Ausgangslage
Einkauf & Lieferzusagen
Auftragsbestätigungen mit Bestellungen abgleichen
Eine eingehende Auftragsbestätigung wird positionsweise mit der eigenen Bestellung verglichen, bevor bestätigte Angaben ins ERP gelangen. Abweichende Preise, Mengen oder Termine erhält der Einkauf mit Beleg und Entscheidungsvorlage; die ursprüngliche Bestellung bleibt unverändert nachvollziehbar.
Prozessarchitektur
Von der Lieferantenbestätigung zum geprüften Bestellstand.
Eine PDF-Bestätigung aus dem Einkaufspostfach wird einer Bestellung zugeordnet und gegen deren aktuelle Positionen geprüft. Übereinstimmungen werden als bestätigter Stand dokumentiert; Abweichungen gehen mit Fundstellen an den Einkauf. Eine unklare Zuordnung bleibt offen und wird weder als Lieferzusage noch als Änderung der Bestellung verbucht.
01Input
Bestätigung & Bestellung
Nachricht und Anhang werden übernommen und mit der Bestellung, dem Lieferanten und der bisherigen Bestätigung verknüpft.
2 Schritte
02Process
Positionsprüfung & Entscheidung
Bestätigte Positionen werden ausgelesen und geprüft. Nur eindeutige oder fachlich freigegebene Angaben erreichen das Bestätigungsregister.
4 Schritte
03Output
Bestätigungsstand & Nachweis
Der Einkauf sieht bestätigte Angaben und offene Klärfälle getrennt; Originalbeleg, Prüfstand und Entscheidung bleiben auffindbar.
4 Schritte
Quelle01Bestätigung übernehmen
Microsoft Graph API liest die neue Nachricht mit PDF-Anhang aus dem Einkaufspostfach. Microsoft Power Automate legt einen Vorgang mit Nachrichtenkennung an und verhindert doppelte Verarbeitung.Details
Bestätigung übernehmen
Microsoft Graph API liest die neue Nachricht mit PDF-Anhang aus dem Einkaufspostfach. Microsoft Power Automate legt einen Vorgang mit Nachrichtenkennung an und verhindert doppelte Verarbeitung.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Bestellung zuordnen
Daten02Bestellung zuordnen
Microsoft Dynamics 365 Business Central API liest Lieferant, Referenz und aktuelle Bestellpositionen. Fehlende oder mehrdeutige Treffer bleiben offen, statt aus ähnlichen Nummern eine Zuordnung zu erraten.Details
Bestellung zuordnen
Microsoft Dynamics 365 Business Central API liest Lieferant, Referenz und aktuelle Bestellpositionen. Fehlende oder mehrdeutige Treffer bleiben offen, statt aus ähnlichen Nummern eine Zuordnung zu erraten.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Positionen auslesen
Aktion03Positionen auslesen
Azure AI Document Intelligence extrahiert Artikelreferenzen, Mengen, Preise und bestätigte Termine mit Belegstellen. Unleserliche Felder werden markiert und nicht durch vermeintlich sichere Werte ersetzt.Details
Positionen auslesen
Azure AI Document Intelligence extrahiert Artikelreferenzen, Mengen, Preise und bestätigte Termine mit Belegstellen. Unleserliche Felder werden markiert und nicht durch vermeintlich sichere Werte ersetzt.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Bestellstand vergleichen
- Abweichung beurteilenBeleg unklar
Entscheidung04Bestellstand vergleichen
Microsoft Power Automate vergleicht Positionen, Einheiten, Währung und Termine mit der aktuellen Bestellung. Nur Übereinstimmungen oder dokumentierte Freigaben passieren die Prüfung.Details
Bestellstand vergleichen
Microsoft Power Automate vergleicht Positionen, Einheiten, Währung und Termine mit der aktuellen Bestellung. Nur Übereinstimmungen oder dokumentierte Freigaben passieren die Prüfung.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Bestätigungsstand speichernGeprüfter Stand
- Abweichung beurteilenAbweichung
Freigabe05Abweichung beurteilen
Microsoft Teams Adaptive Cards legt Differenz und Beleg dem zuständigen Einkauf vor. Er korrigiert die Zuordnung, bestätigt die interne Bewertung oder hält den Fall zur Lieferantenklärung offen.Details
Abweichung beurteilen
Microsoft Teams Adaptive Cards legt Differenz und Beleg dem zuständigen Einkauf vor. Er korrigiert die Zuordnung, bestätigt die interne Bewertung oder hält den Fall zur Lieferantenklärung offen.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Bestellstand vergleichenErneut prüfen
- Klärfall offenhaltenKlärung offen
