Ausgangslage
Versand & Transport
Versandfreigaben in Speditionsaufträge überführen
Ein versandbereiter Auftrag wird mit Empfängeradresse, Packstücken und Abholfenster geprüft und beim freigegebenen Transportpartner angemeldet. Erst eine bestätigte Transportreferenz wird ins ERP zurückgeschrieben; fehlende Angaben oder unklare Antworten bleiben als Klärfall sichtbar.
Prozessarchitektur
Von der Versandfreigabe zur bestätigten Transportreferenz.
Eine Versandfreigabe aus dem Lager stößt den Abgleich mit den aktuellen Pack- und Auftragsdaten an. Vollständige Standardsendungen werden nach den vereinbarten Regeln an den Transportpartner übergeben. Eine Annahmebestätigung wird geprüft, bevor sie im ERP erscheint; unklare Antworten führen nicht zu einer blinden zweiten Buchung.
01Input
Versandfreigabe & Packdaten
Der Lagerstatus liefert den Auslöser; Auftrag, Empfänger und aktuelle Packdaten werden aus dem führenden System ergänzt.
2 Schritte
02Process
Prüfung & Transportanmeldung
Freigegebene Standardsendungen werden angemeldet. Die Disposition klärt Datenlücken und prüft unklare Antworten vor jeder Fortsetzung.
7 Schritte
03Output
Referenz & Übergabenachweis
Das ERP enthält die bestätigte Transportreferenz; Lager und Disposition sehen bestätigte Aufträge getrennt von offenen Fällen.
4 Schritte
Quelle01Versandfreigabe übernehmen
Ein Webhook meldet den freigegebenen Versandauftrag mit Version und eindeutiger Sendungskennung. Wiederholte Meldungen werden dem bestehenden Vorgang zugeordnet, statt einen neuen Transport auszulösen.Details
Versandfreigabe übernehmen
Ein Webhook meldet den freigegebenen Versandauftrag mit Version und eindeutiger Sendungskennung. Wiederholte Meldungen werden dem bestehenden Vorgang zugeordnet, statt einen neuen Transport auszulösen.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Packdaten ergänzen
Daten02Packdaten ergänzen
ERP REST API liest Empfänger, Packstückzahl, Maße, Gewicht und vorgesehenes Abholfenster. Ein veralteter oder inzwischen gesperrter Auftrag wird nicht aus einem früheren Ereignisstand weiterverarbeitet.Details
Packdaten ergänzen
ERP REST API liest Empfänger, Packstückzahl, Maße, Gewicht und vorgesehenes Abholfenster. Ein veralteter oder inzwischen gesperrter Auftrag wird nicht aus einem früheren Ereignisstand weiterverarbeitet.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Transportdaten vorbereiten
Aktion03Transportdaten vorbereiten
n8n ordnet die Felder dem vereinbarten Datenformat des Transportpartners zu. Gewichte, Maße und Empfänger werden aus freigegebenen Angaben übernommen und nicht durch Schätzwerte vervollständigt.Details
Transportdaten vorbereiten
n8n ordnet die Felder dem vereinbarten Datenformat des Transportpartners zu. Gewichte, Maße und Empfänger werden aus freigegebenen Angaben übernommen und nicht durch Schätzwerte vervollständigt.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Versandregeln prüfen
Entscheidung04Versandregeln prüfen
Adresse, Packdaten, Freigabestatus und erlaubte Transportart müssen eindeutig passen. Sondertransporte und Sendungen außerhalb des vereinbarten Regelumfangs gehen an die Disposition.Details
Versandregeln prüfen
Adresse, Packdaten, Freigabestatus und erlaubte Transportart müssen eindeutig passen. Sondertransporte und Sendungen außerhalb des vereinbarten Regelumfangs gehen an die Disposition.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Transportauftrag anmeldenStandardfall vollständig
- Sendung fachlich klärenKlärung nötig
Freigabe05Sendung fachlich klären
Die Disposition korrigiert fehlende Daten in der Versandoberfläche und gibt den passenden Datenstand erneut frei. Nicht unterstützte Sonderfälle bleiben außerhalb dieser Buchungsstrecke.Details
Sendung fachlich klären
Die Disposition korrigiert fehlende Daten in der Versandoberfläche und gibt den passenden Datenstand erneut frei. Nicht unterstützte Sonderfälle bleiben außerhalb dieser Buchungsstrecke.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Versandregeln prüfen
- Offene Sendung kennzeichnenAußerhalb Regelumfang
System06Transportauftrag anmelden
Speditions REST API übernimmt die geprüfte Sendung mit eindeutiger Kundenreferenz. Der Aufruf verwendet die beim Partner vereinbarte Dublettenabsicherung, soweit die Schnittstelle sie unterstützt.Details
Transportauftrag anmelden
