen, die eine Aufgabe, eine Entscheidung oder eine Frist enthalten.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Verantwortliche Person zuordnen
Entscheidung04Verantwortliche Person zuordnen
Für jede erkannte Zusage wird geprüft, ob eine Person im Gespräch klar benannt wurde; ist das nicht der Fall, gilt die Stelle als uneindeutig.Details
Verantwortliche Person zuordnen
Für jede erkannte Zusage wird geprüft, ob eine Person im Gespräch klar benannt wurde; ist das nicht der Fall, gilt die Stelle als uneindeutig.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Aufgabe formulierenRegelfall
- Uneindeutige Zusage klärenAusnahme
Freigabe05Uneindeutige Zusage klären
Bei fehlender oder unklarer Verantwortung erhält die Besprechungsleitung die betroffene Textstelle zur kurzen Nachbestätigung, bevor eine Aufgabe entsteht.Details
Uneindeutige Zusage klären
Bei fehlender oder unklarer Verantwortung erhält die Besprechungsleitung die betroffene Textstelle zur kurzen Nachbestätigung, bevor eine Aufgabe entsteht.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Aufgabe formulierennach Freigabe
System06Aufgabe formulieren
Aus der geklärten Zusage entsteht ein knapper Aufgabentitel mit Kontext aus dem Gespräch, verantwortlicher Person und, falls genannt, einer Frist.Details
Aufgabe formulieren
Aus der geklärten Zusage entsteht ein knapper Aufgabentitel mit Kontext aus dem Gespräch, verantwortlicher Person und, falls genannt, einer Frist.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Aufgabe im Arbeitssystem anlegen
- Beteiligte benachrichtigen
Ergebnis07Aufgabe im Arbeitssystem anlegen
Die Aufgabe wird direkt im genutzten Arbeitssystem angelegt, mit Verweis auf die Stelle im Transkript, aus der sie stammt.Details
Aufgabe im Arbeitssystem anlegen
Die Aufgabe wird direkt im genutzten Arbeitssystem angelegt, mit Verweis auf die Stelle im Transkript, aus der sie stammt.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Protokoll mit Aufgabenliste ablegen
Ergebnis08Beteiligte benachrichtigen
Die verantwortliche Person erhält eine kurze Nachricht mit der neuen Aufgabe, ohne das gesamte Protokoll lesen zu müssen.Details
Beteiligte benachrichtigen
Die verantwortliche Person erhält eine kurze Nachricht mit der neuen Aufgabe, ohne das gesamte Protokoll lesen zu müssen.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis09Protokoll mit Aufgabenliste ablegen
Das vollständige Transkript und die Liste aller erkannten Aufgaben werden gemeinsam abgelegt, als Nachweis für spätere Rückfragen.Details
Protokoll mit Aufgabenliste ablegen
Das vollständige Transkript und die Liste aller erkannten Aufgaben werden gemeinsam abgelegt, als Nachweis für spätere Rückfragen.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Derselbe Ablauf in drei Umgebungen.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Google Workspace APIs
Google-Umgebung: liest die Meet-Aufzeichnung und legt Aufgaben in Google Tasks an.
- Genutzte Schnittstellen
REST API
Individuelle Umgebung: verbindet das eigene Konferenzsystem mit dem vorhandenen Projekt- oder Ticketsystem.
- Genutzte Schnittstellen
Azure AI Speech
Erstellt das durchsuchbare Transkript mit Sprecherzuordnung in der Microsoft-Umgebung.
- Genutzte Schnittstellen
Google Cloud Speech-to-Text
Erstellt das durchsuchbare Transkript mit Sprecherzuordnung in der Google-Umgebung.
- Genutzte Schnittstellen
Webhook
Meldet eine neu angelegte Aufgabe sofort an das Zielsystem, ohne auf den nächsten geplanten Lauf zu warten.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Teams und Microsoft Planner
Aufzeichnung des Meetings und Ablage der Aufgaben in der Microsoft-Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Meet und Google Tasks
Aufzeichnung des Meetings und Ablage der Aufgaben in der Google-Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Jira oder Asana
Zielsystem für Aufgaben in der individuellen Umgebung, unabhängig vom genutzten Konferenzsystem.
