Ausgangslage
Werkzeug & Einsatz
Werkzeugausgabe mit Rückgabefristen dokumentieren
Bei der Werkzeugausgabe werden Gerät, übernehmende Person und geplanter Rückgabetermin in einem Vorgang verbunden. Ist das Werkzeug schon verliehen oder die Zuordnung unklar, entscheidet die verantwortliche Stelle; andernfalls entsteht ein nachvollziehbarer Ausleihdatensatz mit Übergabebeleg.
Prozessarchitektur
Vom Werkzeugscan zum Ausleihnachweis.
Ein Scan verbindet das markierte Werkzeug mit einer Person und einem Einsatz. Der Ablauf prüft Bestand, Berechtigung und bestehende Ausleihen; erst danach schreibt er die Übergabe in das führende Inventarsystem und setzt eine Rückgabefrist. Unklare oder gesperrte Fälle bleiben zur Entscheidung bei der Geräteverwaltung.
01Input
Scan & Stammdaten
Eine Ausgabe am Werkzeugterminal startet den Vorgang; Werkzeug- und Personendaten werden aus den vorhandenen Systemen ergänzt.
2 Schritte
02Process
Prüfung & Übergabe
Verfügbarkeit, Zuständigkeit und Rückgabetermin werden geprüft; nur freigegebene Ausgaben werden als Leihe registriert.
5 Schritte
03Output
Beleg & Überblick
Die Person erhält einen Übergabebeleg, die Geräteverwaltung sieht offene Fälle und der Nachweis wird zugriffsgeschützt abgelegt.
3 Schritte
Quelle01Werkzeugausgabe melden
Am Werkzeugterminal werden Werkzeugkennung, Mitarbeiterkennung und Einsatzreferenz gescannt. Ein Webhook übergibt die Ausgabeanforderung mit einer eindeutigen Ereigniskennung an die Verarbeitung.Details
Werkzeugausgabe melden
Am Werkzeugterminal werden Werkzeugkennung, Mitarbeiterkennung und Einsatzreferenz gescannt. Ein Webhook übergibt die Ausgabeanforderung mit einer eindeutigen Ereigniskennung an die Verarbeitung.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Stammdaten ergänzen
Daten02Stammdaten ergänzen
Eine lesende PostgreSQL-Sicht liefert Werkzeugstatus, Verantwortungsbereich und Mitarbeitendenkennung. Die REST API des Inventarsystems ergänzt bestehende Ausleihen und den letzten bestätigten Standort.Details
Stammdaten ergänzen
Eine lesende PostgreSQL-Sicht liefert Werkzeugstatus, Verantwortungsbereich und Mitarbeitendenkennung. Die REST API des Inventarsystems ergänzt bestehende Ausleihen und den letzten bestätigten Standort.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Rückgabetermin zuordnen
Aktion03Rückgabetermin zuordnen
n8n verknüpft den Einsatz mit der vereinbarten Rückgaberegel und erstellt einen Übergabeentwurf. Fehlt eine eindeutige Frist oder eine Einsatzreferenz, bleibt der Entwurf zur Klärung offen.Details
Rückgabetermin zuordnen
n8n verknüpft den Einsatz mit der vereinbarten Rückgaberegel und erstellt einen Übergabeentwurf. Fehlt eine eindeutige Frist oder eine Einsatzreferenz, bleibt der Entwurf zur Klärung offen.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Ausgabe prüfen
Entscheidung04Ausgabe prüfen
Der Ablauf prüft, ob das Werkzeug verfügbar und nicht gesperrt ist, ob die Person berechtigt ist und ob die Frist feststeht. Eine offene Leihe oder widersprüchliche Daten führen zur manuellen Prüfung.Details
Ausgabe prüfen
Der Ablauf prüft, ob das Werkzeug verfügbar und nicht gesperrt ist, ob die Person berechtigt ist und ob die Frist feststeht. Eine offene Leihe oder widersprüchliche Daten führen zur manuellen Prüfung.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Leihe registrierenAusgabe möglich
- Ausnahme entscheidenKlärung nötig
Freigabe05Ausnahme entscheiden
Die Geräteverwaltung sieht Werkzeug, bisherige Leihe und Einsatzkontext im Ausgabedialog. Sie korrigiert die Zuordnung, genehmigt eine zulässige Ausnahme oder lehnt die Ausgabe mit einem begründeten Status ab.Details