Speditions REST API übernimmt die geprüfte Sendung mit eindeutiger Kundenreferenz. Der Aufruf verwendet die beim Partner vereinbarte Dublettenabsicherung, soweit die Schnittstelle sie unterstützt.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Annahme eindeutig prüfen
Entscheidung07Annahme eindeutig prüfen
Eine bestätigte Auftragsannahme mit passender Sendungs- und Transportreferenz erlaubt die Fortsetzung. Eine technische Empfangsquittung, Ablehnung oder fehlende Antwort gilt nicht als bestätigter Auftrag.Details
Annahme eindeutig prüfen
Eine bestätigte Auftragsannahme mit passender Sendungs- und Transportreferenz erlaubt die Fortsetzung. Eine technische Empfangsquittung, Ablehnung oder fehlende Antwort gilt nicht als bestätigter Auftrag.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Transportreferenz speichernAnnahme bestätigt
- Buchungsstatus klärenAntwort unklar
Freigabe08Buchungsstatus klären
Bei unklarer Antwort prüft die Disposition den Status über Speditions REST API oder das Partnerportal. Ohne geklärten Status wird nicht erneut angemeldet; eine bestätigte Referenz durchläuft die Prüfung erneut.Details
Buchungsstatus klären
Bei unklarer Antwort prüft die Disposition den Status über Speditions REST API oder das Partnerportal. Ohne geklärten Status wird nicht erneut angemeldet; eine bestätigte Referenz durchläuft die Prüfung erneut.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Annahme eindeutig prüfenStatus geklärt
- Offene Sendung kennzeichnen
System09Transportreferenz speichern
ERP REST API schreibt die bestätigte Referenz und den zugehörigen Auftragsstand zurück. Scheitert das Schreiben, wird nur die Rückmeldung wiederholt, nicht die bereits bestätigte Transportanmeldung.Details
Transportreferenz speichern
ERP REST API schreibt die bestätigte Referenz und den zugehörigen Auftragsstand zurück. Scheitert das Schreiben, wird nur die Rückmeldung wiederholt, nicht die bereits bestätigte Transportanmeldung.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Versandübergabe bereitstellen
Ergebnis10Versandübergabe bereitstellen
Das Lager sieht die bestätigte Transportreferenz am Versandauftrag. Dieser Status beschreibt die Anmeldung beim Partner und ist kein Nachweis einer tatsächlichen Abholung oder Zustellung.Details
Versandübergabe bereitstellen
Das Lager sieht die bestätigte Transportreferenz am Versandauftrag. Dieser Status beschreibt die Anmeldung beim Partner und ist kein Nachweis einer tatsächlichen Abholung oder Zustellung.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Disposition informieren
- Anmeldenachweis ablegen
Ergebnis11Disposition informieren
Die Disposition erhält in der Versandübersicht den bestätigten Datenstand und sieht offene Aufgaben getrennt. Rückmeldungen behaupten nur den tatsächlich bestätigten Buchungsstatus.Details
Disposition informieren
Die Disposition erhält in der Versandübersicht den bestätigten Datenstand und sieht offene Aufgaben getrennt. Rückmeldungen behaupten nur den tatsächlich bestätigten Buchungsstatus.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis12Anmeldenachweis ablegen
Nextcloud WebDAV legt Datenversion, Auftragsreferenz und Partnerantwort in der berechtigten Versandablage ab. Auch Klärfälle behalten ihren Bezug zum ursprünglichen Versandauftrag.Details
Anmeldenachweis ablegen
Nextcloud WebDAV legt Datenversion, Auftragsreferenz und Partnerantwort in der berechtigten Versandablage ab. Auch Klärfälle behalten ihren Bezug zum ursprünglichen Versandauftrag.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis13Offene Sendung kennzeichnen
Fehlende Daten, nicht unterstützte Transportarten oder ein ungeklärter Partnerstatus bleiben mit Verantwortung sichtbar. Der Auftrag erscheint nicht fälschlich als bestätigt oder bereits abgeholt.Details
Offene Sendung kennzeichnen
Fehlende Daten, nicht unterstützte Transportarten oder ein ungeklärter Partnerstatus bleiben mit Verantwortung sichtbar. Der Auftrag erscheint nicht fälschlich als bestätigt oder bereits abgeholt.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Anmeldenachweis ablegen
Systemlandschaft
Eigenes ERP und Transportpartner kontrolliert verbinden.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Webhook
Übernimmt die Versandfreigabe mit Sendungskennung und Version aus dem Lagerprozess.
- Genutzte Schnittstellen
ERP REST API
Liest aktuelle Pack- und Empfängerdaten und schreibt die bestätigte Transportreferenz zurück.