System06Bestätigungsstand speichern
Microsoft Dynamics 365 Business Central API schreibt den geprüften Stand in ein bereitgestelltes Bestätigungsregister. Bestellte Werte bleiben erhalten; bei Bedarf nutzt der Betrieb dafür eine eigene API-Erweiterung.Details
Bestätigungsstand speichern
Microsoft Dynamics 365 Business Central API schreibt den geprüften Stand in ein bereitgestelltes Bestätigungsregister. Bestellte Werte bleiben erhalten; bei Bedarf nutzt der Betrieb dafür eine eigene API-Erweiterung.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Zusage sichtbar machen
Ergebnis07Zusage sichtbar machen
Im ERP stehen bestätigte Menge und Liefertermin getrennt von den bestellten Werten. Der Eintrag zeigt Belegversion und Freigabe, ist aber weder ein Wareneingang noch eine Zahlung oder Vertragsannahme.Details
Zusage sichtbar machen
Im ERP stehen bestätigte Menge und Liefertermin getrennt von den bestellten Werten. Der Eintrag zeigt Belegversion und Freigabe, ist aber weder ein Wareneingang noch eine Zahlung oder Vertragsannahme.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Einkauf informieren
- Prüfnachweis ablegen
Ergebnis08Einkauf informieren
Der zuständige Einkauf erhält in Microsoft Teams den aktualisierten Bestätigungsstand mit Bezug zur Bestellung. Eine Lieferantennachricht oder Bestelländerung wird durch diesen Ablauf nicht versendet.Details
Einkauf informieren
Der zuständige Einkauf erhält in Microsoft Teams den aktualisierten Bestätigungsstand mit Bezug zur Bestellung. Eine Lieferantennachricht oder Bestelländerung wird durch diesen Ablauf nicht versendet.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis09Prüfnachweis ablegen
SharePoint REST API legt Originalbestätigung, Vergleich und Entscheidungsnachweis in der berechtigten Einkaufsbibliothek ab. Sowohl bestätigte als auch offene Fälle behalten ihren eindeutigen Vorgangsbezug.Details
Prüfnachweis ablegen
SharePoint REST API legt Originalbestätigung, Vergleich und Entscheidungsnachweis in der berechtigten Einkaufsbibliothek ab. Sowohl bestätigte als auch offene Fälle behalten ihren eindeutigen Vorgangsbezug.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis10Klärfall offenhalten
Ein fehlender Treffer oder eine nicht akzeptierte Abweichung bleibt als Klärfall mit Zuständigkeit sichtbar. Die Bestellung erhält dadurch keinen falschen Bestätigungsstatus; der Originalbeleg wird dennoch abgelegt.Details
Klärfall offenhalten
Ein fehlender Treffer oder eine nicht akzeptierte Abweichung bleibt als Klärfall mit Zuständigkeit sichtbar. Die Bestellung erhält dadurch keinen falschen Bestätigungsstatus; der Originalbeleg wird dennoch abgelegt.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Prüfnachweis ablegen
Systemlandschaft
Microsoft 365 verbindet Bestätigung und ERP.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Dynamics 365 Business Central API
Liest die aktuelle Bestellung und schreibt den geprüften Bestätigungsstand über eine freigegebene Schnittstelle, bei Bedarf eine kundenspezifische Erweiterung.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Teams Adaptive Cards
Legt Preis-, Mengen- und Terminabweichungen mit Originalbeleg einer berechtigten Person vor.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Power Automate
Steuert Aufnahme, Positionsvergleich, Wiederholungen und kontrollierte Fortsetzung nach einer Freigabe.
- Genutzte Schnittstellen
SharePoint REST API
Speichert Originalbeleg, Vergleich und Entscheidung mit Bezug auf Bestellung und Bestätigungsversion.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Outlook
Der Einkauf erhält Lieferantenbestätigungen im festgelegten Postfach.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Teams
Berechtigte Einkaufsmitarbeitende beurteilen Abweichungen und sehen den weiteren Stand.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Bestellungen und das bereitgestellte Bestätigungsregister bilden den verbindlichen fachlichen Datenbestand.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft SharePoint
Die Einkaufsbibliothek enthält Originale, Vergleichsnachweise und dokumentierte Entscheidungen.
