Ausgangslage
Wartung & Service
Fällige Wartungen automatisch planen und disponieren
Jede fällige Wartung wird aus der Anlagenliste erkannt und mit Termin und Zuständigkeit eingeplant. Die Leitung prüft nur noch Sonderfälle, statt Wartungsintervalle und Einsatzpläne von Hand zu überwachen.
Prozessarchitektur
Von der fälligen Wartung zum geplanten Einsatz.
Die Kette liest die Anlagenliste, erkennt fällige Wartungen und plant sie mit Termin und Zuständigkeit. Regelfälle werden direkt als Wartungsauftrag angelegt, Sonderfälle gehen an die Leitung und kehren nach der Freigabe in denselben Ablauf zurück.
01Input
Fälligkeit & Kontext
Die fällige Wartung wird erkannt und um Anlagendaten, Intervall und letzte Wartung ergänzt.
2 Schritte
02Process
Planung & Freigabe
Umfang und Priorität werden bestimmt, Verfügbarkeit und Zuständigkeit geprüft und Sonderfälle der Leitung vorgelegt.
4 Schritte
03Output
Einsatz & Nachweis
Der Wartungsauftrag wird mit Termin angelegt, das Team informiert und die nächste Wartung fortgeschrieben.
3 Schritte
Quelle01Fällige Wartung erkennen
Ein geplanter Lauf liest die Anlagenliste und erkennt aus Intervall und letzter Wartung, welche Anlage fällig ist.Details
Fällige Wartung erkennen
Ein geplanter Lauf liest die Anlagenliste und erkennt aus Intervall und letzter Wartung, welche Anlage fällig ist.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Anlagendaten und letzte Wartung laden
Daten02Anlagendaten und letzte Wartung laden
Anlagentyp, Zuständigkeit, Wartungsintervall und die letzte durchgeführte Wartung werden dem Vorgang zugeordnet.Details
Anlagendaten und letzte Wartung laden
Anlagentyp, Zuständigkeit, Wartungsintervall und die letzte durchgeführte Wartung werden dem Vorgang zugeordnet.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Umfang und Priorität bestimmen
Aktion03Umfang und Priorität bestimmen
Aus Anlagentyp und Intervall entstehen Umfang und Priorität der Wartung, ergänzt um erkennbare Auffälligkeiten.Details
Umfang und Priorität bestimmen
Aus Anlagentyp und Intervall entstehen Umfang und Priorität der Wartung, ergänzt um erkennbare Auffälligkeiten.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Verfügbarkeit und Zuständigkeit prüfen
Entscheidung04Verfügbarkeit und Zuständigkeit prüfen
Anlagenzustand, Ersatzteile und Zuständigkeit werden gegen die hinterlegten Regeln geprüft statt einer Entscheidung nach Augenmaß.Details
Verfügbarkeit und Zuständigkeit prüfen
Anlagenzustand, Ersatzteile und Zuständigkeit werden gegen die hinterlegten Regeln geprüft statt einer Entscheidung nach Augenmaß.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Wartungsauftrag und Termin anlegenRegelfall
- Sonderfall freigebenSonderfall
- Nächste Wartung fortschreibenAnlage nicht verfügbar
Freigabe05Sonderfall freigeben
Ist ein Ersatzteil nicht verfügbar oder die Zuständigkeit unklar, entscheidet die technische Leitung anhand des Vorgangs.Details
Sonderfall freigeben
Ist ein Ersatzteil nicht verfügbar oder die Zuständigkeit unklar, entscheidet die technische Leitung anhand des Vorgangs.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Wartungsauftrag und Termin anlegenNach Freigabe
System06Wartungsauftrag und Termin anlegen
Der freigegebene Vorgang wird als Wartungsauftrag mit Termin und Zuständigkeit in Liste und Kalender angelegt.Details
Wartungsauftrag und Termin anlegen
Der freigegebene Vorgang wird als Wartungsauftrag mit Termin und Zuständigkeit in Liste und Kalender angelegt.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Einsatz übergeben
Ergebnis07Einsatz übergeben
Der Wartungstermin steht im Kalender des Teams und der Auftrag in der geführten Liste.Details
Einsatz übergeben
Der Wartungstermin steht im Kalender des Teams und der Auftrag in der geführten Liste.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Team informieren
- Nächste Wartung fortschreiben
Ergebnis08Team informieren
Das Wartungsteam erhält den Einsatz mit Anlage, Umfang und Termin.Details
Team informieren
Das Wartungsteam erhält den Einsatz mit Anlage, Umfang und Termin.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis09Nächste Wartung fortschreiben
Durchführung, Befund und der nächste Fälligkeitstermin werden abgelegt und bleiben der Anlage zugeordnet.Details
Nächste Wartung fortschreiben
Durchführung, Befund und der nächste Fälligkeitstermin werden abgelegt und bleiben der Anlage zugeordnet.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Schnittstellen und Apps im Zusammenspiel.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Google Sheets API
Liest die Anlagenliste mit Intervallen und letzter Wartung und schreibt Aufträge und Fälligkeiten fort.
