Ausgangslage
Genehmigungen
Genehmigungen ohne E-Mail-Pingpong steuern
Jeder Antrag findet automatisch die zuständige Person, berücksichtigt Vertretungen bei Abwesenheit und erinnert rechtzeitig vor Ablauf der Frist. Am Ende steht zu jeder Entscheidung nachvollziehbar fest, wer wann was genehmigt hat – ganz ohne verstreute E-Mail-Ketten.
Prozessarchitektur
Vom Antrag zur nachvollziehbaren Entscheidung.
Der Ablauf nimmt einen Antrag entgegen, ermittelt die zuständige Rolle anhand von Betrag, Art und Organisationseinheit und leitet ihn automatisch weiter – inklusive Vertretungsregel bei Abwesenheit und Erinnerung vor Ablauf der Frist. Jede Entscheidung wird mit Zeitpunkt und Begründung protokolliert, sodass am Ende ein vollständiger Nachweis vorliegt statt einer verstreuten E-Mail-Kette.
01Input
Offene Angebote und ihr Kontext kommen zusammen.
Der Ablauf beginnt nicht mit einer Nachricht, sondern mit einer Stille: ein Angebot, auf das seit Tagen keine Antwort kam. Aus dem führenden System kommen Angebot, Frist und Ansprechpartner, dazu die bisherige Korrespondenz zum Vorgang.
2 Schritte
02Process
Aus dem Stand des Vorgangs entsteht die passende Nachricht.
Der Entwurf wird aus dem Angebot selbst abgeleitet, nicht aus einer Vorlage mit Platzhaltern. Anschließend prüfen die Regeln, ob überhaupt nachgefasst werden darf; alles, was aus dem Rahmen fällt, geht an den Vertrieb.
4 Schritte
03Output
Die Nachricht geht raus, der Vorgang bleibt nachvollziehbar.
Das Nachfassen liegt in derselben Unterhaltung wie das Angebot, der Vertrieb sieht den Stand ohne Nachfrage, und jeder Versuch ist am Vorgang dokumentiert.
3 Schritte
Quelle01Antrag stellen
Ein Antrag wird über ein Formular, einen Chat-Befehl oder eine App eingereicht – über Microsoft Power Apps, Google Forms oder ein eigenes Antragsportal, je nach Umgebung.Details
Antrag stellen
Ein Antrag wird über ein Formular, einen Chat-Befehl oder eine App eingereicht – über Microsoft Power Apps, Google Forms oder ein eigenes Antragsportal, je nach Umgebung.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Betrag, Art und Stufe ermitteln
Daten02Betrag, Art und Stufe ermitteln
Betrag, Kostenstelle, Antragsart und beteiligte Organisationseinheit werden aus dem Antrag gelesen; feste Regeln legen fest, wie viele Genehmigungsstufen nötig sind und welche Rolle je Stufe zuständig ist.Details
Betrag, Art und Stufe ermitteln
Betrag, Kostenstelle, Antragsart und beteiligte Organisationseinheit werden aus dem Antrag gelesen; feste Regeln legen fest, wie viele Genehmigungsstufen nötig sind und welche Rolle je Stufe zuständig ist.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- An zuständige Person weiterleiten
Aktion03An zuständige Person weiterleiten
Der Antrag geht automatisch an die laut Regel zuständige Person, mit allen relevanten Unterlagen direkt sichtbar statt als Anhang.Details
An zuständige Person weiterleiten
Der Antrag geht automatisch an die laut Regel zuständige Person, mit allen relevanten Unterlagen direkt sichtbar statt als Anhang.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Vertretung einsetzen
Entscheidung04Vertretung einsetzen
Ist die zuständige Person abwesend, übernimmt automatisch die hinterlegte Vertretung, ohne dass der Antrag manuell umgeleitet werden muss.Details
Vertretung einsetzen
Ist die zuständige Person abwesend, übernimmt automatisch die hinterlegte Vertretung, ohne dass der Antrag manuell umgeleitet werden muss.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Entscheidung erfassenRegelfall
- Frist überwachen und erinnernAusnahme
