Ausgangslage
Instandhaltung & Service
Maschinenstörungen automatisch erfassen und disponieren
Jede gemeldete Maschinenstörung wird automatisch in einen Serviceauftrag überführt und einem Techniker zugewiesen. Die Disposition entscheidet nur noch in Sonderfällen, statt Meldungen einzeln zu lesen und Aufträge von Hand zu verteilen.
Prozessarchitektur
Von der Maschinenmeldung zum Serviceauftrag.
Die Kette übernimmt die Meldung der Maschine, ordnet Fehlerbild und Priorität ein und legt den Auftrag im führenden System an. Regelfälle gehen direkt an den Techniker, Sonderfälle an die Disposition und kehren nach der Freigabe in denselben Ablauf zurück.
01Input
Störung & Kontext
Die Störung wird übernommen und um Maschinenstammdaten und Historie ergänzt.
2 Schritte
02Process
Einordnung & Freigabe
Fehlerbild und Priorität werden bestimmt, die Regeln geprüft und Sonderfälle der Disposition vorgelegt.
4 Schritte
03Output
Auftrag & Nachweis
Der Serviceauftrag wird angelegt, dem Techniker übergeben und der Vorgang protokolliert.
3 Schritte
Quelle01Störung übernehmen
Die Maschine meldet einen Zustandswert oder Fehlercode, der die Störung erkennt und den Vorgang mit Maschine und Zeitpunkt anstößt.Details
Störung übernehmen
Die Maschine meldet einen Zustandswert oder Fehlercode, der die Störung erkennt und den Vorgang mit Maschine und Zeitpunkt anstößt.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Maschinen- und Stammdaten laden
Daten02Maschinen- und Stammdaten laden
Maschinentyp, Stückliste, Wartungshistorie und Standort werden über die bereitgestellte Sicht dem Vorgang zugeordnet.Details
Maschinen- und Stammdaten laden
Maschinentyp, Stückliste, Wartungshistorie und Standort werden über die bereitgestellte Sicht dem Vorgang zugeordnet.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Fehlerbild und Priorität bestimmen
Aktion03Fehlerbild und Priorität bestimmen
Aus Fehlercode und Maschinentyp entsteht das Fehlerbild mit einer Priorität, ergänzt um erkennbare Folgen für die Produktion.Details
Fehlerbild und Priorität bestimmen
Aus Fehlercode und Maschinentyp entsteht das Fehlerbild mit einer Priorität, ergänzt um erkennbare Folgen für die Produktion.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Regeln prüfen
Entscheidung04Regeln prüfen
Fehlercode, Ersatzteile und Kritikalität der Maschine werden gegen die hinterlegten Regeln geprüft statt einer Entscheidung nach Augenmaß.Details
Regeln prüfen
Fehlercode, Ersatzteile und Kritikalität der Maschine werden gegen die hinterlegten Regeln geprüft statt einer Entscheidung nach Augenmaß.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Serviceauftrag anlegenRegelfall
- Sonderfall freigebenSonderfall
- Vorgang protokollierenUnbekannter Fehlercode
Freigabe05Sonderfall freigeben
Ist der Fehlercode unbekannt oder die Maschine unverzichtbar, entscheidet die Disposition anhand des Vorgangs.Details
Sonderfall freigeben
Ist der Fehlercode unbekannt oder die Maschine unverzichtbar, entscheidet die Disposition anhand des Vorgangs.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Serviceauftrag anlegenNach Freigabe
System06Serviceauftrag anlegen
Der freigegebene Vorgang wird im führenden System als Serviceauftrag mit Maschine, Priorität und Ersatzteilen angelegt.Details
Serviceauftrag anlegen
Der freigegebene Vorgang wird im führenden System als Serviceauftrag mit Maschine, Priorität und Ersatzteilen angelegt.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Auftrag an Techniker übergeben
Ergebnis07Auftrag an Techniker übergeben
Der Serviceauftrag steht dem zuständigen Techniker mit Fehlerbild und Priorität auf dem Tablet zur Verfügung.Details
Auftrag an Techniker übergeben
Der Serviceauftrag steht dem zuständigen Techniker mit Fehlerbild und Priorität auf dem Tablet zur Verfügung.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Disposition informieren
- Vorgang protokollieren
Ergebnis08Disposition informieren
Die Disposition erhält den Stand mit Maschine, Priorität und geplantem Einsatz.Details
Disposition informieren
Die Disposition erhält den Stand mit Maschine, Priorität und geplantem Einsatz.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis09Vorgang protokollieren
Meldung, Einordnung, Entscheidung und Abschluss werden abgelegt und bleiben der Maschine zugeordnet.Details
Vorgang protokollieren
Meldung, Einordnung, Entscheidung und Abschluss werden abgelegt und bleiben der Maschine zugeordnet.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Schnittstellen und Apps im Zusammenspiel.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
MQTT
Meldet Zustandswerte und Störungen der Maschinen im Werksnetz an die Verarbeitung.
