Ausgangslage
Dachdecker & Kalkulation
Dachaufmaß in ein prüfbares Angebot überführen
Ein abgeschlossenes Dachaufmaß mit Fotos, Skizzen und Bauteilangaben wird in Mengen, Leistungspositionen und eine prüfbare Kalkulation übersetzt. Die technische Leitung ergänzt nur unklare Stellen und gibt den Angebotsentwurf frei, bevor er den Betrieb verlässt.
Prozessarchitektur
Vom Aufmaß zur freigegebenen Angebotsvorlage.
Die Kette verbindet die Erfassung auf der Baustelle mit Projektakte, Preisstand und Angebotsvorlage. Geometrie und Mengen werden vorbereitet, fachlich unsichere Angaben bleiben sichtbar und gehen gezielt an den Menschen; erst nach dessen Freigabe entsteht das versandbereite Dokument.
01Input
Aufmaß & Projektdaten
Aufmaß, Fotos, Skizzen und Kundendaten werden aus dem gewählten Arbeitsplatz und der Projektakte zu einem Vorgang zusammengeführt.
2 Schritte
02Process
Mengen & Kalkulation
Die Dachgeometrie wird strukturiert, Material- und Leistungspositionen werden berechnet und Abweichungen von der Kalkulationslogik fachlich geprüft.
7 Schritte
03Output
Angebot & Nachweis
Die freigegebene Angebotsvorlage steht zur Übergabe bereit, die Projektleitung erhält den Status und alle Grundlagen bleiben in der Projektakte nachvollziehbar.
3 Schritte
Quelle01Aufmaß übernehmen
Microsoft Graph API oder Gmail API übernimmt das abgeschlossene Aufmaß mit Fotos, Skizzen und Notizen aus Postfach, Formular oder mobiler Erfassung.Details
Aufmaß übernehmen
Microsoft Graph API oder Gmail API übernimmt das abgeschlossene Aufmaß mit Fotos, Skizzen und Notizen aus Postfach, Formular oder mobiler Erfassung.
Schnittstellen
- Microsoft Graph API
- SharePoint API
Weiterführung
- Projektkontext laden
Daten02Projektkontext laden
Die REST API des Handwerker-ERP ergänzt Kunde, Objektadresse, Ansprechpartner und vorhandene Projektangaben und setzt das Fachsystem als führende Quelle.Details
Projektkontext laden
Die REST API des Handwerker-ERP ergänzt Kunde, Objektadresse, Ansprechpartner und vorhandene Projektangaben und setzt das Fachsystem als führende Quelle.
Schnittstellen
- Azure AI Document Intelligence
- Mistral OCR
- Dataverse API
Weiterführung
- Dachgeometrie auswerten
Aktion03Dachgeometrie auswerten
Pläne und Bilder werden über SharePoint REST API oder Google Drive API ausgewertet; Dachflächen, Kanten, Durchdringungen und erkennbare Bauteile entstehen als strukturierte Arbeitsgrundlage.Details
Dachgeometrie auswerten
Pläne und Bilder werden über SharePoint REST API oder Google Drive API ausgewertet; Dachflächen, Kanten, Durchdringungen und erkennbare Bauteile entstehen als strukturierte Arbeitsgrundlage.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Mengen und Leistungen ableiten
Aktion04Mengen und Leistungen ableiten
Aus Geometrie, Ausführungsart und hinterlegten Zuschlagsregeln entstehen prüfbare Mengen für Deckung, Lattung, Dämmung, Anschlüsse, Entwässerung und Nebenleistungen.Details
Mengen und Leistungen ableiten
Aus Geometrie, Ausführungsart und hinterlegten Zuschlagsregeln entstehen prüfbare Mengen für Deckung, Lattung, Dämmung, Anschlüsse, Entwässerung und Nebenleistungen.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Vollständigkeit prüfen
Entscheidung05Vollständigkeit prüfen
Pflichtangaben, widersprüchliche Maße und fehlende Detailfotos werden gegen die Kalkulationsregeln geprüft; nur ein vollständiger Datensatz läuft automatisch weiter.Details
Vollständigkeit prüfen
Pflichtangaben, widersprüchliche Maße und fehlende Detailfotos werden gegen die Kalkulationsregeln geprüft; nur ein vollständiger Datensatz läuft automatisch weiter.