- Genutzte Schnittstellen
n8n
Steuert Datenzuordnung, Regelprüfung und voneinander getrennte Wiederholungen der einzelnen Verarbeitungsschritte.
- Genutzte Schnittstellen
Speditions REST API
Übernimmt die geprüfte Transportanmeldung und liefert den vereinbarten Annahme- beziehungsweise Abfragestatus.
- Genutzte Schnittstellen
Nextcloud WebDAV
Legt den übergebenen Datenstand und die zugehörige Partnerantwort zugriffsgeschützt ab.
- Mögliche Apps & Plattformen
ERP-Warenwirtschaft
Lager und Versand führen Aufträge, Packdaten und zurückgemeldete Transportreferenzen im bestehenden System.
- Mögliche Apps & Plattformen
Versandoberfläche
Die Disposition klärt Ausnahmen und sieht bestätigte Sendungen getrennt vom offenen Bestand.
- Mögliche Apps & Plattformen
Speditionsportal
Die Disposition prüft Partnerstatus und Ausnahmen, wenn die vereinbarte API keine eindeutige Antwort liefert.
- Mögliche Apps & Plattformen
Nextcloud
Berechtigte Rollen finden Datenversion und Partnerantwort zum Versandvorgang.
Umsetzung im Kontext
Eine Versandfreigabe endet nicht mit einer unklaren Buchungsantwort.
Der Prozess beginnt mit einer Versandfreigabe für verpackte Ware und nicht mit Wareneingang, Kundenangebot oder einer Lieferantenbestätigung. Das bestehende ERP bleibt führend für Auftrag und Packdaten. Die Anmeldung endet an der bestätigten Transportreferenz; tatsächliche Abholung, Sendungsverfolgung und Zustellnachweis gehören in eigene Folgeprozesse.
Der Regelumfang ist auf bereits freigegebene Transportpartner und definierte Standardsendungen begrenzt. Packdaten müssen aus der physischen Erfassung stammen; ein Modell darf fehlende Maße oder Gewichte nicht schätzen. Gefahrgut, temperaturgeführte Transporte und sonstige Sonderfälle werden nur in einem ausdrücklich dafür vorgesehenen Verfahren bearbeitet und nicht durch eine pauschale Ausnahmefreigabe in diese Standardstrecke gedrückt.
Empfängeradresse und Ansprechpartner können personenbezogene Daten enthalten. An den Transportpartner werden nur vereinbarte notwendige Angaben übergeben, während Zugriff und Aufbewahrung im ERP und in Nextcloud rollenbezogen abgestimmt werden. Der Betrieb klärt Verarbeitung und Partnerzugänge vor dem Start; eine eigene Ablaufsteuerung bedeutet nicht, dass Daten das Unternehmen überhaupt nicht verlassen.
Sendungskennung, freigegebene Version und Partnerreferenz verbinden die Schritte. Vor der Anmeldung wird der Freigabestand erneut geprüft; parallele Änderungen sperren eine veraltete Übergabe. Bei unklarer Antwort wird zuerst der bestehende Auftrag recherchiert, und Wiederholungen eines fehlgeschlagenen ERP-Rückschreibens lösen keinen zweiten Transportauftrag aus.
Zielbild
Jede freigegebene Standardsendung hat eine kontrollierte Übergabe an den vereinbarten Partner. Eine bestätigte Transportreferenz steht am richtigen ERP-Auftrag; Datenlücken und ungeklärte Buchungsantworten bleiben als gesonderte Fälle sichtbar.
Erwarteter Nutzen
- Empfänger- und Packdaten werden aus dem freigegebenen ERP-Stand übernommen, statt erneut in ein Portal übertragen zu werden.
- Die Disposition sieht Datenlücken und unklare Partnerantworten als konkrete Aufgaben.
- Ein wiederholtes Ereignis erzeugt nicht unbemerkt eine zweite Transportanmeldung.
- Die bestätigte Transportreferenz bleibt mit der tatsächlich übergebenen Auftragsversion verknüpft.
- Anmeldung, Abholung und Zustellung werden nicht in einem irreführenden Versandstatus zusammengefasst.
Voraussetzungen für den Start
- 01Das ERP bietet Versandfreigaben, eindeutige Sendungskennungen und eine dokumentierte Schnittstelle für Packdaten und Referenzrückmeldung.
- 02Der Transportpartner stellt Testzugang, unterstützte Datenfelder und eindeutige Regeln für Annahme, Statusabfrage und Dublettenabsicherung bereit.
- 03Empfänger, Packstückzahl, Maße und Gewichte liegen aus der tatsächlichen Versandvorbereitung vor.
- 04Die Disposition definiert erlaubte Standardsendungen, Zuständigkeiten und die getrennte Behandlung von Sondertransporten.