- Genutzte Schnittstellen
Odoo External API
Legt den Serviceauftrag im führenden System an und schreibt ihn fort.
- Genutzte Schnittstellen
PostgreSQL
Lesender Zugriff auf die bereitgestellte Sicht der Maschinenstammdaten.
- Genutzte Schnittstellen
n8n
Steuert den Ablauf von der Meldung bis zum Auftrag, sichtbar und vom Betrieb anpassbar.
- Genutzte Schnittstellen
RabbitMQ
Warteschlange zwischen Aufnahme und Verarbeitung, entkoppelt Lastspitzen und Wartungsfenster.
- Mögliche Apps & Plattformen
Odoo
Führendes System für Störungen, Serviceaufträge und Maschinenhistorie.
- Mögliche Apps & Plattformen
Grafana
Übersicht der Maschinenzustände, die die Disposition im Blick behält.
- Mögliche Apps & Plattformen
Odoo Mobile
Rückmeldung und Abschluss des Auftrags direkt an der Maschine.
- Mögliche Apps & Plattformen
Mail
Benachrichtigung bei neuen Störungsaufträgen.
Umsetzung im Kontext
Im Alltag belastbar.
Der Ablauf ersetzt kein System, sondern nutzt die vorhandenen: Die Maschinen melden weiter über das Werksnetz, das Instandhaltungssystem bleibt führend, und die Stammdaten bleiben dort, wo sie gepflegt werden. Neu ist der Weg dazwischen.
Entschieden wird regelbasiert, wo die Regeln eindeutig sind, und von der Disposition, wo sie es nicht sind. Die Grenzen legt der Betrieb selbst fest; beide Wege sind am Vorgang dokumentiert.
Maschinendaten verlassen das Werksnetz nicht. Läuft ein Modell für die Einordnung des Fehlerbilds, geschieht das im eigenen Rechenzentrum; an den Stammdatenbestand gelangt nur der lesende Zugriff über die bereitgestellte Sicht.
Fällt die Verarbeitung aus oder steht das Instandhaltungssystem wegen Wartung still, nimmt eine Warteschlange die Meldungen auf. Jeder Vorgang trägt eine Kennung, damit derselbe Fehler nicht doppelt einen Auftrag erzeugt.
Zielbild
Jede gemeldete Störung liegt als Serviceauftrag mit Priorität und Zuständigkeit vor, sobald die Maschine sie meldet. Die Disposition entscheidet nur dort, wo die Regeln nicht eindeutig sind, und jede Entscheidung ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
Erwarteter Nutzen
- Jede gemeldete Störung führt ohne manuelles Anstoßen zu einem Serviceauftrag.
- Die Disposition bearbeitet Sonderfälle statt einzelner Meldungen.
- Doppelte Aufträge für dieselbe Störung sind ausgeschlossen.
- Jede Entscheidung trägt ihre Grundlage und ihren Entscheider.
- Störungen, Reaktionszeiten und Abschlüsse sind jederzeit auswertbar.