Schnittstellen
- Azure OpenAI GPT
- Anthropic Claude
- AI Builder
Weiterführung
- Kalkulation erzeugenVollständig
- Aufmaß ergänzenAngaben fehlen
Freigabe06Aufmaß ergänzen
Microsoft Teams Adaptive Cards oder Google Chat API legt offene Stellen mit Bildausschnitt und konkreter Rückfrage dem Aufnehmenden oder der technischen Leitung vor.Details
Aufmaß ergänzen
Microsoft Teams Adaptive Cards oder Google Chat API legt offene Stellen mit Bildausschnitt und konkreter Rückfrage dem Aufnehmenden oder der technischen Leitung vor.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Dachgeometrie auswertenNach Ergänzung
System07Kalkulation erzeugen
Die REST API oder ein kontrollierter SFTP-Austausch lädt Lohnansätze, Materialpreise und Leistungskatalog aus dem Handwerker-ERP und schreibt die Kalkulationspositionen zurück.Details
Kalkulation erzeugen
Die REST API oder ein kontrollierter SFTP-Austausch lädt Lohnansätze, Materialpreise und Leistungskatalog aus dem Handwerker-ERP und schreibt die Kalkulationspositionen zurück.
Schnittstellen
- Dynamics 365 API
- Azure Service Bus
Weiterführung
- Kalkulation freigeben
Freigabe08Kalkulation freigeben
Die technische Leitung prüft Ausführung, Zuschläge, Fremdleistungen und Marge. Änderungen kehren mit Begründung in die Kalkulation zurück, die Freigabe bleibt am Vorgang.Details
Kalkulation freigeben
Die technische Leitung prüft Ausführung, Zuschläge, Fremdleistungen und Marge. Änderungen kehren mit Begründung in die Kalkulation zurück, die Freigabe bleibt am Vorgang.
Schnittstellen
- Teams Adaptive Cards
- Power Apps
Weiterführung
- Angebot erstellenFreigegeben
- Kalkulation erzeugenKorrektur nötig
Aktion09Angebot erstellen
Aus der freigegebenen Kalkulation entsteht über die Vorlage des Betriebs ein vollständiger Angebotsentwurf mit Leistungsbeschreibung, Optionen und Gültigkeit.Details
Angebot erstellen
Aus der freigegebenen Kalkulation entsteht über die Vorlage des Betriebs ein vollständiger Angebotsentwurf mit Leistungsbeschreibung, Optionen und Gültigkeit.
Schnittstellen
- Power Automate
- Azure Functions
- Microsoft Graph API
Weiterführung
- Angebot bereitstellen
Ergebnis10Angebot bereitstellen
Der Angebotsentwurf wird über Microsoft Graph API oder Gmail API zur kontrollierten Übergabe vorbereitet; der Betrieb entscheidet über den tatsächlichen Versand.Details
Angebot bereitstellen
Der Angebotsentwurf wird über Microsoft Graph API oder Gmail API zur kontrollierten Übergabe vorbereitet; der Betrieb entscheidet über den tatsächlichen Versand.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Weiterführung
- Projektleitung informieren
- Grundlagen archivieren
Ergebnis11Projektleitung informieren
Microsoft Teams oder Google Chat meldet den freigegebenen Stand, offene Alternativpositionen und die vereinbarte Wiedervorlage an die zuständige Projektleitung.Details
Projektleitung informieren
Microsoft Teams oder Google Chat meldet den freigegebenen Stand, offene Alternativpositionen und die vereinbarte Wiedervorlage an die zuständige Projektleitung.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Ergebnis12Grundlagen archivieren
SharePoint REST API oder Google Drive API legt Aufmaß, Fotos, Mengenansatz, Preisstand, Freigabe und Angebotsfassung gemeinsam in der Projektakte ab.Details
Grundlagen archivieren
SharePoint REST API oder Google Drive API legt Aufmaß, Fotos, Mengenansatz, Preisstand, Freigabe und Angebotsfassung gemeinsam in der Projektakte ab.