- Genutzte Schnittstellen
Google Cloud Tasks
Stößt den Fälligkeitslauf regelmäßig an, ohne dass jemand die Liste durchgeht.
- Genutzte Schnittstellen
Google Calendar API
Setzt den Wartungstermin und prüft die Verfügbarkeit des Teams.
- Genutzte Schnittstellen
Google Chat API
Legt Sonderfälle der technischen Leitung zur Freigabe vor, mit Anlage und Begründung.
- Genutzte Schnittstellen
Google Drive API
Legt Wartungsprotokolle und Befunde zur Anlage ab.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Sheets
Anlagen- und Wartungsliste in der Form, die der Betrieb heute führt.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Calendar
Einsatzplanung für Wartungen und Service.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Chat
Arbeitsoberfläche für Freigaben und Rückfragen im Team.
- Mögliche Apps & Plattformen
Gmail
Benachrichtigung des Wartungsteams bei neuen Einsätzen.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Drive
Ablage der Wartungsprotokolle, geordnet nach Anlage.
Umsetzung im Kontext
Im Alltag belastbar.
Der Ablauf ersetzt kein System, sondern nutzt die vorhandene Liste: Anlagen, Intervalle und Zuständigkeiten bleiben, wo sie heute gepflegt werden. Neu ist der Weg zwischen der fälligen Wartung und dem geplanten Einsatz.
Entschieden wird regelbasiert, wo die Regeln eindeutig sind, und von der Leitung, wo sie es nicht sind. Die Grenzen legt der Betrieb selbst fest und kann sie anpassen, ohne die Kette zu ändern; beide Wege sind am Vorgang dokumentiert.
Die Daten bleiben in der Umgebung des Betriebs. An ein Modell geht höchstens die Beschreibung einer Auffälligkeit, nicht der Bestand an Anlagendaten; die Fälligkeit selbst wird gegen die Intervalle der Liste berechnet.
Fällt ein Lauf aus, verliert der Betrieb keine fällige Wartung: Ein Abgleich holt verpasste Ereignisse nach, und jeder Vorgang trägt eine Kennung, damit eine Anlage nicht doppelt verplant wird.
Zielbild
Jede fällige Wartung wird erkannt und mit Termin und Zuständigkeit eingeplant, bevor das Intervall deutlich überschritten ist. Die technische Leitung entscheidet nur dort, wo die Regeln nicht eindeutig sind, und jede Entscheidung ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
Erwarteter Nutzen
- Jede fällige Wartung führt ohne manuellen Anstoß zu einem geplanten Einsatz.
- Die Leitung bearbeitet Sonderfälle statt regelmäßiger Intervallprüfungen.
- Doppelte Einsätze für dieselbe Anlage sind ausgeschlossen.
- Jede Entscheidung trägt ihre Grundlage und ihren Entscheider.
- Fälligkeiten und durchgeführte Wartungen sind jederzeit auswertbar.