Voraussetzungen für den Start
- 01Ein dokumentierter Zugang zum Instandhaltungssystem mit Schnittstelle und technischem Benutzer
- 02Eine Maschinenanbindung, die Zustandswerte und Fehlercodes über das Werksnetz liefert
- 03Gepflegte Maschinenstammdaten mit eindeutigen Kennungen, Stücklisten und Zuständigkeiten
- 04Eine benannte Person in der Disposition für die Freigabe von Sonderfällen
- 05Eine Entscheidung über Kritikalität und Prioritätsregeln je Maschinentyp
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
Außendienst & Betrieb
Mobile Erfassung direkt am Einsatzort
Teams dokumentieren Prüfungen, Schäden, Zeiten und Material mobil; Fotos, Signaturen und Standortdaten fließen direkt in den Folgeprozess.
Aktuelle, vollständige Einsatzdaten ohne Papier und doppelte Erfassung – auch bei instabiler Verbindung.
- ERP- oder Field-Service-API
- Kamera, GPS und Gerätespeicher
- Identity- und Sync-Service
- Individuelle PWA oder Mobile App
Reklamation & Retouren
Reklamationen und Retouren automatisch bearbeiten
Jede Reklamation aus Postfach und Formular wird mit dem zugehörigen Auftrag verknüpft und anhand von Fotos und Fehlerbild geprüft. Nur Fälle außerhalb der vereinbarten Fristen oder Freigabegrenzen gehen an Qualitätssicherung oder Vertriebsleitung, alles andere erhält am selben Tag seine Entscheidung.
Jede Reklamation wird am Tag des Eingangs einem Auftrag zugeordnet und nach denselben Regeln geprüft. Qualitätssicherung und Vertriebsleitung entscheiden nur dort, wo Frist, Fehlerbild oder Wert von den hinterlegten Grenzen abweichen, und jede dieser Entscheidungen ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
- REST API
- Webhook
- Ollama
- DocuWare REST API
Buchhaltung & Rechnungen
E-Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Jede freigegebene Ausgangsrechnung wird als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, auf ihre Pflichtangaben geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Nur Rechnungen mit unvollständigen oder widersprüchlichen Angaben gehen vorher an die Buchhaltung, alles andere verlässt das Haus im selben Lauf.
Jede freigegebene Rechnung wird im selben Lauf als konforme E-Rechnung erzeugt, geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Die Buchhaltung korrigiert nur unvollständige oder widersprüchliche Angaben, und jede versendete Fassung ist mit ihrem Versandnachweis revisionssicher abgelegt.
- REST API
- ZUGFeRD und XRechnung
- Microsoft Graph API
- Gmail API
Finanzen & Dokumente
Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen
Rechnungen werden ausgelesen, fachlich validiert und mit klaren Ausnahmen durch Freigabe, Buchhaltung und Archiv geführt.
Weniger Erfassungsfehler, klare Prüfschritte und ein auditierbarer Weg vom Dokument bis zur Buchung.
- ERP REST / OData / IDoc
- E-Mail, Peppol oder Upload
- DMS- und Archiv-API
- Azure AI Document Intelligence
Wissen & Assistenz
Internes Wissen sicher durchsuchbar machen
Ein Assistent beantwortet Fragen aus freigegebenen Unternehmensquellen, nennt Belege und respektiert bestehende Zugriffsrechte.
Schnellerer Zugriff auf verlässliches Wissen mit nachvollziehbaren Quellen und kontrollierten Berechtigungen.
- Microsoft Graph / SharePoint
- Dateiserver-Connector
- Entra ID / SSO
- Azure AI Search
Personal & Onboarding
Bewerbungen aufnehmen und Onboarding vorbereiten
Jede Bewerbung wird am Tag des Eingangs erfasst, mit dem Stellenprofil abgeglichen und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage entstehen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, statt aus einer Kette von Zurufen.
Jede Bewerbung ist am Tag des Eingangs erfasst, vollständig geprüft und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage laufen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, und jede Entscheidung ist mit Begründung und Frist nachvollziehbar.
- Microsoft Graph API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
- Azure OpenAI Service
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
