Ausgangslage
Empfang & Besuchsorganisation
Besuchsanmeldungen für den Empfang vorbereiten
Eine Besuchsanmeldung wird mit Besuchszeit, Standort und zuständigem Gastgeber geprüft und erst nach dessen Bestätigung für den Empfang bereitgestellt. Unklare Anmeldungen bleiben zur Klärung offen; der Eintrag erleichtert die Vorbereitung, ersetzt aber weder Identitätsprüfung noch Zutrittsentscheidung.
Prozessarchitektur
Von der Anmeldung zum bestätigten Empfangseintrag.
Eine strukturierte Anmeldung wird mit Standort und Ansprechpartner abgeglichen und dem Gastgeber zur Bestätigung vorgelegt. Danach entsteht ein Eintrag in der Empfangsübersicht und eine Rückmeldung zum registrierten Besuch. Fehlende Angaben oder eine ausbleibende Bestätigung erzeugen keinen scheinbar freigegebenen Besuch.
01Input
Anmeldung & Ansprechpartner
Ein Formular liefert die erforderlichen Besuchsdaten; Verzeichnis und Standortregeln ergänzen die zuständige Person.
2 Schritte
02Process
Prüfung & Bestätigung
Pflichtangaben und Zuordnung werden geprüft. Der Gastgeber bestätigt den erwarteten Besuch; unklare Fälle klärt der Empfang.
5 Schritte
03Output
Empfangsübersicht & Nachweis
Bestätigte Anmeldungen stehen dem berechtigten Empfang zur Verfügung; Rückmeldung und Entscheidung behalten ihren Vorgangsbezug.
4 Schritte
Quelle01Anmeldung übernehmen
Microsoft Power Automate übernimmt eine neue Antwort aus Microsoft Forms mit Name, Besuchszeit, Standort und Gastgeberreferenz. Die Formularantwortkennung verhindert einen zweiten Vorgang bei Wiederholung.Details
Anmeldung übernehmen
Microsoft Power Automate übernimmt eine neue Antwort aus Microsoft Forms mit Name, Besuchszeit, Standort und Gastgeberreferenz. Die Formularantwortkennung verhindert einen zweiten Vorgang bei Wiederholung.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Gastgeber zuordnen
Daten02Gastgeber zuordnen
Microsoft Graph API liest den hinterlegten Ansprechpartner; Microsoft Dataverse Web API ergänzt freigegebene Standortregeln. Mehrdeutige oder nicht mehr gültige Zuordnungen bleiben als offene Frage markiert.Details
Gastgeber zuordnen
Microsoft Graph API liest den hinterlegten Ansprechpartner; Microsoft Dataverse Web API ergänzt freigegebene Standortregeln. Mehrdeutige oder nicht mehr gültige Zuordnungen bleiben als offene Frage markiert.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Besuchsdaten aufbereiten
Aktion03Besuchsdaten aufbereiten
Microsoft Power Automate normalisiert Besuchszeit und Kontaktangaben und verknüpft sie mit dem Standort. Erfasst werden nur die vereinbarten Pflichtfelder; zusätzliche sensible Angaben werden nicht angefordert.Details
Besuchsdaten aufbereiten
Microsoft Power Automate normalisiert Besuchszeit und Kontaktangaben und verknüpft sie mit dem Standort. Erfasst werden nur die vereinbarten Pflichtfelder; zusätzliche sensible Angaben werden nicht angefordert.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Anmeldung fachlich prüfen
Entscheidung04Anmeldung fachlich prüfen
Name, Zeitfenster, Standort und Gastgeber müssen vollständig und eindeutig sein. Ein Vergleich mit vorhandenen Anmeldungen kennzeichnet mögliche Dubletten, ohne Besucher anhand ähnlicher Namen zusammenzuführen.Details
Anmeldung fachlich prüfen
Name, Zeitfenster, Standort und Gastgeber müssen vollständig und eindeutig sein. Ein Vergleich mit vorhandenen Anmeldungen kennzeichnet mögliche Dubletten, ohne Besucher anhand ähnlicher Namen zusammenzuführen.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Besuch bestätigen lassenAngaben vollständig
- Rückfrage klärenRückfrage nötig
Freigabe05Besuch bestätigen lassen
Microsoft Teams Adaptive Cards legt die Anmeldung dem zugeordneten Gastgeber vor. Nur dessen ausdrückliche Bestätigung erlaubt den Empfangseintrag; Schweigen oder eine abgelaufene Anfrage gelten nicht als Zustimmung.Details
Besuch bestätigen lassen
Microsoft Teams Adaptive Cards legt die Anmeldung dem zugeordneten Gastgeber vor. Nur dessen ausdrückliche Bestätigung erlaubt den Empfangseintrag; Schweigen oder eine abgelaufene Anfrage gelten nicht als Zustimmung.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Empfangseintrag speichernGastgeber bestätigt