Umsetzung im Kontext
Lieferzusagen werden vor der Planung geprüft.
Der Ablauf beginnt mit einer Auftragsbestätigung des Lieferanten, nicht mit einer Rechnung, einer Nachbestellung oder einer physischen Lieferung. Die bestehende Bestellung in Business Central bleibt die Vergleichsbasis. Bestätigte Angaben werden separat festgehalten; ein solcher Eintrag ersetzt weder Wareneingang noch eine vom Einkauf veranlasste Bestelländerung.
Pflichtangaben sind Lieferant, Bestellreferenz, eindeutige Position, Mengeneinheit, Währung und ein nachvollziehbarer Terminbezug. Fehlende Referenzen, Teilbestätigungen und unterschiedliche Einheiten brauchen eine fachliche Entscheidung. Eine dokumentierte interne Bewertung bedeutet nicht, dass abweichende Vertragsbedingungen gegenüber dem Lieferanten angenommen werden.
Anhänge können Ansprechpartner und geschäftliche Konditionen enthalten und bleiben in der freigegebenen Einkaufsablage. Nur für die Extraktion nötige Inhalte erreichen den konfigurierten Dokumentendienst; Region, Verarbeitung und Aufbewahrung werden mit dem Betrieb vereinbart. Postfachzugriff und ERP-Schreibrechte werden eingegrenzt, und die Teams-Entscheidung wird als eigener Nachweis im Vorgang festgehalten.
Jeder Vorgang trägt eine Nachrichtenkennung, Belegversion und Referenz auf den geprüften Bestellstand. Ändert sich die Bestellung während der Prüfung, wird vor dem Schreiben erneut verglichen. Schnittstellenstörungen bleiben sichtbar in einer Wiederholungswarteschlange; eine neuere Lieferantenbestätigung ersetzt keine ältere Entscheidung ohne erneute Prüfung.
Zielbild
Jede Bestätigung hat einen Vergleich mit der zugehörigen Bestellung und einen nachvollziehbaren Status. Übereinstimmungen werden dokumentiert, Abweichungen gehen mit Fundstellen an den Einkauf und unklare Fälle bleiben offen, statt die Planung mit einer falschen Zusage zu versorgen.
Erwarteter Nutzen
- Der Einkauf sieht abweichende Preise, Mengen und Termine mit der zugehörigen Belegstelle.
- Bestellte und bestätigte Angaben bleiben getrennt und sind auch nach einer neuen Bestätigung nachvollziehbar.
- Eine unklare Position erscheint nicht als verlässliche Lieferzusage in der Planung.
- Fachliche Entscheidungen bleiben mit zuständiger Person, Vergleichsstand und Belegversion dokumentiert.
- Mehrfach eingehende Dokumente erzeugen nicht unbemerkt doppelte Bestätigungsdatensätze.
Voraussetzungen für den Start
- 01Ein festgelegtes Einkaufspostfach und eine App-Registrierung mit eingegrenzten Microsoft-Graph-Rechten sind verfügbar.
- 02Business Central stellt die benötigten Bestellpositionen und ein freigegebenes Bestätigungsregister samt Schreibschnittstelle bereit; eine erforderliche API-Erweiterung ist geklärt.
- 03Lieferanten- und Artikelreferenzen, Mengeneinheiten sowie Terminformate lassen sich eindeutig zuordnen.
- 04Der Einkauf legt Vergleichsregeln, Zuständigkeiten und den Umgang mit Teilbestätigungen und Vertragsabweichungen fest.
- 05Region, Datenverarbeitung und Aufbewahrung des Dokumentendiensts sowie Berechtigungen der SharePoint-Bibliothek sind abgestimmt.
- 06Eine Testumgebung enthält typische Belege, Fehlerfälle und das Verfahren für erneute Prüfung bei geändertem Bestellstand.