- 05Netzzugang, Partnerberechtigungen, Datenverarbeitung und Aufbewahrung sind abgestimmt.
- 06Tests decken doppelte Freigaben, geänderte Packdaten, fehlende Partnerantworten und Ausfälle beim ERP-Rückschreiben ab.
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
Buchhaltung & Zahlungseingang
Zahlungseingänge offenen Rechnungen zuordnen
Eingegangene Zahlungen werden anhand von Referenz, Betrag, Währung und Kundenbezug mit offenen Rechnungen verglichen. Eindeutige Treffer werden im ERP zugeordnet; Teilzahlungen, Sammelüberweisungen und unklare Angaben erhält die Buchhaltung als Klärfall, ohne Differenzen still auszubuchen.
Jeder berücksichtigte Zahlungseingang hat einen dokumentierten Abgleich mit aktuellen offenen Rechnungen. Eindeutige Treffer werden zugeordnet, Ausnahmen bleiben mit Verantwortung sichtbar und Differenzen erhalten eine ausdrückliche fachliche Entscheidung.
- SFTP
- REST API
- PostgreSQL
- n8n
Einkauf & Wareneingang
Lieferabweichungen beim Wareneingang klären
Mengen, Artikel und sichtbare Schäden einer Lieferung werden mit Bestellung und Lieferschein verglichen. Bei Abweichungen erhält der Einkauf einen prüfbaren Vorgang mit Fotos und Belegen; nur bestätigte Mengen werden im führenden System erfasst.
Jede Lieferung hat einen gemeinsamen Vorgang mit Bestellung, erfassten Mengen und Belegen. Übereinstimmende Positionen werden gebucht; Abweichungen entscheidet der Einkauf anhand einer konkreten Differenz, bevor eine Rückfrage an den Lieferanten geht.
- Google Forms API
- ERP REST API
- Google Document AI
- Google Chat API
Reklamation & Retouren
Reklamationen und Retouren automatisch bearbeiten
Jede Reklamation aus Postfach und Formular wird mit dem zugehörigen Auftrag verknüpft und anhand von Fotos und Fehlerbild geprüft. Nur Fälle außerhalb der vereinbarten Fristen oder Freigabegrenzen gehen an Qualitätssicherung oder Vertriebsleitung, alles andere erhält am selben Tag seine Entscheidung.
Jede Reklamation wird am Tag des Eingangs einem Auftrag zugeordnet und nach denselben Regeln geprüft. Qualitätssicherung und Vertriebsleitung entscheiden nur dort, wo Frist, Fehlerbild oder Wert von den hinterlegten Grenzen abweichen, und jede dieser Entscheidungen ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
- REST API
- Webhook
- Ollama
- DocuWare REST API
Finanzen & Dokumente
Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen
Rechnungen werden ausgelesen, fachlich validiert und mit klaren Ausnahmen durch Freigabe, Buchhaltung und Archiv geführt.
Weniger Erfassungsfehler, klare Prüfschritte und ein auditierbarer Weg vom Dokument bis zur Buchung.
- ERP REST / OData / IDoc
- E-Mail, Peppol oder Upload
- DMS- und Archiv-API
- Azure AI Document Intelligence
Buchhaltung & Rechnungen
E-Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Jede freigegebene Ausgangsrechnung wird als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, auf ihre Pflichtangaben geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Nur Rechnungen mit unvollständigen oder widersprüchlichen Angaben gehen vorher an die Buchhaltung, alles andere verlässt das Haus im selben Lauf.
Jede freigegebene Rechnung wird im selben Lauf als konforme E-Rechnung erzeugt, geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Die Buchhaltung korrigiert nur unvollständige oder widersprüchliche Angaben, und jede versendete Fassung ist mit ihrem Versandnachweis revisionssicher abgelegt.
- REST API
- ZUGFeRD und XRechnung
- Microsoft Graph API
- Gmail API
Einkauf & Lieferzusagen
Auftragsbestätigungen mit Bestellungen abgleichen
Eine eingehende Auftragsbestätigung wird positionsweise mit der eigenen Bestellung verglichen, bevor bestätigte Angaben ins ERP gelangen. Abweichende Preise, Mengen oder Termine erhält der Einkauf mit Beleg und Entscheidungsvorlage; die ursprüngliche Bestellung bleibt unverändert nachvollziehbar.
Jede Bestätigung hat einen Vergleich mit der zugehörigen Bestellung und einen nachvollziehbaren Status. Übereinstimmungen werden dokumentiert, Abweichungen gehen mit Fundstellen an den Einkauf und unklare Fälle bleiben offen, statt die Planung mit einer falschen Zusage zu versorgen.
- Microsoft Graph API
- Azure AI Document Intelligence
- Microsoft Dynamics 365 Business Central API
- Microsoft Teams Adaptive Cards
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