Schnittstellen
- Power BI API
- Teams Webhook
Systemlandschaft
Ein Prozess für Microsoft, Google und Fachsysteme.
- Microsoft
Microsoft Graph API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
SharePoint API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure AI Document Intelligence
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Mistral OCR
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dataverse API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Automate
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Functions
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure OpenAI GPT
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Anthropic Claude
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
AI Builder
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Adaptive Cards
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power Apps
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Dynamics 365 API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Azure Service Bus
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Power BI API
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Microsoft
Teams Webhook
Möglicher Baustein für die Microsoft-Systemvariante.
- Genutzte Schnittstellen
Gmail API
Übernimmt Aufmaßunterlagen aus Gmail und bereitet den Angebotsentwurf als Antwort im zugehörigen Vorgang vor.
- Genutzte Schnittstellen
REST API
Liest Projektstammdaten, Leistungen und Preise aus dem Handwerker-ERP und schreibt die freigegebene Kalkulation kontrolliert zurück.
- Genutzte Schnittstellen
Google Drive API
Liest Fotos, Skizzen und Pläne aus der Projektablage und archiviert Angebotsfassung und Kalkulationsgrundlage.
- Genutzte Schnittstellen
SharePoint REST API
Bindet die Microsoft-Projektakte mit Versionen, Metadaten und bestehenden Berechtigungen in denselben Ablauf ein.
- Genutzte Schnittstellen
Microsoft Teams Adaptive Cards
Legt fehlende Angaben und die fachliche Freigabe direkt in Microsoft Teams zur Bearbeitung vor.
- Genutzte Schnittstellen
Google Chat API
Übernimmt Rückfragen und Freigaben für Betriebe, die ihre Zusammenarbeit in Google Workspace organisieren.
- Genutzte Schnittstellen
SFTP
Dient als kontrollierter Ersatzweg für Handwerkersoftware ohne moderne API und quittiert jede Dateiübergabe.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Outlook
Eingangskanal für Aufmaßunterlagen und mögliche Oberfläche für die spätere Übergabe des Angebots.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft Teams
Arbeitsoberfläche für Rückfragen, technische Prüfung und Statusmeldungen.
- Mögliche Apps & Plattformen
Microsoft SharePoint
Projektakte für Pläne, Fotos, Kalkulationsgrundlagen und freigegebene Dokumente.
- Mögliche Apps & Plattformen
Gmail
Alternativer Eingangskanal und Oberfläche zur Vorbereitung der Angebotsübergabe.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Drive
Alternative Projektablage für Fotos, Skizzen und Angebotsfassungen.
- Mögliche Apps & Plattformen
Google Chat
Alternative Arbeitsoberfläche für Ergänzungen, Freigaben und Statusmeldungen.
- Mögliche Apps & Plattformen
Handwerker-ERP
Führendes System für Kunden, Projekte, Leistungspositionen, Preise und Kalkulation.
- Mögliche Apps & Plattformen
Aufmaß-App
Mobile Erfassung von Dachflächen, Bauteilen, Fotos und Baustellennotizen.
- Mögliche Apps & Plattformen
n8n
Optionale sichtbare Ablaufsteuerung für gemischte oder selbst betriebene Umgebungen.
Umsetzung im Kontext
Das Aufmaß wird zur belastbaren Kalkulationsgrundlage.