Ausnahme entscheiden
Die Geräteverwaltung sieht Werkzeug, bisherige Leihe und Einsatzkontext im Ausgabedialog. Sie korrigiert die Zuordnung, genehmigt eine zulässige Ausnahme oder lehnt die Ausgabe mit einem begründeten Status ab.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Leihe registrieren
- Offene Fälle anzeigenAbgelehnt
System06Leihe registrieren
Die REST API des Inventarsystems schreibt Person, Werkzeug, Einsatz, Ausgabezeit und Rückgabetermin in den führenden Bestand. Die Ereigniskennung verhindert bei wiederholtem Webhook eine zweite Leihe.Details
Leihe registrieren
Die REST API des Inventarsystems schreibt Person, Werkzeug, Einsatz, Ausgabezeit und Rückgabetermin in den führenden Bestand. Die Ereigniskennung verhindert bei wiederholtem Webhook eine zweite Leihe.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Übergabe vorbereiten
Aktion07Übergabe vorbereiten
n8n erstellt aus dem gespeicherten Datensatz eine neutrale Bestätigung mit Rückgabedatum und Zuordnung. Der Beleg wird erst nach erfolgreicher Registrierung freigegeben; ohne Buchung entsteht keine scheinbare Übergabe.Details
Übergabe vorbereiten
n8n erstellt aus dem gespeicherten Datensatz eine neutrale Bestätigung mit Rückgabedatum und Zuordnung. Der Beleg wird erst nach erfolgreicher Registrierung freigegeben; ohne Buchung entsteht keine scheinbare Übergabe.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Ausgabe bestätigen
- Offene Fälle anzeigen
Ergebnis08Ausgabe bestätigen
Die übernehmende Person erhält den Übergabebeleg mit Werkzeugkennung, Einsatz und Rückgabetermin. Die spätere physische Rückgabe wird gesondert erfasst und hier nicht als abgeschlossen behauptet.Details
Ausgabe bestätigen
Die übernehmende Person erhält den Übergabebeleg mit Werkzeugkennung, Einsatz und Rückgabetermin. Die spätere physische Rückgabe wird gesondert erfasst und hier nicht als abgeschlossen behauptet.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Nachweis ablegen
Ergebnis09Offene Fälle anzeigen
Die Geräteverwaltung sieht abgelehnte, ungeklärte und erfolgreich registrierte Ausgaben im Ausgabedialog. Eine gesperrte Ausgabe erscheint nicht als tatsächlich verliehen.Details
Offene Fälle anzeigen
Die Geräteverwaltung sieht abgelehnte, ungeklärte und erfolgreich registrierte Ausgaben im Ausgabedialog. Eine gesperrte Ausgabe erscheint nicht als tatsächlich verliehen.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis10Nachweis ablegen
Nextcloud WebDAV speichert den Übergabebeleg mit Bezug zum Ausleihdatensatz in einem berechtigten Ordner. Zeitpunkt, Freigabe und spätere Korrekturen bleiben dem Vorgang zugeordnet.Details
Nachweis ablegen
Nextcloud WebDAV speichert den Übergabebeleg mit Bezug zum Ausleihdatensatz in einem berechtigten Ordner. Zeitpunkt, Freigabe und spätere Korrekturen bleiben dem Vorgang zugeordnet.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Werkstattterminal und Inventar bleiben verbunden.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Webhook
Nimmt jedes Scanereignis des Werkzeugterminals mit einer eindeutigen Kennung entgegen.
- Genutzte Schnittstellen
REST API
Liest offene Ausleihen und registriert die bestätigte Werkzeugübergabe im führenden Inventarsystem.
- Genutzte Schnittstellen
PostgreSQL
Liefert Werkzeug- und Personendaten aus einer eigens bereitgestellten lesenden Sicht.
- Genutzte Schnittstellen
n8n
Steuert Terminzuordnung, Regelprüfung und die Erstellung des Übergabebelegs.
- Genutzte Schnittstellen
Nextcloud WebDAV
Legt den Übergabebeleg mit Bezug zur Leihe in der geschützten Betriebsablage ab.