- Mögliche Apps & Plattformen
Slack
Benachrichtigung der verantwortlichen Person über die neue Aufgabe in der individuellen Umgebung.
Umsetzung im Kontext
Was der Ablauf leistet und was er bewusst nicht entscheidet.
Der Ablauf ersetzt keine Moderation und keine inhaltliche Entscheidung – er sorgt nur dafür, dass eine im Gespräch getroffene Zusage nicht wieder verloren geht, sondern als Aufgabe sichtbar wird.
Die Umgebung bestimmt nur die Werkzeuge, nicht den Prozess. In einer Microsoft-365-Umgebung entstehen Aufgaben aus einer Teams-Aufzeichnung direkt in Planner, in einer Google-Workspace-Umgebung aus einer Meet-Aufzeichnung in Google Tasks, in einer selbst betriebenen Umgebung aus dem eigenen Konferenzsystem direkt im vorhandenen Projekt- oder Ticketsystem. Welche Variante passt, richtet sich danach, wo der Betrieb seine Besprechungen und seine Aufgaben schon heute führt.
Die Erkennung von Zusagen ist bewusst vorsichtig: Nur Textstellen mit klar benannter Verantwortung werden automatisch zur Aufgabe. Fehlt die Zuordnung im Gespräch, geht die Stelle an die Besprechungsleitung zur kurzen Klärung, statt eine Aufgabe irgendeiner Person zuzuweisen, die vielleicht nur beiläufig erwähnt wurde.
Das vollständige Transkript bleibt neben der Aufgabenliste erhalten und verweist auf die genaue Stelle im Gespräch, aus der eine Aufgabe entstanden ist. So lässt sich jede Aufgabe im Zweifel bis zur ursprünglichen Formulierung zurückverfolgen.
Zielbild
Jede Zusage aus der Besprechung wird als eigenständige Aufgabe mit verantwortlicher Person im passenden Arbeitssystem sichtbar, direkt im Anschluss an das Gespräch. Das vollständige Protokoll bleibt als Nachweis erhalten, ist aber nicht mehr die einzige Quelle, aus der die Arbeit hervorgehen muss.
Erwarteter Nutzen
- Zusagen aus dem Meeting werden sofort als Aufgabe sichtbar, statt im Protokoll zu verschwinden.
- Jede Aufgabe hat eine verantwortliche Person und, wo genannt, eine Frist – ohne manuelles Nacharbeiten.
- Uneindeutige Zusagen werden erkannt und der Besprechungsleitung vorgelegt statt automatisch falsch zugewiesen.
- Die verantwortliche Person erhält die Aufgabe direkt im gewohnten Arbeitssystem, ohne das Protokoll lesen zu müssen.
- Das vollständige Protokoll bleibt als Nachweis erhalten und ist über die Aufgabe jederzeit auffindbar.
- Der Ablauf passt sich der vorhandenen Umgebung an, statt ein zusätzliches Meeting-Tool zur Voraussetzung zu machen.
Voraussetzungen für den Start
- 01Ein Konferenzsystem, das eine Aufzeichnung oder ein Transkript des Meetings bereitstellt.
- 02Ein Arbeitssystem für Aufgaben, in das der Ablauf schreibend zugreifen darf.
- 03Eine benannte Besprechungsleitung je Meeting-Typ, die uneindeutige Zusagen kurzfristig klären kann.
- 04Klarheit darüber, welche Meeting-Reihen für die automatische Aufgabenerkennung vorgesehen sind.
- 05Eine Entscheidung über die Umgebung: Microsoft 365, Google Workspace oder eigener Betrieb – und die passenden Zugänge dazu.
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
Termine & Einsatzplanung
Terminanfragen automatisch in den Kalender legen
Jede Terminanfrage aus Sammelpostfach, Formular oder Chat wird gegen Öffnungszeiten, Dauer und freie Fenster in Microsoft Outlook, Google Calendar oder dem Fachsystem geprüft und als verbindlicher Termin gebucht. Nur Anfragen ohne eindeutige Lücke gehen an die Disposition; die Bestätigung läuft im selben Vorgang.