Freigabe05Frist überwachen und erinnern
Bleibt eine Entscheidung nach einer festgelegten Zeit aus, erhält die zuständige Person eine Erinnerung; bei mehrstufigen Anträgen zusätzlich die nächsthöhere Stufe.Details
Frist überwachen und erinnern
Bleibt eine Entscheidung nach einer festgelegten Zeit aus, erhält die zuständige Person eine Erinnerung; bei mehrstufigen Anträgen zusätzlich die nächsthöhere Stufe.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Entscheidung erfassennach Freigabe
System06Entscheidung erfassen
Die zuständige Person genehmigt oder lehnt direkt in der gewohnten Anwendung ab, mit einer kurzen Begründung bei Ablehnung oder Rückfrage.Details
Entscheidung erfassen
Die zuständige Person genehmigt oder lehnt direkt in der gewohnten Anwendung ab, mit einer kurzen Begründung bei Ablehnung oder Rückfrage.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Nächste Stufe oder Abschluss auslösen
- Antragsteller informieren
Ergebnis07Nächste Stufe oder Abschluss auslösen
Bei mehrstufigen Anträgen geht der Antrag automatisch an die nächste Stufe weiter; nach der letzten Stufe gilt der Antrag als abschließend entschieden.Details
Nächste Stufe oder Abschluss auslösen
Bei mehrstufigen Anträgen geht der Antrag automatisch an die nächste Stufe weiter; nach der letzten Stufe gilt der Antrag als abschließend entschieden.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Entscheidungshistorie ablegen
Ergebnis08Antragsteller informieren
Die antragstellende Person erhält automatisch das Ergebnis mit Begründung, ohne bei der zuständigen Stelle nachfragen zu müssen.Details
Antragsteller informieren
Die antragstellende Person erhält automatisch das Ergebnis mit Begründung, ohne bei der zuständigen Stelle nachfragen zu müssen.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis09Entscheidungshistorie ablegen
Jede Weiterleitung, Erinnerung und Entscheidung wird mit Zeitpunkt und Person im Antragssystem protokolliert und ist bei Bedarf vollständig nachvollziehbar.Details
Entscheidungshistorie ablegen
Jede Weiterleitung, Erinnerung und Entscheidung wird mit Zeitpunkt und Person im Antragssystem protokolliert und ist bei Bedarf vollständig nachvollziehbar.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Derselbe Ablauf in drei Umgebungen.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Google Workspace APIs
Google-Umgebung: liest Anträge aus Google Forms und sendet Erinnerungen über Google Chat.
- Genutzte Schnittstellen
REST API
Individuelle Umgebung: verbindet das eigene Antragsportal mit dem ERP- oder HR-System für Stammdaten und Kostenstellen.
- Genutzte Schnittstellen
Webhook
Meldet eine Entscheidung sofort an das auslösende System weiter, damit die nächste Stufe ohne Verzögerung startet.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Power Automate
Microsoft-Umgebung: steuert Weiterleitung, Vertretung und Fristüberwachung als Workflow.
- Genutzte Schnittstellen
Google Apps Script
Google-Umgebung: steuert Weiterleitung, Vertretung und Fristüberwachung innerhalb von Google Workspace.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Power Apps und Microsoft Teams
Antragstellung und Genehmigung in der Microsoft-Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Forms und Google Chat
Antragstellung und Genehmigung in der Google-Umgebung.
- Mögliche Apps & Plattformen
Eigenes Antragsportal
Antragstellung in der selbst betriebenen Umgebung, angebunden an das vorhandene ERP- oder HR-System.
- Mögliche Apps & Plattformen
n8n
Steuert Weiterleitung, Vertretung und Fristüberwachung in der individuellen Umgebung.