- Mögliche Apps & Plattformen
Werkzeugterminal
Mitarbeitende scannen Werkzeug und persönliche Kennung unmittelbar bei der Ausgabe.
- Mögliche Apps & Plattformen
Inventarverwaltung
Die Geräteverwaltung prüft verfügbare Werkzeuge und entscheidet über gesperrte oder doppelte Ausgaben.
- Mögliche Apps & Plattformen
Nextcloud
Berechtigte Personen rufen Übergabebelege und die zugehörigen Nachweise ab.
Umsetzung im Kontext
Eine Übergabe hat eine klare Zuständigkeit.
Der Ablauf beschreibt die Ausgabe von Werkzeugen, nicht die spätere Rücknahme oder eine Wartungsplanung. Ein Terminal liefert die Kennungen, das Inventarsystem führt den verbindlichen Ausleihstatus. Der Scanner ersetzt keine physische Übergabe und kein Urteil über den Zustand des Geräts.
Regeln prüfen Werkzeugstatus, offene Leihen, Berechtigung und den vereinbarten Rückgabetermin. Bei einer Sperre oder widersprüchlicher Zuordnung entscheidet die Geräteverwaltung; eine Ablehnung erzeugt keine Ausleihe. Der eindeutige Ereignisschlüssel schützt vor doppelten Buchungen bei wiederholtem Scan.
Mitarbeiterkennungen und Einsatzdaten sind personenbezogen und werden nur den für die Ausgabe zuständigen Rollen zugänglich gemacht. Die lesende PostgreSQL-Sicht ist auf notwendige Felder begrenzt, während schreibende Änderungen allein über die REST API des Inventarsystems laufen. Belege in Nextcloud bekommen abgestimmte Berechtigungen und eine Aufbewahrungsregel.
Wenn Inventarsystem oder Ablage vorübergehend nicht erreichbar sind, wird der Vorgang sichtbar zurückgestellt. n8n versucht kontrolliert erneut und markiert einen fehlgeschlagenen Schritt; ohne bestätigte Buchung wird kein Beleg als gültige Ausgabe ausgegeben. Rückgaben und Fristüberschreitungen können in einem eigenen Folgeprozess bearbeitet werden.
Zielbild
Jede Ausgabe beginnt mit einem Scan und endet erst nach Prüfung als Leihe im führenden Inventarsystem. Person, Einsatz und Rückgabefrist stehen am selben Vorgang; Konflikte erhalten eine benannte Entscheidung statt einer stillen Überschreibung.
Erwarteter Nutzen
- Für jede Ausgabe sind übernehmende Person, Werkzeug, Einsatz und Rückgabefrist gemeinsam nachvollziehbar.
- Ein gesperrtes oder bereits verliehenes Werkzeug wird nicht stillschweigend ein zweites Mal ausgegeben.
- Die Geräteverwaltung bearbeitet Ausnahmen gezielt, statt jede Übergabe nachträglich aus einer Liste abzugleichen.
- Ein eindeutiger Ereignisschlüssel verhindert doppelte Leihen bei wiederholten Scanereignissen.
- Der Übergabebeleg ist auffindbar, ohne dass personenbezogene Ausgabedaten für alle Mitarbeitenden offenliegen.
Voraussetzungen für den Start
- 01Das Inventarsystem bietet eine dokumentierte REST API mit Testzugang zum Lesen und Registrieren von Ausleihen.
- 02Werkzeuge tragen eindeutige scanbare Kennungen; Personen und Einsätze lassen sich zuverlässig zuordnen.
- 03Eine lesende PostgreSQL-Sicht liefert nur die benötigten Werkzeug- und Personendaten.
- 04Die Geräteverwaltung legt Ausgabeberechtigungen, Sperrgründe und Regeln für Rückgabefristen fest.
- 05Webhook, n8n und Inventarsystem sind über einen abgesicherten Netzweg verbunden; Wiederholungen werden idempotent verarbeitet.
- 06Die Nextcloud-Ablage hat vereinbarte Zugriffsrechte, Aufbewahrungsdauer und einen Ansprechpartner für Störfälle.