- Offene Anmeldung kennzeichnenNicht bestätigt
Freigabe06Rückfrage klären
Der Empfang klärt fehlende Angaben und Zuständigkeiten in Microsoft Power Apps. Korrigierte Anmeldungen durchlaufen die Prüfung erneut; ohne eindeutige Zuordnung wird kein bestätigter Eintrag erzeugt.Details
Rückfrage klären
Der Empfang klärt fehlende Angaben und Zuständigkeiten in Microsoft Power Apps. Korrigierte Anmeldungen durchlaufen die Prüfung erneut; ohne eindeutige Zuordnung wird kein bestätigter Eintrag erzeugt.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Gastgeber zuordnenErneut prüfen
- Offene Anmeldung kennzeichnenWeiterhin offen
System07Empfangseintrag speichern
Microsoft Dataverse Web API speichert die bestätigte Anmeldung mit Datenversion und Gastgeberentscheidung. Ändern sich Gastgeber oder Besuchszeit, wird die Bestätigung vor einer erneuten Übergabe nochmals eingeholt.Details
Empfangseintrag speichern
Microsoft Dataverse Web API speichert die bestätigte Anmeldung mit Datenversion und Gastgeberentscheidung. Ändern sich Gastgeber oder Besuchszeit, wird die Bestätigung vor einer erneuten Übergabe nochmals eingeholt.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Empfang vorbereiten
Ergebnis08Empfang vorbereiten
Der berechtigte Empfang sieht erwartete Besucher, Zeit und Ansprechpartner in Microsoft Power Apps. Der Status beschreibt nur eine bestätigte Anmeldung, keine Anwesenheit und keine Berechtigung für Türen oder Bereiche.Details
Empfang vorbereiten
Der berechtigte Empfang sieht erwartete Besucher, Zeit und Ansprechpartner in Microsoft Power Apps. Der Status beschreibt nur eine bestätigte Anmeldung, keine Anwesenheit und keine Berechtigung für Türen oder Bereiche.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Anmeldung rückmelden
- Entscheidung dokumentieren
Ergebnis09Anmeldung rückmelden
Microsoft Graph API versendet nach erfolgreicher Speicherung die vereinbarte Anmeldebestätigung mit Standortinformationen. Sie weist darauf hin, dass die Prüfung vor Ort und die Zutrittsentscheidung gesondert erfolgen.Details
Anmeldung rückmelden
Microsoft Graph API versendet nach erfolgreicher Speicherung die vereinbarte Anmeldebestätigung mit Standortinformationen. Sie weist darauf hin, dass die Prüfung vor Ort und die Zutrittsentscheidung gesondert erfolgen.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis10Entscheidung dokumentieren
SharePoint REST API legt einen minimierten Entscheidungsnachweis in der berechtigten Empfangsablage ab. Bestätigung und offene Fälle bleiben nachvollziehbar und unterliegen der festgelegten Löschregel.Details
Entscheidung dokumentieren
SharePoint REST API legt einen minimierten Entscheidungsnachweis in der berechtigten Empfangsablage ab. Bestätigung und offene Fälle bleiben nachvollziehbar und unterliegen der festgelegten Löschregel.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis11Offene Anmeldung kennzeichnen
Eine abgelehnte oder ungeklärte Anmeldung bleibt mit Zuständigkeit und Grund sichtbar, bis sie geklärt oder nach Regel gelöscht wird. Sie erscheint nicht in der Liste bestätigter erwarteter Besuche.Details
Offene Anmeldung kennzeichnen
Eine abgelehnte oder ungeklärte Anmeldung bleibt mit Zuständigkeit und Grund sichtbar, bis sie geklärt oder nach Regel gelöscht wird. Sie erscheint nicht in der Liste bestätigter erwarteter Besuche.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Entscheidung dokumentieren
Systemlandschaft
Microsoft 365 verbindet Gastgeber und Empfang.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Power Automate
Übernimmt Formularantworten und steuert Normalisierung, Prüfung, Bestätigungsanfrage und Fehlerbehandlung.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Dataverse Web API
Liest Standortregeln und speichert den bestätigten Empfangseintrag mit eindeutiger Vorgangskennung.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Teams Adaptive Cards
Holt die ausdrückliche Entscheidung des Gastgebers zum erwarteten Besuch ein.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Power Apps
Stellt dem Empfang die Klärmaske und die berechtigte Übersicht erwarteter Besuche bereit.