Umsetzung im Kontext
Was der Ablauf leistet und was er bewusst nicht entscheidet.
Der Ablauf ersetzt keine Entscheidung – er sorgt nur dafür, dass sie die richtige Person zur richtigen Zeit erreicht. Genehmigt oder lehnt wird immer von einem Menschen, nie automatisch vom System selbst.
Die Umgebung bestimmt nur die Werkzeuge, nicht den Prozess. In einer Microsoft-365-Umgebung läuft die Genehmigung über Power Automate und Teams, in einer Google-Workspace-Umgebung über Apps Script und Google Forms, in einer selbst betriebenen Umgebung über eine eigene Workflow-Engine mit Anbindung an ERP oder HR. Welche Variante passt, hängt davon ab, wo der Betrieb seine Arbeitsplätze und Stammdaten schon führt.
Die Zuständigkeitsregel ist eindeutig und wird vor der Einführung einmal festgelegt: Betrag, Antragsart und Organisationseinheit bestimmen, wer entscheidet und ob eine zweite Stufe nötig ist. Uneindeutige Fälle – etwa ein neuer Antragstyp ohne hinterlegte Regel – gehen an eine benannte Ausweichrolle statt automatisch durchzulaufen.
Vertretungen werden nicht dem Zufall überlassen: Wer wen bei Abwesenheit vertritt, ist vorab hinterlegt und greift automatisch, sobald die eigentlich zuständige Person als abwesend markiert ist. So bleibt kein Antrag liegen, nur weil die verantwortliche Person im Urlaub ist.
Zielbild
Jeder Antrag findet automatisch die richtige zuständige Person nach einer festen Regel, wird bei Abwesenheit automatisch an die Vertretung weitergeleitet und erinnert rechtzeitig, bevor eine Frist verstreicht. Am Ende jedes Antrags steht eine vollständige, zeitlich geordnete Entscheidungshistorie statt einer verstreuten E-Mail-Kette.
Erwarteter Nutzen
- Anträge finden automatisch die richtige zuständige Person statt manuell weitergeleitet zu werden.
- Vertretungen bei Abwesenheit greifen automatisch, ohne dass jemand den Antrag von Hand umleiten muss.
- Fristen werden überwacht und rechtzeitig erinnert, statt erst bei Nachfrage aufzufallen.
- Jede Entscheidung ist mit Zeitpunkt, Person und Begründung nachvollziehbar dokumentiert.
- Antragstellende erhalten das Ergebnis automatisch, ohne bei der zuständigen Stelle nachfragen zu müssen.
- Der Ablauf passt sich der vorhandenen Umgebung an, statt ein zusätzliches Genehmigungstool zur Voraussetzung zu machen.
Voraussetzungen für den Start
- 01Eine schriftliche Regel, welche Rolle ab welchem Betrag oder welcher Antragsart zuständig ist.
- 02Hinterlegte Vertretungen für jede zuständige Rolle, samt Regel für die Aktivierung bei Abwesenheit.
- 03Eine Quelle für Stammdaten wie Kostenstellen und Organisationseinheiten, aus der die Zuständigkeit abgeleitet wird.
- 04Eine festgelegte Frist, nach der eine ausstehende Entscheidung eine Erinnerung auslöst.
- 05Eine Entscheidung über die Umgebung: Microsoft 365, Google Workspace oder eigener Betrieb – und die passenden Zugänge dazu.
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
Verträge & Compliance
Eingehende Verträge automatisch prüfen und freigeben
Jeder eingehende Vertrag wird gegen das Playbook des Betriebs gelesen und als Prüfbericht mit Abweichungen vorgelegt. Nur Klauseln außerhalb der vereinbarten Regeln gehen an Recht oder Leitung; alles andere erhält am selben Tag eine nachvollziehbare Entscheidung und liegt im Register.