Jede Terminanfrage führt zu einem geprüften Kalendereintrag oder zu einer begründeten Rückmeldung noch im selben Vorgang. Die Disposition entscheidet nur dort, wo kein eindeutiges Fenster vorliegt. Microsoft Outlook, Google Calendar oder das Fachsystem bleiben das führende System; Nexaluna verbindet sie und ersetzt sie nicht.
- Microsoft Graph API
- Google Calendar API
- REST API
- Webhook
Personal & Onboarding
Bewerbungen aufnehmen und Onboarding vorbereiten
Jede Bewerbung wird am Tag des Eingangs erfasst, mit dem Stellenprofil abgeglichen und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage entstehen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, statt aus einer Kette von Zurufen.
Jede Bewerbung ist am Tag des Eingangs erfasst, vollständig geprüft und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage laufen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, und jede Entscheidung ist mit Begründung und Frist nachvollziehbar.
- Microsoft Graph API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
- Azure OpenAI Service
Finanzen & Belege
Reisekosten aus Belegen automatisch abrechnen
Jedes Belegfoto aus Microsoft Outlook, Gmail oder dem Fachpostfach wird ausgelesen, gegen die Reiserichtlinie geprüft und als Erstattungsantrag im führenden System vorgelegt. Nur unleserliche Aufnahmen und Beträge außerhalb der vereinbarten Grenzen gehen an den Menschen; alles andere ist am selben Tag entscheidungsreif.
Jeder Beleg hat einen Halter, eine Kostenstelle und einen nachvollziehbaren Stand. Innerhalb der Richtlinie entsteht der Antrag ohne manuelles Abtippen. Abweichungen liegen mit Belegbild und Regelverweis bei der Person, die entscheiden darf.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
Buchhaltung & Rechnungen
E-Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Jede freigegebene Ausgangsrechnung wird als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, auf ihre Pflichtangaben geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Nur Rechnungen mit unvollständigen oder widersprüchlichen Angaben gehen vorher an die Buchhaltung, alles andere verlässt das Haus im selben Lauf.
Jede freigegebene Rechnung wird im selben Lauf als konforme E-Rechnung erzeugt, geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Die Buchhaltung korrigiert nur unvollständige oder widersprüchliche Angaben, und jede versendete Fassung ist mit ihrem Versandnachweis revisionssicher abgelegt.
- REST API
- ZUGFeRD und XRechnung
- Microsoft Graph API
- Gmail API
Verträge & Fristen
Vertragsfristen und Kündigungstermine automatisch überwachen
Jeder laufende Vertrag bekommt seine Kündigungsfrist automatisch berechnet und meldet sich rechtzeitig vor dem entscheidenden Termin – in der vorhandenen Umgebung, ob Microsoft 365, Google Workspace oder eigenes System. Verantwortliche entscheiden nur noch, ob verlängert, verhandelt oder gekündigt wird.
Jeder Vertrag hat einen berechneten Kündigungstermin und eine Vorlaufzeit, in der eine Entscheidung getroffen werden kann. Die zuständige Person wird rechtzeitig informiert, nicht erst wenn die Frist schon knapp ist, und trifft die Entscheidung selbst. Am Ende steht zu jedem Vertrag nachvollziehbar, wann und wie entschieden wurde.
- Microsoft Graph API
- Azure AI Document Intelligence
- Google Drive API
- Google Sheets API
IT-Onboarding
Neue Mitarbeitende technisch ausstatten und Zugänge einrichten
Sobald Rolle und Starttermin einer neuen Person feststehen, werden benötigte Geräte, Softwarekonten und Zugriffsrechte automatisch abgeleitet und rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag eingerichtet. Die IT-Abteilung entscheidet nur noch über Sonderausstattung, statt jeden Zugang einzeln von Hand anzulegen.
Sobald Rolle und Starttermin feststehen, werden Konten, Zugriffsrechte und Geräte automatisch aus einer hinterlegten Vorlage abgeleitet und rechtzeitig eingerichtet. Die IT-Abteilung befasst sich nur noch mit echten Abweichungen von der Standardausstattung, nicht mit jedem einzelnen Konto.
- Microsoft Graph API
- Google Workspace Admin SDK
- REST API
- SCIM-Protokoll
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