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
Reklamation & Retouren
Reklamationen und Retouren automatisch bearbeiten
Jede Reklamation aus Postfach und Formular wird mit dem zugehörigen Auftrag verknüpft und anhand von Fotos und Fehlerbild geprüft. Nur Fälle außerhalb der vereinbarten Fristen oder Freigabegrenzen gehen an Qualitätssicherung oder Vertriebsleitung, alles andere erhält am selben Tag seine Entscheidung.
Jede Reklamation wird am Tag des Eingangs einem Auftrag zugeordnet und nach denselben Regeln geprüft. Qualitätssicherung und Vertriebsleitung entscheiden nur dort, wo Frist, Fehlerbild oder Wert von den hinterlegten Grenzen abweichen, und jede dieser Entscheidungen ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
- REST API
- Webhook
- Ollama
- DocuWare REST API
Instandhaltung & Service
Maschinenstörungen automatisch erfassen und disponieren
Jede gemeldete Maschinenstörung wird automatisch in einen Serviceauftrag überführt und einem Techniker zugewiesen. Die Disposition entscheidet nur noch in Sonderfällen, statt Meldungen einzeln zu lesen und Aufträge von Hand zu verteilen.
Jede gemeldete Störung liegt als Serviceauftrag mit Priorität und Zuständigkeit vor, sobald die Maschine sie meldet. Die Disposition entscheidet nur dort, wo die Regeln nicht eindeutig sind, und jede Entscheidung ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
- MQTT
- Odoo External API
- PostgreSQL
- n8n
Buchhaltung & Rechnungen
E-Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Jede freigegebene Ausgangsrechnung wird als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, auf ihre Pflichtangaben geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Nur Rechnungen mit unvollständigen oder widersprüchlichen Angaben gehen vorher an die Buchhaltung, alles andere verlässt das Haus im selben Lauf.
Jede freigegebene Rechnung wird im selben Lauf als konforme E-Rechnung erzeugt, geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Die Buchhaltung korrigiert nur unvollständige oder widersprüchliche Angaben, und jede versendete Fassung ist mit ihrem Versandnachweis revisionssicher abgelegt.
- REST API
- ZUGFeRD und XRechnung
- Microsoft Graph API
- Gmail API
Außendienst & Betrieb
Mobile Erfassung direkt am Einsatzort
Teams dokumentieren Prüfungen, Schäden, Zeiten und Material mobil; Fotos, Signaturen und Standortdaten fließen direkt in den Folgeprozess.
Aktuelle, vollständige Einsatzdaten ohne Papier und doppelte Erfassung – auch bei instabiler Verbindung.
- ERP- oder Field-Service-API
- Kamera, GPS und Gerätespeicher
- Identity- und Sync-Service
- Individuelle PWA oder Mobile App
Termine & Einsatzplanung
Terminanfragen automatisch in den Kalender legen
Jede Terminanfrage aus Sammelpostfach, Formular oder Chat wird gegen Öffnungszeiten, Dauer und freie Fenster in Microsoft Outlook, Google Calendar oder dem Fachsystem geprüft und als verbindlicher Termin gebucht. Nur Anfragen ohne eindeutige Lücke gehen an die Disposition; die Bestätigung läuft im selben Vorgang.
Jede Terminanfrage führt zu einem geprüften Kalendereintrag oder zu einer begründeten Rückmeldung noch im selben Vorgang. Die Disposition entscheidet nur dort, wo kein eindeutiges Fenster vorliegt. Microsoft Outlook, Google Calendar oder das Fachsystem bleiben das führende System; Nexaluna verbindet sie und ersetzt sie nicht.
- Microsoft Graph API
- Google Calendar API
- REST API
- Webhook
Vertrieb & Angebote
Angebote aus Kundenanfragen automatisch erstellen
Jede Kundenanfrage aus Sammelpostfach und Formular wird ausgelesen, gegen Artikelstamm und vereinbarte Konditionen kalkuliert und als vollständiges Angebot versendet. Nur Positionen ohne Treffer oder Rabatte außerhalb der Regeln gehen an den Innendienst; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jede Anfrage führt am selben Tag zu einem vollständigen Angebot mit Nummer, Positionen und Gültigkeit. Der Innendienst entscheidet nur dort, wo die Zuordnung fehlt oder der Preis die vereinbarten Regeln verlässt, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit ihrer Grundlage am Vorgang.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- ERP REST / OData / Google Sheets API
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