Der Ablauf ersetzt weder die Aufmaß-App noch das Handwerker-ERP. Er verbindet die vorhandenen Werkzeuge und sorgt dafür, dass jedes Maß, jedes Foto und jede kalkulierte Position demselben Projekt zugeordnet bleibt. Microsoft 365, Google Workspace und individuelle Dateiwege sind alternative Zugänge zu demselben fachlichen Prozess.
Automatisch verarbeitet werden nur Angaben, für die eine eindeutige Zuordnung und eine hinterlegte Kalkulationsregel bestehen. Widersprüchliche Maße, nicht erkennbare Anschlüsse, fehlende Detailfotos und nicht gepflegte Leistungen gehen mit ihrem Fundort an den Aufnehmenden oder die technische Leitung. Die abschließende Kalkulationsfreigabe bleibt eine bewusste menschliche Entscheidung.
Das Handwerker-ERP behält die Hoheit über Kunden, Leistungsstamm, Lohnansätze, Materialpreise und Projektstatus. Dokumente bleiben in Microsoft SharePoint, Google Drive oder der bestehenden Projektablage des Betriebs; an ein Auswertungsmodell werden nur die Inhalte übergeben, die für den jeweiligen Schritt erforderlich sind. Zugriffe, Ergänzungen und Freigaben werden am Vorgang protokolliert.
Jede Übertragung trägt eine eindeutige Vorgangskennung, damit ein erneuter Lauf keine doppelten Positionen oder Dokumente erzeugt. Ist ein Zielsystem vorübergehend nicht erreichbar, bleibt der Vorgang in einer Warteschlange und wird nachgeholt. Kalkulationsregeln und Vorlagen werden versioniert, damit ein späterer Preisstand nachvollziehbar bleibt.
Zielbild
Das abgeschlossene Aufmaß eröffnet einen strukturierten Kalkulationsvorgang mit verknüpften Quellen. Mengen und Leistungspositionen liegen als prüfbarer Vorschlag vor, unklare Stellen sind markiert und die technische Leitung gibt eine vollständige Angebotsvorlage mit dokumentierter Grundlage frei.
Erwarteter Nutzen
- Die Kalkulation beginnt mit einer zusammenhängenden Projektgrundlage statt mit der Suche nach Dateien und Notizen.
- Flächen, Längen und typische Nebenleistungen werden nach den vereinbarten Regeln einheitlich vorgeschlagen.
- Fehlende oder widersprüchliche Angaben werden vor der Angebotsfreigabe sichtbar und gezielt ergänzt.
- Die technische Leitung prüft Abweichungen und Ausführungsfragen statt jede Position erneut zu übertragen.
- Jede Angebotsposition bleibt mit Aufmaß, Preisstand und Freigabegrundlage nachvollziehbar verbunden.
- Der Betrieb kann denselben fachlichen Ablauf mit Microsoft 365, Google Workspace oder seiner bestehenden individuellen Systemlandschaft nutzen.
Voraussetzungen für den Start
- 01Eine festgelegte Aufmaßstruktur mit Pflichtangaben für Dachflächen, Kanten, Durchdringungen, Anschlüsse und Ausführungsvarianten.
- 02Ein gepflegter Leistungs- und Materialstamm mit eindeutigen Kennungen, gültigen Preisständen und nachvollziehbaren Zuschlagsregeln.
- 03Ein dokumentierter Lese- und Schreibzugang zum Handwerker-ERP über REST API, Herstellerexport oder einen kontrollierten SFTP-Dateiweg.
- 04Eine klar benannte Projektablage in Microsoft SharePoint, Google Drive oder dem bestehenden Dokumentensystem mit geregelten Berechtigungen.
- 05Benannte Rollen für die Ergänzung unvollständiger Aufmaße und die fachliche Freigabe der Kalkulation.
- 06Eine abgestimmte Angebotsvorlage sowie Regeln für Optionen, Fremdleistungen, Rundungen und Gültigkeit.