- Genutzte Schnittstellen
SharePoint REST API
Legt den minimierten Bestätigungs- und Klärnachweis in der zugriffsbeschränkten Empfangsablage ab.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Forms
Die Anmeldung erfasst die vereinbarten Besuchsdaten und den gewünschten Gastgeber.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Teams
Der Gastgeber bestätigt die Anmeldung oder lehnt sie mit dokumentierter Entscheidung ab.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Outlook
Die Besuchsanmeldung erhält die vereinbarte Rückmeldung; sie ist kein Zugangsausweis.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft SharePoint
Berechtigte Rollen finden den begrenzten Entscheidungsnachweis innerhalb der festgelegten Aufbewahrungszeit.
Umsetzung im Kontext
Ein erwarteter Besuch hat einen bestätigten Ansprechpartner.
Der Prozess beginnt mit einer Besuchsanmeldung für einen bereits abgestimmten oder gewünschten Besuch, nicht mit einer Anfrage zur Kalenderbuchung. Die Anmeldeliste unterstützt die Empfangsvorbereitung, ersetzt aber keine Terminabstimmung. Ein bestätigter Eintrag bedeutet weder, dass die Person anwesend ist, noch dass sie Zugang zu einem Gebäude oder gesicherten Bereich erhält.
Die Prüfung betrachtet Name, Besuchszeit, Standort und den eindeutig zugeordneten Gastgeber. Eine mögliche Dublette wird geklärt, statt Personen mit ähnlichem Namen zusammenzuführen. Jede Anmeldung braucht eine ausdrückliche Gastgeberbestätigung; bei Abwesenheit, Ablehnung oder fehlender Antwort wird nach der vereinbarten Regel an den Empfang zurückgegeben.
Besuchsdaten können personenbezogen und vertraulich sein. Pflichtfelder werden auf den Zweck begrenzt; Ausweiskopien, private Angaben und besondere Datenkategorien gehören nicht in das Formular dieses Beispiels. Berechtigungen werden je Standort und Rolle festgelegt, Datenschutzhinweise sowie Löschfristen abgestimmt und die Löschung sowohl im Register als auch in der Nachweisablage berücksichtigt.
Formularantwortkennung und Datenversion verbinden Anmeldung und Entscheidung. Änderungen an Gastgeber oder Besuchszeit machen eine frühere Bestätigung ungültig und lösen eine erneute Anfrage aus. Bei Schnittstellenfehlern bleibt der Vorgang offen; eine Anmeldebestätigung wird erst nach bestätigter Speicherung gesendet, und Wiederholungen erzeugen keinen zweiten Empfangseintrag.
Zielbild
Eine Anmeldung hat einen eindeutigen Vorgang mit erforderlichen Angaben und ausdrücklicher Gastgeberentscheidung. Der berechtigte Empfang sieht nur bestätigte erwartete Besuche, während ungeklärte Fälle getrennt mit einer zuständigen Person geführt werden.
Erwarteter Nutzen
- Der Empfang kennt vor einem erwarteten Besuch Standort, Besuchszeit und einen bestätigten Ansprechpartner.
- Fehlende Gastgeberentscheidungen werden nicht durch einen scheinbar freigegebenen Status verdeckt.
- Rückfragen bleiben am selben Vorgang, statt zwischen Nachricht und Tagesliste verloren zu gehen.
- Die Empfangsübersicht unterscheidet bestätigte Anmeldungen, offene Fälle und tatsächliche Anwesenheit klar voneinander.
- Standortbezogene Berechtigungen begrenzen die Sichtbarkeit personenbezogener Besuchsdaten.
Voraussetzungen für den Start
- 01Ein freigegebenes Besuchsformular definiert Pflichtfelder, Datenschutzhinweise und den gewünschten Gastgeberbezug.
- 02Das Gastgeberverzeichnis und die Standortregeln sind gepflegt und über eingegrenzte technische Rechte erreichbar.
- 03Ein Dataverse-Register und eine Power-Apps-Empfangsoberfläche mit Testumgebung sind bereitgestellt.
- 04Empfang und Gastgeber vereinbaren Bestätigungsfristen, Vertretungen und den Umgang mit offenen oder abgelehnten Anmeldungen.
- 05Zugriffsrechte und Löschfristen gelten abgestimmt für Register, Nachrichten und SharePoint-Nachweisablage.
- 06Terminbuchung, Identitätsprüfung bei Ankunft und physische Zutrittsfreigabe bleiben ausdrücklich eigenständige Verfahren.