Voraussetzungen für den Start
- 01Eine gepflegte Anlagenliste mit eindeutigen Anlagennummern, Intervallen und Zuständigkeiten
- 02Ein Google-Cloud-Dienstkonto mit den Rechten für die genutzten Dienste und der Freigabe eines Administrators
- 03Ein freigegebener Kalender für die Einsatzplanung des Wartungsteams
- 04Eine benannte Person in der technischen Leitung für die Freigabe von Sonderfällen
- 05Eine Entscheidung, ab welcher Abweichung vom Intervall ein Sonderfall entsteht
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
Finanzen & Belege
Reisekosten aus Belegen automatisch abrechnen
Jedes Belegfoto aus Microsoft Outlook, Gmail oder dem Fachpostfach wird ausgelesen, gegen die Reiserichtlinie geprüft und als Erstattungsantrag im führenden System vorgelegt. Nur unleserliche Aufnahmen und Beträge außerhalb der vereinbarten Grenzen gehen an den Menschen; alles andere ist am selben Tag entscheidungsreif.
Jeder Beleg hat einen Halter, eine Kostenstelle und einen nachvollziehbaren Stand. Innerhalb der Richtlinie entsteht der Antrag ohne manuelles Abtippen. Abweichungen liegen mit Belegbild und Regelverweis bei der Person, die entscheiden darf.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
E-Mail & Eingangskanäle
Posteingänge automatisch verstehen und verteilen
KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.
Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.
- Microsoft Graph / Gmail API
- CRM- oder Ticket-API
- Webhook / REST
- Outlook & Microsoft Teams
Vertrieb & Angebote
Angebote aus Kundenanfragen automatisch erstellen
Jede Kundenanfrage aus Sammelpostfach und Formular wird ausgelesen, gegen Artikelstamm und vereinbarte Konditionen kalkuliert und als vollständiges Angebot versendet. Nur Positionen ohne Treffer oder Rabatte außerhalb der Regeln gehen an den Innendienst; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jede Anfrage führt am selben Tag zu einem vollständigen Angebot mit Nummer, Positionen und Gültigkeit. Der Innendienst entscheidet nur dort, wo die Zuordnung fehlt oder der Preis die vereinbarten Regeln verlässt, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit ihrer Grundlage am Vorgang.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- ERP REST / OData / Google Sheets API
Verträge & Compliance
Eingehende Verträge automatisch prüfen und freigeben
Jeder eingehende Vertrag wird gegen das Playbook des Betriebs gelesen und als Prüfbericht mit Abweichungen vorgelegt. Nur Klauseln außerhalb der vereinbarten Regeln gehen an Recht oder Leitung; alles andere erhält am selben Tag eine nachvollziehbare Entscheidung und liegt im Register.
Jeder eingehende Vertrag führt am selben Tag zu einem Prüfbericht mit Haltung je Klausel. Recht oder Leitung entscheidet nur dort, wo das Playbook verlassen wird, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit Grundlage, Person und Zeitpunkt am Vorgang. Fristen liegen im Register, nicht in einzelnen Postfächern.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- SharePoint / Google Drive / DMS-API
Einkauf & Bestand
Bestellungen automatisch nach Meldebestand auslösen
Jeder Artikel, der den Meldebestand unterschreitet, wird automatisch in einen Bestellvorschlag überführt. Der Einkauf prüft nur noch Sonderfälle und gibt frei, statt Lagerlisten und offene Bestellungen von Hand abzugleichen.
Jeder Artikel unterschreitet den Meldebestand höchstens bis zum nächsten Lauf, bevor ein Bestellvorschlag vorliegt. Der Einkauf entscheidet nur dort, wo die Regeln nicht eindeutig sind, und jede Entscheidung ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
- Microsoft Dynamics 365 Business Central API
- Azure OpenAI Service
- Microsoft Power Automate
- Microsoft Teams Adaptive Cards
Finanzen & Forderungen
Zahlungserinnerungen aus offenen Posten automatisch versenden
Jeder überfällige offene Posten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV oder dem Fachsystem wird gegen Fälligkeit, Karenz und Mahnstufe geprüft und als Erinnerung über Microsoft Outlook oder Gmail versendet. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfänger und Fälle außerhalb der vereinbarten Stufe gehen an die Buchhaltung; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jeder überfällige offene Posten erhält die nächste zulässige Erinnerung aus der hinterlegten Vorlage, sobald Fälligkeit und Karenz erfüllt sind. Nur gesperrte Kunden, fehlende Empfängeradressen und Beträge außerhalb der vereinbarten Stufe liegen der Buchhaltung als entscheidungsreifer Fall vor. Versand, Mahnstufe und Nachweis stehen im führenden System, nicht in einer privaten Liste.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Webhook
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