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
Buchhaltung & Rechnungen
E-Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Jede freigegebene Ausgangsrechnung wird als strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, auf ihre Pflichtangaben geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Nur Rechnungen mit unvollständigen oder widersprüchlichen Angaben gehen vorher an die Buchhaltung, alles andere verlässt das Haus im selben Lauf.
Jede freigegebene Rechnung wird im selben Lauf als konforme E-Rechnung erzeugt, geprüft und über den vereinbarten Kanal versendet. Die Buchhaltung korrigiert nur unvollständige oder widersprüchliche Angaben, und jede versendete Fassung ist mit ihrem Versandnachweis revisionssicher abgelegt.
- REST API
- ZUGFeRD und XRechnung
- Microsoft Graph API
- Gmail API
Einkauf & Bestand
Bestellungen automatisch nach Meldebestand auslösen
Jeder Artikel, der den Meldebestand unterschreitet, wird automatisch in einen Bestellvorschlag überführt. Der Einkauf prüft nur noch Sonderfälle und gibt frei, statt Lagerlisten und offene Bestellungen von Hand abzugleichen.
Jeder Artikel unterschreitet den Meldebestand höchstens bis zum nächsten Lauf, bevor ein Bestellvorschlag vorliegt. Der Einkauf entscheidet nur dort, wo die Regeln nicht eindeutig sind, und jede Entscheidung ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
- Microsoft Dynamics 365 Business Central API
- Azure OpenAI Service
- Microsoft Power Automate
- Microsoft Teams Adaptive Cards
Finanzen & Dokumente
Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen
Rechnungen werden ausgelesen, fachlich validiert und mit klaren Ausnahmen durch Freigabe, Buchhaltung und Archiv geführt.
Weniger Erfassungsfehler, klare Prüfschritte und ein auditierbarer Weg vom Dokument bis zur Buchung.
- ERP REST / OData / IDoc
- E-Mail, Peppol oder Upload
- DMS- und Archiv-API
- Azure AI Document Intelligence
Finanzen & Forderungen
Zahlungserinnerungen aus offenen Posten automatisch versenden
Jeder überfällige offene Posten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV oder dem Fachsystem wird gegen Fälligkeit, Karenz und Mahnstufe geprüft und als Erinnerung über Microsoft Outlook oder Gmail versendet. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfänger und Fälle außerhalb der vereinbarten Stufe gehen an die Buchhaltung; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jeder überfällige offene Posten erhält die nächste zulässige Erinnerung aus der hinterlegten Vorlage, sobald Fälligkeit und Karenz erfüllt sind. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfängeradressen und Beträge außerhalb der vereinbarten Stufe liegen der Buchhaltung als entscheidungsreifer Fall vor. Versand, Mahnstufe und Nachweis stehen im führenden System, nicht in einer privaten Liste.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Webhook
Reklamation & Retouren
Reklamationen und Retouren automatisch bearbeiten
Jede Reklamation aus Postfach und Formular wird mit dem zugehörigen Auftrag verknüpft und anhand von Fotos und Fehlerbild geprüft. Nur Fälle außerhalb der vereinbarten Fristen oder Freigabegrenzen gehen an Qualitätssicherung oder Vertriebsleitung, alles andere erhält am selben Tag seine Entscheidung.
Jede Reklamation wird am Tag des Eingangs einem Auftrag zugeordnet und nach denselben Regeln geprüft. Qualitätssicherung und Vertriebsleitung entscheiden nur dort, wo Frist, Fehlerbild oder Wert von den hinterlegten Grenzen abweichen, und jede dieser Entscheidungen ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
- REST API
- Webhook
- Ollama
- DocuWare REST API
Einkauf & Wareneingang
Lieferabweichungen beim Wareneingang klären
Mengen, Artikel und sichtbare Schäden einer Lieferung werden mit Bestellung und Lieferschein verglichen. Bei Abweichungen erhält der Einkauf einen prüfbaren Vorgang mit Fotos und Belegen; nur bestätigte Mengen werden im führenden System erfasst.
Jede Lieferung hat einen gemeinsamen Vorgang mit Bestellung, erfassten Mengen und Belegen. Übereinstimmende Positionen werden gebucht; Abweichungen entscheidet der Einkauf anhand einer konkreten Differenz, bevor eine Rückfrage an den Lieferanten geht.
- Google Forms API
- ERP REST API
- Google Document AI
- Google Chat API
Ihr nächster Schritt
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Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