Weitere Anwendungsfälle
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Finanzen & Belege
Reisekosten aus Belegen automatisch abrechnen
Jedes Belegfoto aus Microsoft Outlook, Gmail oder dem Fachpostfach wird ausgelesen, gegen die Reiserichtlinie geprüft und als Erstattungsantrag im führenden System vorgelegt. Nur unleserliche Aufnahmen und Beträge außerhalb der vereinbarten Grenzen gehen an den Menschen; alles andere ist am selben Tag entscheidungsreif.
Jeder Beleg hat einen Halter, eine Kostenstelle und einen nachvollziehbaren Stand. Innerhalb der Richtlinie entsteht der Antrag ohne manuelles Abtippen. Abweichungen liegen mit Belegbild und Regelverweis bei der Person, die entscheiden darf.
- Microsoft Graph API
- Gmail API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
Personal & Onboarding
Bewerbungen aufnehmen und Onboarding vorbereiten
Jede Bewerbung wird am Tag des Eingangs erfasst, mit dem Stellenprofil abgeglichen und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage entstehen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, statt aus einer Kette von Zurufen.
Jede Bewerbung ist am Tag des Eingangs erfasst, vollständig geprüft und dem Fachbereich entscheidungsreif vorgelegt. Nach der Zusage laufen Vertrag, Konten, Arbeitsmittel und Einarbeitungsplan aus demselben Vorgang, und jede Entscheidung ist mit Begründung und Frist nachvollziehbar.
- Microsoft Graph API
- REST API
- Azure AI Document Intelligence
- Azure OpenAI Service
Vertrieb & Angebote
Offene Angebote automatisch nachfassen
Jedes Angebot, auf das keine Antwort kommt, wird automatisch nachgefasst – im vereinbarten Abstand und in derselben Unterhaltung wie das Angebot selbst. Der Ablauf setzt auf der vorhandenen Umgebung auf, ob Microsoft 365, Google Workspace oder eigenes ERP, und der Vertrieb entscheidet nur die Ausnahmen.
Jedes offene Angebot hat einen definierten Nachfass-Weg, der ohne Erinnerung eines Menschen funktioniert. Der Vertrieb sieht, welche Angebote noch leben, und wird nur dort gebraucht, wo eine Entscheidung ansteht. Am Ende steht zu jedem Angebot eine nachvollziehbare Reihe von Versuchen statt einer Vermutung.
- Microsoft Graph API
- Microsoft Dynamics 365 Sales API
- Gmail API
- Google Sheets API
IT-Onboarding
Neue Mitarbeitende technisch ausstatten und Zugänge einrichten
Sobald Rolle und Starttermin einer neuen Person feststehen, werden benötigte Geräte, Softwarekonten und Zugriffsrechte automatisch abgeleitet und rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag eingerichtet. Die IT-Abteilung entscheidet nur noch über Sonderausstattung, statt jeden Zugang einzeln von Hand anzulegen.
Sobald Rolle und Starttermin feststehen, werden Konten, Zugriffsrechte und Geräte automatisch aus einer hinterlegten Vorlage abgeleitet und rechtzeitig eingerichtet. Die IT-Abteilung befasst sich nur noch mit echten Abweichungen von der Standardausstattung, nicht mit jedem einzelnen Konto.
- Microsoft Graph API
- Google Workspace Admin SDK
- REST API
- SCIM-Protokoll
E-Mail & Eingangskanäle
Posteingänge automatisch verstehen und verteilen
KI erkennt Anliegen, Anhänge und Prioritäten und führt jede Nachricht kontrolliert in den passenden Folgeprozess.
Kürzere Reaktionszeiten, konsistente Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Status ab dem ersten Kundenkontakt.
- Microsoft Graph / Gmail API
- CRM- oder Ticket-API
- Webhook / REST
- Outlook & Microsoft Teams
Vertrieb & Angebote
Angebote aus Kundenanfragen automatisch erstellen
Jede Kundenanfrage aus Sammelpostfach und Formular wird ausgelesen, gegen Artikelstamm und vereinbarte Konditionen kalkuliert und als vollständiges Angebot versendet. Nur Positionen ohne Treffer oder Rabatte außerhalb der Regeln gehen an den Innendienst; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jede Anfrage führt am selben Tag zu einem vollständigen Angebot mit Nummer, Positionen und Gültigkeit. Der Innendienst entscheidet nur dort, wo die Zuordnung fehlt oder der Preis die vereinbarten Regeln verlässt, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit ihrer Grundlage am Vorgang.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- ERP REST / OData / Google Sheets API
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