Weitere Anwendungsfälle
Passende Lösungen aus Ihrer Branche
Termine & Einsatzplanung
Terminanfragen automatisch in den Kalender legen
Jede Terminanfrage aus Sammelpostfach, Formular oder Chat wird gegen Öffnungszeiten, Dauer und freie Fenster in Microsoft Outlook, Google Calendar oder dem Fachsystem geprüft und als verbindlicher Termin gebucht. Nur Anfragen ohne eindeutige Lücke gehen an die Disposition; die Bestätigung läuft im selben Vorgang.
Jede Terminanfrage führt zu einem geprüften Kalendereintrag oder zu einer begründeten Rückmeldung noch im selben Vorgang. Die Disposition entscheidet nur dort, wo kein eindeutiges Fenster vorliegt. Microsoft Outlook, Google Calendar oder das Fachsystem bleiben das führende System; Nexaluna verbindet sie und ersetzt sie nicht.
- Microsoft Graph API
- Google Calendar API
- REST API
- Webhook
Reklamation & Retouren
Reklamationen und Retouren automatisch bearbeiten
Jede Reklamation aus Postfach und Formular wird mit dem zugehörigen Auftrag verknüpft und anhand von Fotos und Fehlerbild geprüft. Nur Fälle außerhalb der vereinbarten Fristen oder Freigabegrenzen gehen an Qualitätssicherung oder Vertriebsleitung, alles andere erhält am selben Tag seine Entscheidung.
Jede Reklamation wird am Tag des Eingangs einem Auftrag zugeordnet und nach denselben Regeln geprüft. Qualitätssicherung und Vertriebsleitung entscheiden nur dort, wo Frist, Fehlerbild oder Wert von den hinterlegten Grenzen abweichen, und jede dieser Entscheidungen ist mit ihrer Grundlage dokumentiert.
- REST API
- Webhook
- Ollama
- DocuWare REST API
Außendienst & Betrieb
Mobile Erfassung direkt am Einsatzort
Teams dokumentieren Prüfungen, Schäden, Zeiten und Material mobil; Fotos, Signaturen und Standortdaten fließen direkt in den Folgeprozess.
Aktuelle, vollständige Einsatzdaten ohne Papier und doppelte Erfassung – auch bei instabiler Verbindung.
- ERP- oder Field-Service-API
- Kamera, GPS und Gerätespeicher
- Identity- und Sync-Service
- Individuelle PWA oder Mobile App
Meetings & Aufgaben
Besprechungen in konkrete Arbeit übersetzen
Entscheidungen, Aufgaben und Fristen werden aus Meetings strukturiert und kontrolliert an die richtigen Arbeitssysteme übergeben.
Weniger Nacharbeit, verbindliche Zuständigkeiten und ein konsistenter Übergang vom Gespräch zur Umsetzung.
- Microsoft Graph / Teams
- Planner- oder Jira-API
- CRM-API
- Microsoft Teams
Vertrieb & Angebote
Angebote aus Kundenanfragen automatisch erstellen
Jede Kundenanfrage aus Sammelpostfach und Formular wird ausgelesen, gegen Artikelstamm und vereinbarte Konditionen kalkuliert und als vollständiges Angebot versendet. Nur Positionen ohne Treffer oder Rabatte außerhalb der Regeln gehen an den Innendienst; alles andere verlässt das Haus am selben Tag.
Jede Anfrage führt am selben Tag zu einem vollständigen Angebot mit Nummer, Positionen und Gültigkeit. Der Innendienst entscheidet nur dort, wo die Zuordnung fehlt oder der Preis die vereinbarten Regeln verlässt, und jede dieser Entscheidungen bleibt mit ihrer Grundlage am Vorgang.
- Microsoft Graph / Gmail API
- Azure AI Document Intelligence / Google Document AI
- Azure OpenAI Service / Vertex AI / Ollama
- ERP REST / OData / Google Sheets API
Ihr nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Schildern Sie uns kurz die Ausgangslage. Wir sagen offen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo nicht.