Jeder eingehende Vertrag führt am selben Tag zu einem Prüfbericht mit Haltung je Klausel. Recht oder Leitung entscheidet nur dort, wo das Playbook verlassen wird, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit Grundlage, Person und Zeitpunkt am Vorgang. Fristen liegen im Register, nicht in einzelnen Postfächern.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- SharePoint / Google Drive / DMS-API
Finanzen & Forderungen
Zahlungserinnerungen aus offenen Posten automatisch versenden
Jeder überfällige offene Posten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV oder dem Fachsystem wird gegen Fälligkeit, Karenz und Mahnstufe geprüft und als Erinnerung über Microsoft Outlook oder Gmail versendet. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfänger und Fälle außerhalb der vereinbarten Stufe gehen an die Buchhaltung; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jeder überfällige offene Posten erhält die nächste zulässige Erinnerung aus der hinterlegten Vorlage, sobald Fälligkeit und Karenz erfüllt sind. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfängeradressen und Beträge außerhalb der vereinbarten Stufe liegen der Buchhaltung als entscheidungsreifer Fall vor. Versand, Mahnstufe und Nachweis stehen im führenden System, nicht in einer privaten Liste.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Webhook
Buchhaltung & Zahlungseingang
Zahlungseingänge offenen Rechnungen zuordnen
Eingegangene Zahlungen werden anhand von Referenz, Betrag, Währung und Kundenbezug mit offenen Rechnungen verglichen. Eindeutige Treffer werden im ERP zugeordnet; Teilzahlungen, Sammelüberweisungen und unklare Angaben erhält die Buchhaltung als Klärfall, ohne Differenzen still auszubuchen.
Jeder berücksichtigte Zahlungseingang hat einen dokumentierten Abgleich mit aktuellen offenen Rechnungen. Eindeutige Treffer werden zugeordnet, Ausnahmen bleiben mit Verantwortung sichtbar und Differenzen erhalten eine ausdrückliche fachliche Entscheidung.
- SFTP
- REST API
- PostgreSQL
- n8n
Personal & Onboarding
Bewerbungen aufnehmen und Onboarding vorbereiten
Jede Bewerbung wird am Tag des Eingangs erfasst, mit dem Stellenprofil abgeglichen und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage entstehen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, statt aus einer Kette von Zurufen.
Jede Bewerbung ist am Tag des Eingangs erfasst, vollständig geprüft und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage laufen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, und jede Entscheidung ist mit Begründung und Frist nachvollziehbar.
- Microsoft Graph API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
- Azure OpenAI Service
Finanzen & Belege
Reisekosten aus Belegen automatisch abrechnen
Jedes Belegfoto aus Microsoft Outlook, Gmail oder dem Fachpostfach wird ausgelesen, gegen die Reiserichtlinie geprüft und als Erstattungsantrag im führenden System vorgelegt. Nur unleserliche Aufnahmen und Beträge außerhalb der vereinbarten Grenzen gehen an den Menschen; alles andere ist am selben Tag entscheidungsreif.
Jeder Beleg hat einen Halter, eine Kostenstelle und einen nachvollziehbaren Stand. Innerhalb der Richtlinie entsteht der Antrag ohne manuelles Abtippen. Abweichungen liegen mit Belegbild und Regelverweis bei der Person, die entscheiden darf.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
Buchhaltung & Rechnungen
E-Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Jede freigegebene Ausgangsrechnung wird als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, auf ihre Pflichtangaben geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Nur Rechnungen mit unvollständigen oder widersprüchlichen Angaben gehen vorher an die Buchhaltung, alles andere verlässt das Haus im selben Lauf.
Jede freigegebene Rechnung wird im selben Lauf als konforme E-Rechnung erzeugt, geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Die Buchhaltung korrigiert nur unvollständige oder widersprüchliche Angaben, und jede versendete Fassung ist mit ihrem Versandnachweis revisionssicher abgelegt.
- REST API
- ZUGFeRD und XRechnung
- Microsoft Graph API
- Gmail API
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
